Software-Lexikon: Begriffe einfach erklärt
Unser Software-Lexikon erklärt die 40 Begriffe, die dir beim Kauf von Software am häufigsten begegnen. Es richtet sich an Selbstständige und kleine Teams ohne IT- oder Steuer-Vorwissen. Jeder Begriff wird in einfachen Worten erklärt – ohne Fachchinesisch.
A/B-Test
Beim A/B-Test vergleichst du zwei Varianten einer Seite oder E-Mail. Ein Teil der Besucher sieht Version A, der andere Version B. So findest du heraus, welche besser funktioniert. Entscheidungen beruhen dann auf echten Zahlen statt auf Bauchgefühl.
Passende Tools: Landingi · Funnelcockpit · Klicktipp
Abo-Modell
Beim Abo-Modell zahlst du regelmäßig, meist monatlich oder jährlich. Statt einmal viel zu bezahlen, verteilst du die Kosten. Solange du zahlst, bekommst du Updates und Support. Prüfe die Kündigungsfristen, bevor du dich bindest.
API
Eine API ist eine Schnittstelle, über die zwei Programme Daten austauschen. So kann etwa dein Shop automatisch Rechnungen ans Buchhaltungstool schicken. Du musst dafür nichts von Hand übertragen. APIs sparen also Zeit und vermeiden Tippfehler.
Passende Tools: Bright Data
AV-Vertrag
Ein AV-Vertrag regelt die Auftragsverarbeitung von Daten durch einen Dienstleister. Nutzt du ein Tool, das Kundendaten verarbeitet, brauchst du meist einen solchen Vertrag. Er ist eine Vorgabe der DSGVO. Seriöse Anbieter stellen ihn zum Abschluss bereit.
Backup
Ein Backup ist eine Sicherungskopie deiner Daten. Geht die Originaldatei verloren, kannst du sie wiederherstellen. Sinnvoll ist ein Backup an einem zweiten Ort, zum Beispiel in der Cloud. Am besten läuft es automatisch und regelmäßig.
Passende Tools: Recoverit
Betriebsausgabe
Eine Betriebsausgabe ist eine Ausgabe, die durch deine selbstständige Tätigkeit entsteht. Beispiele sind Software, Büromaterial oder Fahrtkosten. Diese Kosten senken deinen Gewinn und damit deine Steuer. Wichtig ist, dass du Belege sammelst und aufbewahrst.
Passende Tools: sevDesk · WISO Steuer · SteuerGo
Browser-Erweiterung
Eine Browser-Erweiterung ist ein kleines Zusatzprogramm für deinen Browser. Sie fügt Funktionen hinzu, etwa einen Passwort-Speicher oder eine Rechtschreibhilfe. Installiere nur Erweiterungen aus vertrauenswürdiger Quelle. Sie können sonst deine Daten mitlesen.
Passende Tools: Grammarly · LanguageTool · Bitwarden
Churn
Churn beschreibt, wie viele Kunden ein Anbieter wieder verlieren. Ein niedriger Churn spricht meist für ein zufriedenstellendes Produkt. Für dich als Käufer ist das ein Zeichen, wie gut ein Tool bei anderen ankommt. Der Begriff stammt aus dem Abo-Geschäft.
Cloud
Cloud bedeutet, dass deine Daten auf Servern im Internet liegen. Du greifst über den Browser darauf zu, ohne etwas zu installieren. So arbeitest du von überall und mit jedem Gerät. Wichtig sind dabei ein sicherer Anbieter und regelmäßige Backups.
Conversion
Eine Conversion ist eine gewünschte Handlung eines Besuchers. Das kann ein Kauf, eine Anmeldung oder ein Download sein. Die Conversion-Rate zeigt, wie viele Besucher diese Handlung ausführen. Sie ist eine wichtige Kennzahl für den Erfolg einer Seite.
Passende Tools: Landingi · Funnelcockpit
Cookie-Banner
Ein Cookie-Banner fragt Besucher, ob sie Cookies erlauben. Cookies speichern Daten über das Surfverhalten. Ohne Zustimmung dürfen viele davon nicht gesetzt werden. Das schreibt der Datenschutz für die meisten Websites vor.
CRM
Ein CRM ist eine Software zur Verwaltung deiner Kundenbeziehungen. Darin speicherst du Kontakte, Notizen und den Stand jedes Deals. So verlierst du keine Anfrage aus dem Blick. Vor allem im Vertrieb hilft es, den Überblick zu behalten.
Passende Tools: Pipedrive · folk
DATEV
DATEV ist eine bekannte Software-Genossenschaft für Steuerberater in Deutschland. Viele Kanzleien arbeiten mit ihren Programmen. Wenn dein Buchhaltungstool einen DATEV-Export bietet, kann dein Steuerberater die Daten einfach übernehmen. Das spart doppelte Eingaben.
