GmbH gründen online: So klappt die Gründung per Videotermin beim Notar
Du kannst eine GmbH oder UG komplett online gründen. Hier steht, wie das offizielle Verfahren abläuft, was es kostet und wann sich ein bezahlter Gründungsdienstleister überhaupt lohnt.
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Für die Online-Gründung brauchst du keinen bezahlten Vermittler: Du startest direkt im offiziellen Portal der Bundesnotarkammer und zahlst dieselben gesetzlichen Gebühren wie beim Notartermin vor Ort.
- Offizielles Portal: online.notar.de
- Stammkapital GmbH: 25.000 €, mindestens 12.500 € bei Anmeldung eingezahlt
- Nötig: Ausweis mit Online-Funktion und NFC-Smartphone
Kurz & knapp: Online sparst du Wege, aber kein Geld
Den offiziellen Zugang zur Online-Gründung bietet die Bundesnotarkammer unter online.notar.de an. Dort registrierst du dich selbst, wählst einen Notar und vereinbarst den Videotermin. Ein kostenpflichtiger Gründungsdienstleister ist dafür nicht nötig.
Die Notar- und Registergebühren sind gesetzlich festgelegt (Gerichts- und Notarkostengesetz, kurz GNotKG). Sie sind online genauso hoch wie bei einem Termin in der Kanzlei. Dein Vorteil liegt in Zeit und Anfahrt, nicht im Preis.
Die Online-Gründung ist damit vor allem eine Komfortfrage. Wer die Voraussetzungen erfüllt und eine einfache Gesellschaftsstruktur plant, erledigt die Beurkundung vom Schreibtisch aus. Bei komplexen Fällen bleibt der Notar ohnehin dein wichtigster Ansprechpartner, egal ob online oder vor Ort.
Was ist die Online-Gründung beim Notar?
Bei der Online-Gründung einer GmbH beurkundet ein deutscher Notar den Gesellschaftsvertrag in einer Videokonferenz. Das Verfahren läuft über das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer. Die Identität prüft der Notar über die Online-Ausweisfunktion, unterschrieben wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.
Rechtlich ist das Ergebnis dasselbe wie bei der Präsenzbeurkundung. Die GmbH entsteht erst mit der Eintragung ins Handelsregister. Die Anmeldung dorthin übernimmt der Notar elektronisch.
Am unkompliziertesten ist online die Bargründung, bei der das Stammkapital in Geld eingezahlt wird. Planst du Sacheinlagen (etwa Maschinen oder bestehende Firmenanteile), kläre vorab mit dem Notar, ob das in deinem Fall online möglich ist.
Voraussetzungen: eID, Smartphone und Computer
Ausweis mit Online-Funktion
Du brauchst einen deutschen Personalausweis, eine eID-Karte aus der EU oder einen elektronischen Aufenthaltstitel. Die Online-Ausweisfunktion muss aktiviert sein und du musst deine PIN kennen.
NFC-fähiges Smartphone
Über die Notar-App der Bundesnotarkammer liest du deinen Ausweis per NFC aus. Mit der App signierst du im Termin auch die Urkunde elektronisch.
Computer mit Kamera und Mikrofon
Der Videotermin selbst läuft am Rechner. Sorge für eine stabile Internetverbindung und einen ruhigen Raum, denn der Notar muss dich während der Beurkundung gut sehen und hören.
Registrierung im Portal
Du legst ein Nutzerkonto auf online.notar.de an und wählst dort dein Vorhaben aus, etwa die Gründung einer GmbH oder UG. Alle Unterlagen und Termine laufen danach über diesen persönlichen Bereich.
Jeder Gesellschafter, der online teilnimmt, braucht einen eigenen Ausweis mit aktivierter Online-Funktion. Fehlt das bei einer Person, ist für sie eine Vollmacht oder ein Termin vor Ort nötig.
Ablauf der GmbH-Gründung online Schritt für Schritt
Registrieren und Vorhaben wählen
Im Portal der Bundesnotarkammer legst du dein Konto an und wählst die Gründung einer GmbH oder UG als Vorhaben.
Notar auswählen
Du wählst einen Notar, der für dein Vorhaben zuständig ist. In der Regel ist das ein Notar im Bezirk des künftigen Firmensitzes oder des Wohnsitzes eines Gesellschafters.
Daten und Entwurf abstimmen
Firmenname, Sitz, Unternehmensgegenstand, Gesellschafter, Geschäftsführung und Stammkapital klärst du mit dem Notariat. Du erhältst vorab den Entwurf der Urkunde zur Prüfung.
Videotermin mit Beurkundung
Der Notar identifiziert dich per eID, liest die Urkunde vor und erklärt sie. Anschließend signieren alle Beteiligten elektronisch über die Notar-App.
