Die Tool-Stack-Datenbank
Diese Datenbank zeigt 12 typische Arbeits-Setups (Stacks) von Selbstständigen und kleinen Teams. Jeder Stack nennt konkrete Tools und ein Playbook, das erklärt, in welcher Reihenfolge du sie einrichtest. Such dir das Setup, das zu deiner Aufgabe passt, und leg direkt los.
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🧾 Steuererklärung komplett selbst machen
Für: Für Angestellte und Selbstständige, die ohne Steuerberater abgeben wollen.
Starte mit WISO Steuer und beantworte die geführten Fragen Schritt für Schritt. Das Programm rechnet deine Erstattung live aus und schickt alles per ELSTER ans Finanzamt (die offizielle Online-Schnittstelle der Behörde). Wer es noch einfacher per Handy will, nutzt stattdessen Taxfix mit Frage-Antwort-Prinzip. Ergebnis: fertige Steuererklärung ohne Berater-Termin.
Tools: WISO Steuer · taxfix
Beide kostenpflichtig pro Abgabe, Preis je nach Plan. Taxfix rechnet gratis vor und kassiert erst beim Absenden.
📒 Laufende Buchhaltung für Selbstständige
Für: Für Freelancer und kleine Betriebe, die Rechnungen und Belege selbst verwalten.
Richte sevDesk ein und lege deine Stammdaten sowie ein Geschäftskonto zum Abgleich an. Schreibe Rechnungen direkt im Tool und lade Belege per Foto hoch, die KI ordnet sie automatisch zu. Am Quartalsende exportierst du die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Für Betriebe mit Lohnabrechnung ergänzt du Lexware, das Buchhaltung und Gehälter in einem System bündelt.
Beide kostenpflichtig, Preis je nach Plan und Modulen. Kein Gratis-Dauerkonto, aber Testphasen üblich.
✍️ Content-Produktion mit KI
Für: Für Blogger, Redakteure und Solo-Marketer, die regelmäßig Texte liefern.
Nutze ChatGPT für Entwürfe, Gliederungen und Ideen. Feile am Feinschliff mit Claude AI, das bei langen Dokumenten und präzisem Ton stark ist. Jage den fertigen Text durch LanguageTool, das Grammatik und Stil prüft. So entsteht ein sauberer Beitrag in einem Bruchteil der Zeit.
Tools: ChatGPT · Claude AI · LanguageTool
Alle drei mit Gratis-Einstieg (Freemium). Bezahl-Pläne je nach Nutzungsmenge.
🎨 Design ohne Vorkenntnisse
Für: Für Selbstständige, die Grafiken und Social-Posts selbst gestalten.
Bau Social-Grafiken, Flyer und Präsentationen in Canva mit fertigen Vorlagen. Für markenkonforme Inhalte mit deinen Farben und Logos wechselst du zu Adobe Express. Legst du eine ganze Bildmarke oder ein Design-System an, arbeitest du in Figma, wo mehrere Leute gleichzeitig im Browser gestalten. Ergebnis: professionelle Optik ohne Design-Studium.
Tools: Canva · Adobe Express · Figma
Alle drei mit Gratis-Version (Freemium). Pro-Pläne je nach Team-Größe.
📈 SEO-Sichtbarkeit aufbauen
Für: Für Website-Betreiber, die bei Google besser gefunden werden wollen.
Prüfe deine Seite zuerst mit Seobility auf technische OnPage-Fehler (Probleme direkt auf der Website). Recherchiere Keywords und beobachte den deutschen Markt mit SISTRIX. Für tiefe Backlink- und Wettbewerber-Analysen (fremde Verlinkungen und Konkurrenz) ergänzt du Ahrefs. So findest du, wofür du ranken kannst, und behältst die Sichtbarkeit im Blick.
Tools: Seobility · SISTRIX · Ahrefs
Seobility mit Gratis-Einstieg (Freemium). SISTRIX und Ahrefs kostenpflichtig, Preis je nach Plan.
📧 E-Mail-Marketing starten
Für: Für kleine Unternehmen, die einen Newsletter aufbauen wollen.
Sammle Kontakte mit einem Anmeldeformular in Brevo und importiere deine bestehende Liste. Baue deinen ersten Newsletter im Baukasten und richte eine Willkommens-Automation ein (E-Mails, die automatisch nach der Anmeldung rausgehen). Für deutschsprachige Betriebe mit Fokus auf Datenschutz ist CleverReach eine Alternative. Ergebnis: regelmäßiger Kontakt zu deinen Abonnenten ohne Handarbeit.