Passende Tools: sevDesk · Lexware
DSGVO
Die DSGVO ist das europäische Datenschutzgesetz. Sie regelt, wie Firmen mit persönlichen Daten umgehen dürfen. Auch als kleiner Selbstständiger musst du dich daran halten. Achte darauf, dass deine Software DSGVO-konform arbeitet.
ELSTER
ELSTER ist das kostenlose Online-Portal der Finanzverwaltung für Steuererklärungen. Damit übermittelst du deine Daten elektronisch ans Finanzamt. Viele Steuerprogramme senden ihre Ergebnisse direkt über die ELSTER-Schnittstelle. Du sparst dir also den Papierweg.
Passende Tools: WISO Steuer · smartsteuer · taxfix
EÜR
Die EÜR ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, eine einfache Form der Gewinnermittlung. Du stellst deine Einnahmen deinen Ausgaben gegenüber, die Differenz ist dein Gewinn. Viele Selbstständige und Kleinunternehmer nutzen sie statt einer aufwendigen Bilanz. Buchhaltungstools erstellen die EÜR meist auf Knopfdruck.
Passende Tools: sevDesk · WISO Steuer · SteuerGo
Freemium
Freemium ist ein Preismodell mit einer dauerhaft kostenlosen Grundversion. Für mehr Funktionen zahlst du dann einen Aufpreis. So kannst du ein Tool erst in Ruhe testen. Achte darauf, ob die Gratis-Version für dich schon ausreicht.
GoBD
GoBD steht für Regeln, wie du Belege und Buchungen digital aufbewahren musst. Das Finanzamt verlangt, dass Daten unveränderbar und vollständig gespeichert sind. Rechnungen dürfst du also nicht einfach nachträglich überschreiben. Gute Buchhaltungssoftware erfüllt diese Vorgaben automatisch.
Passende Tools: sevDesk · Lexware · WISO Steuer
Halluzination
Von Halluzination spricht man, wenn eine KI etwas Falsches erfindet. Die Antwort klingt sicher, stimmt aber nicht. Das passiert, weil die KI Muster nachbildet und nicht wirklich weiß. Prüfe wichtige KI-Ergebnisse deshalb immer nach.
Passende Tools: ChatGPT · Perplexity
Impressumspflicht
Die Impressumspflicht verlangt Angaben zum Betreiber einer Website. Dazu gehören Name, Anschrift und Kontaktdaten. Sie gilt für fast alle geschäftlichen Seiten in Deutschland. Fehlt das Impressum, drohen Abmahnungen.
Kleinunternehmerregelung
Mit dieser Regelung musst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Sie gilt, wenn dein Umsatz unter bestimmten Grenzen bleibt. Deine Rechnungen werden dadurch einfacher, du bekommst aber auch keine Vorsteuer zurück. Sie eignet sich vor allem für Nebenberufliche und kleine Umsätze.
Passende Tools: sevDesk · SteuerGo · taxfix
Landingpage
Eine Landingpage ist eine einzelne Seite mit einem klaren Ziel. Oft soll sie zu einer Anmeldung oder einem Kauf führen. Sie enthält meist wenig Ablenkung und einen deutlichen Handlungsaufruf. Für Werbekampagnen ist sie ein beliebtes Werkzeug.
Passende Tools: Landingi · Funnelcockpit
LLM
LLM steht für großes Sprachmodell, die Technik hinter Chatbots wie ChatGPT. Es wurde mit riesigen Textmengen trainiert. Dadurch kann es Sätze verstehen und selbst formulieren. Es denkt aber nicht, sondern berechnet wahrscheinliche Wörter.
Passende Tools: ChatGPT · Perplexity · Jasper
MRR
MRR steht für den monatlich wiederkehrenden Umsatz eines Anbieters. Er zeigt, wie viel Geld pro Monat planbar hereinkommt. Für Käufer ist das vor allem ein Zeichen für die Stabilität eines Anbieters. Ein wachsender MRR deutet auf ein gesundes Unternehmen hin.
Newsletter / E-Mail-Marketing
E-Mail-Marketing bedeutet, dass du regelmäßig E-Mails an Interessenten sendest. Ein Newsletter informiert über Angebote, Tipps oder Neuigkeiten. Wichtig ist, dass Empfänger vorher zugestimmt haben. Gute Tools verwalten Abmeldungen und Zustimmung automatisch.