Geschäftskonto eröffnen und einzahlen
Du eröffnest ein Konto für die Gesellschaft in Gründung und zahlst das Stammkapital ein. Den Nachweis reichst du beim Notar ein.
Anmeldung zum Handelsregister
Der Notar reicht die Anmeldung elektronisch beim Registergericht ein. Mit der Eintragung ist deine GmbH entstanden und die persönliche Haftung aus der Gründungsphase endet grundsätzlich.
Gewerbe und Finanzamt
Danach meldest du das Gewerbe an und reichst beim Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER ein. Erst dann erhältst du deine Steuernummer.
Bevor die GmbH im Handelsregister steht, haften die Handelnden unter Umständen persönlich. Größere Verträge daher möglichst erst nach der Eintragung abschließen.
GmbH gründen Kosten: Was Notar und Register verlangen
Die Notargebühren richten sich nach dem GNotKG, die Kosten des Handelsregisters nach der Handelsregistergebührenverordnung. Beide sind gesetzlich festgelegt. Kein Notar darf sie frei verhandeln oder als Rabatt anbieten.
Wie hoch die Rechnung ausfällt, hängt vom Geschäftswert ab. Dazu zählen vor allem die Höhe des Stammkapitals und die Frage, ob du das Musterprotokoll oder eine individuelle Satzung nutzt. Das Musterprotokoll ist für einfache Fälle in der Regel die günstigere Variante.
Die Gebühren sind online dieselben wie vor Ort. Für das Videosystem der Bundesnotarkammer kommen aber Auslagen von 25 € je Online-Beurkundung und 8 € je Signaturbeglaubigung hinzu. Bitte das Notariat vor dem Termin um eine Kostenschätzung für deinen konkreten Fall, dann gibt es keine Überraschung.
Notarkosten
Für Beurkundung des Gesellschaftsvertrags, Beglaubigung der Registeranmeldung und Vollzugstätigkeiten. Festgelegt im GNotKG, abhängig vom Geschäftswert.
Handelsregister
Das Registergericht berechnet die Eintragung nach eigener Gebührenverordnung. Die Rechnung kommt direkt vom Gericht.
Gründungsdienstleister
Ein bezahlter Dienstleister ersetzt keine dieser Gebühren. Sein Honorar kommt oben drauf, weil auch er am Ende einen Notar beauftragt.
Ein Angebot „GmbH online gründen ab …“ nennt meist nur die Servicegebühr des Anbieters. Notar- und Registerkosten zahlst du trotzdem zusätzlich.
Stammkapital GmbH und die UG als Alternative
Das Stammkapital einer GmbH beträgt mindestens 25.000 €. Bei der Anmeldung zum Handelsregister muss mindestens die Hälfte eingezahlt sein, also 12.500 €. Den Rest können die Gesellschafter später leisten, sie haften dafür aber weiter.
Die UG (haftungsbeschränkt) ist die kleine Variante der GmbH. Sie lässt sich schon ab 1 € Stammkapital gründen und ebenfalls online beurkunden. Anders als bei der GmbH muss das Stammkapital der UG vor der Anmeldung vollständig eingezahlt sein.
Die UG muss jedes Jahr ein Viertel ihres Jahresüberschusses in eine Rücklage einstellen, bis sie ihr Stammkapital auf mindestens 25.000 € erhöht. Danach darf sie als GmbH firmieren. Ein sehr niedriges Kapital wirkt bei Banken und Geschäftspartnern allerdings oft wenig vertrauenswürdig.
Musterprotokoll
Standardvorlage aus dem GmbH-Gesetz für einfache Gründungen mit höchstens drei Gesellschaftern und genau einem Geschäftsführer. Schnell und kostengünstig, aber kaum anpassbar.
Individuelle Satzung
Sinnvoll bei mehreren Geschäftsführern, Regeln zu Anteilsverkauf, Vorkaufsrechten, Stimmrechten oder Gewinnverteilung. Aufwendiger und meist teurer, dafür passgenau.
Das Musterprotokoll passt für den Solo-Gründer oder kleine Teams mit einfachen Regeln. Sobald Gesellschafter unterschiedliche Rechte haben sollen, führt an einer individuellen Satzung kaum ein Weg vorbei.
Wann ist ein Gründungsdienstleister sinnvoll?
Für die meisten Gründer mit Ausweis, Smartphone und einfacher Struktur ist der direkte Weg über online.notar.de die beste Wahl. Ein Dienstleister kann trotzdem in einigen Fällen Zeit sparen.
Für Solo-Gründer mit Standardfall am besten: direkt über die Bundesnotarkammer
Musterprotokoll, Bargründung, eine Person: Das schaffst du selbst im offiziellen Portal ohne Aufpreis.