Tools: Brevo · CleverReach
Beide mit Gratis-Kontingent (Freemium). Kosten steigen mit Kontaktzahl und Versandmenge.
🌐 Website selbst bauen
Für: Für Gründer und Selbstständige, die ohne Agentur online gehen.
Wählst du volle Kontrolle und Erweiterbarkeit, setzt du auf WordPress und baust die Seite mit Plugins aus. Wer schnell und ohne Technik per Drag-and-drop starten will, nimmt Wix. Designbewusste Teams, die eine individuelle Optik ohne Programmieren wollen, greifen zu Webflow. Ergebnis: eine fertige Website, die du selbst pflegen kannst.
Tools: WordPress · Wix · Webflow
Alle drei mit Gratis-Einstieg (Freemium). Für eigene Domain und mehr Funktionen fallen laufende Kosten je nach Plan an.
🤝 Team-Zusammenarbeit organisieren
Für: Für kleine Teams, die raus aus dem E-Mail-Chaos wollen.
Bündle die Kommunikation in Slack-Channels statt in E-Mail-Verteilern. Sammle Notizen, Datenbanken und Wissen zentral in Notion. Plane Projekte und Fristen strukturiert in Asana, damit jeder sieht, wer was bis wann macht. Ergebnis: ein Team, das ohne Suchen und Nachfragen arbeitet.
Alle drei mit Gratis-Version (Freemium). Bezahl-Pläne je nach Team-Größe und Funktionsumfang.
💼 Vertrieb und CRM aufsetzen
Für: Für vertriebsorientierte Teams, die Deals nicht mehr in Excel führen.
Trag deine Kontakte und offenen Deals in Pipedrive ein und bau dir eine visuelle Pipeline (Übersicht deiner Verkaufsschritte). Automatisiere Erinnerungen, damit kein Lead liegen bleibt. Verkaufst du viel per Telefon und E-Mail, ist Close die aktivere Alternative mit eingebauter Anruffunktion. Ergebnis: klarer Überblick, welcher Kunde als Nächstes dran ist.
Beide kostenpflichtig, Preis je nach Plan und Nutzerzahl. Testphasen üblich.
🛒 Online-Shop starten
Für: Für Händler und Kreative, die ihre Produkte selbst verkaufen wollen.
Bau deinen Shop mit Shopify auf und leg Produkte, Zahlungsarten und Versand an. Willst du eigene Merch-Produkte ohne Lager verkaufen, verbindest du Printify, das erst bei Bestellung druckt und versendet. Für E-Mail- und SMS-Marketing an deine Käufer ergänzt du Klaviyo mit den Shop-Daten. Ergebnis: ein verkaufsbereiter Shop plus automatisches Marketing.
Tools: Shopify · Printify · Klaviyo
Shopify kostenpflichtig ab Grundgebühr. Printify und Klaviyo mit Gratis-Einstieg (Freemium), Kosten steigen mit Umsatz.
🎬 Video- und Podcast-Content produzieren
Für: Für Creator, die ohne Kamera-Team Videos veröffentlichen.
Schneide Video und Podcast in Descript, indem du einfach das Transkript bearbeitest wie einen Text. Brauchst du eine Sprecherstimme, erzeugst du sie aus Text mit ElevenLabs in lebensechter Qualität. Für fertige Reels und Clips mit Effekten nutzt du Filmora 15. Ergebnis: veröffentlichungsreife Videos ohne Studio.
Tools: Descript · ElevenLabs · Filmora 15
Descript und ElevenLabs mit Gratis-Einstieg (Freemium). Filmora 15 kostenpflichtig, Preis je nach Lizenz.
👥 Personal und Lohn für ein wachsendes Team
Für: Für kleine und mittlere Betriebe mit ersten Angestellten.
Verwalte Verträge, Urlaub und Zeiterfassung zentral in Personio. Wickle die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung darüber oder mit Gusto ab, das den Prozess komplett automatisiert. Stellst du international ein, übernimmt Deel die rechtssichere Abwicklung über Ländergrenzen. Ergebnis: sauberes Personalwesen ohne Zettelwirtschaft.
Tools: Personio · Gusto · Deel
Alle drei kostenpflichtig, Preis meist pro Mitarbeiter und Monat. Kein Gratis-Dauerkonto.