Passende Tools: Brevo · Klicktipp
OCR
OCR erkennt Text in Bildern oder gescannten Dokumenten. Aus einem Foto einer Rechnung wird so bearbeitbarer Text. Damit kannst du Papierbelege durchsuchbar machen. Viele PDF- und Buchhaltungsprogramme nutzen diese Funktion.
Passende Tools: HiPDF · PDFelement
Onboarding
Onboarding meint die ersten Schritte, mit denen du ein neues Tool einrichtest. Dazu gehören Konto anlegen, Daten importieren und Grundeinstellungen. Ein gutes Onboarding führt dich Schritt für Schritt durch den Start. So bist du schneller produktiv.
Open Source
Open Source bedeutet, dass der Quellcode einer Software offen einsehbar ist. Fachleute können ihn prüfen und Fehler melden. Das schafft oft mehr Vertrauen in die Sicherheit. Open-Source-Programme sind häufig, aber nicht immer kostenlos.
Passende Tools: Bitwarden · LanguageTool
Per-Seat
Per-Seat bedeutet, dass du pro Nutzer oder Arbeitsplatz zahlst. Der Preis steigt also mit jedem Teammitglied, das den Zugang bekommt. Bei zehn Personen zahlst du meist das Zehnfache eines Einzelzugangs. Rechne die Kosten für dein ganzes Team durch.
Prompt
Ein Prompt ist die Eingabe, mit der du eine KI anweist. Das kann eine Frage oder ein Auftrag in normaler Sprache sein. Je klarer dein Prompt, desto besser passt die Antwort. Man spricht auch vom Prompten, wenn man eine KI bedient.
Passende Tools: ChatGPT · Perplexity · Jasper
Schnittstelle
Eine Schnittstelle verbindet zwei Programme, damit sie zusammenarbeiten. Über sie wandern Daten von einem Tool ins andere. Ein Beispiel ist die Verbindung von Onlineshop und Buchhaltung. So musst du Informationen nicht doppelt eingeben.
SEO
SEO steht für die Optimierung deiner Website für Suchmaschinen. Ziel ist, bei Google weiter oben zu erscheinen. Dazu gehören passende Inhalte, gute Technik und Verlinkungen. Mehr Sichtbarkeit bringt in der Regel mehr Besucher.
Server-Standort
Der Server-Standort ist der Ort, an dem deine Daten physisch gespeichert werden. Liegt er in der EU, gelten strengere Datenschutzregeln. Bei US-Anbietern können Behörden leichter zugreifen. Für sensible Daten ist ein EU-Standort oft die sicherere Wahl.
Passende Tools: Checkdomain
SLA
Ein SLA ist eine Zusage des Anbieters zur Qualität seines Dienstes. Oft steht darin, wie oft die Software verfügbar sein muss. Ein Beispiel ist eine garantierte Erreichbarkeit von 99,9 Prozent. Für wichtige Geschäftsprozesse solltest du auf ein solches Versprechen achten.
SSL / HTTPS
SSL verschlüsselt die Verbindung zwischen deinem Browser und einer Website. Du erkennst es am https und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile. So können Fremde deine Eingaben nicht mitlesen. Für Logins und Zahlungen ist das Pflicht.
Passende Tools: Checkdomain
Token
Ein Token ist ein kleines Textstück, in das eine KI Sprache zerlegt. Ein Wort besteht oft aus einem oder mehreren Token. Viele KI-Anbieter berechnen ihre Preise nach der Zahl der Token. Mehr Text bedeutet also meist höhere Kosten.
Passende Tools: ChatGPT · Perplexity
Trainingsdaten
Trainingsdaten sind die Texte und Bilder, mit denen eine KI lernt. Aus ihnen zieht sie ihre Muster und ihr Wissen. Die Qualität dieser Daten beeinflusst, wie gut die KI arbeitet. Veraltete Daten führen zu veralteten Antworten.
USt-IdNr.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer brauchst du für Geschäfte mit Firmen im EU-Ausland. Sie kennzeichnet dich als Unternehmer gegenüber dem Finanzamt. Auf grenzüberschreitenden Rechnungen muss sie oft angegeben werden. Du beantragst sie kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern.
Passende Tools: sevDesk · Lexware
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland. Die Rechnung enthält zusätzlich zum sichtbaren PDF auch maschinenlesbare Daten. So kann Software Beträge und Daten automatisch auslesen. Seit 2025 wird die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zunehmend Pflicht.
Passende Tools: sevDesk · Lexware
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Bei der Zwei-Faktor-Authentifizierung reicht das Passwort allein nicht aus. Zusätzlich brauchst du einen zweiten Nachweis, etwa einen Code aufs Handy. Selbst wenn jemand dein Passwort kennt, kommt er so nicht rein. Aktiviere sie überall, wo es geht.