Für Teams mit individuellen Regeln am besten: Notar plus Anwalt oder Steuerberater
Gesellschaftervereinbarungen, Vesting oder besondere Stimmrechte gehören in fachkundige Beratung, nicht in ein Formular.
Für Gründer ohne Zeit für Papierkram: Dienstleister kann sich lohnen
Wer Namensprüfung, Terminvereinbarung und Kontoeröffnung gebündelt abgeben will, zahlt dafür eine Servicegebühr. Das ist Komfort, keine Notwendigkeit.
Für Gesellschafter ohne eID: vorher mit dem Notar sprechen
Fehlt die Online-Ausweisfunktion, hilft auch ein Dienstleister nicht weiter. Hier sind Vollmacht oder Präsenztermin die Lösung.
Ein Gründungsdienstleister verkauft Organisation, keine günstigeren Gebühren. Prüfe immer, ob Notar- und Registerkosten im Paketpreis enthalten sind.
Nach der Gründung: Buchhaltung für die GmbH
Eine GmbH ist nach dem Handelsgesetzbuch zur doppelten Buchführung verpflichtet. Sie muss jedes Jahr einen Jahresabschluss mit Bilanz aufstellen und diesen offenlegen. Eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung reicht nicht.
In der Praxis erstellen die meisten GmbHs den Jahresabschluss mit einem Steuerberater. Für die laufende Buchhaltung (Rechnungen, Belege, Bankabgleich) lohnt sich trotzdem eine Software, damit du den Überblick behältst und dem Steuerberater saubere Daten lieferst.
Für GmbHs mit Steuerberater am besten: DATEV
DATEV ist der Standard in deutschen Steuerkanzleien. Du nutzt DATEV meist über deinen Steuerberater und lädst Belege digital hoch, die Kanzlei erstellt daraus Buchhaltung und Jahresabschluss. DATEV im Test · Zu DATEV
Für Gründer, die selbst buchen: Lexware
Lexware bietet Buchhaltungssoftware ab 7,90 €/Monat (Tarif S). Für eine bilanzierende GmbH brauchst du mindestens Tarif L (21,90 €/Monat), die Bilanz selbst erstellt meist die Steuerkanzlei. Lohn & Gehalt gibt es als Add-on.
Kläre die Buchhaltungssoftware am besten mit deinem Steuerberater ab. Die Kanzlei sollte deine Daten ohne Umwege übernehmen können.
Häufige Fragen zur Online-Gründung einer GmbH
Kann man mit 12.500 € eine GmbH gründen?
Ja. Das Stammkapital muss zwar 25.000 € betragen, bei der Anmeldung zum Handelsregister reicht aber eine Einzahlung von 12.500 €. Die restliche Summe schulden die Gesellschafter der GmbH weiterhin.
Ist es möglich, eine GmbH ohne Notar zu gründen?
Nein. Der Gesellschaftsvertrag einer GmbH oder UG muss notariell beurkundet werden. Online ändert sich nur der Ort: Der Notar sitzt per Video mit dir am Tisch statt in der Kanzlei.
Wie kann ich schnell eine GmbH gründen?
Mit Musterprotokoll, Bargründung und gut vorbereiteten Unterlagen. Halte Firmenname, Sitz, Unternehmensgegenstand und Gesellschafterdaten bereit und zahle das Stammkapital direkt nach dem Termin ein. Wie lange die Eintragung dauert, hängt vom Registergericht ab.
Wie viel kostet es, eine GmbH zu gründen?
Notar- und Registergebühren sind gesetzlich festgelegt und hängen vom Geschäftswert ab, vor allem vom Stammkapital und davon, ob du das Musterprotokoll nutzt. Online sind sie genauso hoch wie vor Ort. Eine genaue Schätzung gibt dir das Notariat vorab.
Kann ich eine UG online beim Notar gründen?
Ja. Die UG (haftungsbeschränkt) lässt sich genauso über das Portal der Bundesnotarkammer gründen wie die GmbH. Das Stammkapital der UG muss vor der Anmeldung vollständig eingezahlt sein.
Brauche ich einen Gründungsdienstleister für die Online-Beurkundung?
Nein. Du kannst dich direkt auf online.notar.de registrieren und einen Notar auswählen. Ein Dienstleister übernimmt nur die Organisation und verlangt dafür eine zusätzliche Gebühr.
🕒 Stand: September 2026. Quellen: Notarielles Online-Verfahren der Bundesnotarkammer (online.notar.de), Bundesnotarkammer (bnotk.de, Meldung zur ersten Online-Gründung vom 1. August 2022), IHK Region Stuttgart (Online-Gründung GmbH), GmbH-Gesetz, Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG), Tarifseite von Lexware.
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