2. Mahnung Vorlage kostenlos: Muster, Formulierung und Fristen
Hier bekommst du ein kostenloses Muster für die zweite Mahnung zum Kopieren. Dazu Frist, Gebühren und Zinsen, die du rechtlich wirklich verlangen darfst.
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Kurz & knapp
Lexware erkennt überfällige Rechnungen und führt sie durch sauber gestufte Mahnstufen, bei denen die Gebühren je Stufe gleich mitgerechnet werden.
Wer nur ab und zu mahnt, braucht kein Programm: Das Muster unten reicht völlig. Rechtlich wichtig ist ohnehin weniger die Zahl der Mahnungen als ein klarer Betrag, eine konkrete Frist und ein nachweisbarer Versand.
Gut zu wissen: Eine Mahnung ist oft gar nicht nötig, damit dein Kunde in Verzug gerät. Nach § 286 Abs. 3 BGB tritt der Verzug automatisch ein, wenn 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung vergangen sind. Gegenüber Verbrauchern gilt das allerdings nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist.
Erst wer regelmäßig Zahlungen hinterherläuft, sollte über Software nachdenken. Rechnungsprogramme wie Lexware, sevDesk und Papierkram markieren überfällige Rechnungen selbst und erzeugen die 2. Mahnung mit Bezug auf die Originalrechnung per Klick.
Muster: zweite Mahnung zum Kopieren
Kopiere den Text in Word, Google Docs oder dein Mailprogramm und ersetze die Felder in eckigen Klammern. Eine eigene Download-Datei brauchst du dafür nicht, damit ist das deine kostenlose Mahnung Vorlage für Word.
Betreff: 2. Mahnung zur Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]
Sehr geehrte/r [Anrede Name],
trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] und unserer Mahnung vom [Datum] konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang für die oben genannte Rechnung feststellen. Die Rechnung über [Betrag] Euro war am [Fälligkeitsdatum] fällig.
Bitte überweisen Sie den offenen Gesamtbetrag von [Gesamtbetrag] Euro bis spätestens [konkretes Datum] auf das unten genannte Konto. Er setzt sich zusammen aus dem Rechnungsbetrag von [Betrag] Euro, Verzugszinsen seit dem [Datum] in Höhe von [Betrag] Euro und Mahnkosten von [Betrag] Euro.
Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos. Gibt es Gründe für die Verzögerung, melden Sie sich gern bei uns. Wir finden gemeinsam eine Lösung.
Geht bis zum genannten Datum keine Zahlung ein, behalten wir uns weitere Schritte vor, etwa die Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheids.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Firma]
IBAN: [IBAN] · BIC: [BIC] · Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]
Hast du vorher keine Zahlungserinnerung geschickt, streiche den Halbsatz dazu. Die Formulierung der 2. Mahnung bleibt sachlich und freundlich. Schärfer wird erst die letzte Mahnung, und auch die braucht keine Drohungen, sondern nur einen klaren nächsten Schritt.
Was du brauchst
Damit deine zweite Mahnung eindeutig ist und später auch vor Gericht trägt, sollten diese Angaben vorliegen. Die meisten hast du bereits aus der Rechnung.
- Rechnungsbezug: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum. So kann der Kunde die Forderung sofort zuordnen.
- Daten der Vorstufen: Datum der Zahlungserinnerung und der ersten Mahnung, falls es sie gab. Das belegt, dass du die Forderung schon angemahnt hast.
- Aufstellung der Forderung: Rechnungsbetrag, Verzugszinsen und Mahnkosten getrennt ausgewiesen. Ein nackter Gesamtbetrag führt nur zu Rückfragen.
- Konkrete Zahlungsfrist: ein Kalenderdatum statt „umgehend“ oder „in den nächsten Tagen“. Üblich sind 7 bis 14 Tage, ein Gesetz schreibt keine Länge vor.
- Versandnachweis: E-Mail mit Lesebestätigung, Fax-Protokoll oder Einwurf-Einschreiben. Die Mahnung ist formfrei, im Streit musst du aber den Zugang beweisen.
Schritt für Schritt: 2. Mahnung schreiben und versenden
Verzug prüfen
Ist der Kunde schon durch die erste Mahnung oder die 30-Tage-Regel in Verzug? Nur dann darfst du Zinsen und Mahnkosten verlangen. Prüfe vorher, ob die Zahlung nicht doch eingegangen ist.
Verzugszinsen berechnen
Nach § 288 BGB gelten 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Verbrauchern, 9 Prozentpunkte im B2B-Geschäft. Formel: Betrag mal Zinssatz mal Verzugstage, geteilt durch 365.
Mahnkosten festlegen
Erstattungsfähig sind tatsächliche Kosten wie Porto und Material, nicht deine Arbeitszeit. Bei Geschäftskunden kommt einmal je Forderung die Verzugspauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB dazu.
Muster ausfüllen
Setze Rechnungsbezug, Aufstellung und ein konkretes Fristdatum ein. Lies den Text einmal laut: Er soll bestimmt klingen, aber die Tür für eine Klärung offen lassen.
Nachweisbar versenden
Schick die Mahnung so, dass du den Zugang belegen kannst, und lege eine Kopie zur Rechnung ab. Wer seine Belege digital ordnet, findet sie später schneller, Tipps dazu im papierlosen Büro.
Nächsten Schritt planen
Verstreicht die Frist, folgt die letzte Mahnung oder direkt der gerichtliche Mahnbescheid, den du online bei der Justiz beantragen kannst. Mahnst du ständig, lohnt sich ein Rechnungsprogramm mit Mahnstufen.
Typische Fehler & worauf du achten solltest
Frist ohne konkretes Datum
Formulierungen wie „umgehend“ oder „schnellstmöglich“ lassen offen, ab wann du weitere Schritte gehen darfst. Nenne immer ein Kalenderdatum, dann ist für beide Seiten klar, wann die Frist abläuft.
Überhöhte Mahngebühren verlangen
Pauschalen von 10 oder 15 Euro je Mahnung halten vor Gericht oft nicht, weil nur tatsächliche Kosten erstattungsfähig sind. Bleib bei Porto und Material, sonst gibt das dem Kunden einen Grund, die ganze Mahnung anzuzweifeln.
40-Euro-Pauschale beim Privatkunden
Die Verzugspauschale aus § 288 Abs. 5 BGB gilt nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Wer sie Privatkunden in Rechnung stellt, verlangt mehr, als ihm zusteht.
Drohungen statt klarer Schritte
Ein Schufa-Eintrag oder ein Inkassobüro gehört nur in die Mahnung, wenn die Voraussetzungen geprüft sind und du es wirklich vorhast. Leere Drohungen belasten die Kundenbeziehung und können rechtlich angreifbar sein.
Häufige Fragen zur 2. Mahnung
Muss ich überhaupt eine 2. Mahnung schicken?
Nein. Das Gesetz kennt keine Pflicht zu mehreren Mahnstufen. Eine Mahnung oder der automatische Verzug nach 30 Tagen genügt, auch für einen Mahnbescheid. Die zweite Mahnung ist reine Kulanz und oft trotzdem sinnvoll.
Welche Frist ist bei der zweiten Mahnung üblich?
In der Praxis sind 7 bis 14 Tage verbreitet. Eine gesetzliche Vorgabe gibt es nicht, die Frist sollte aber angemessen sein. Wichtig ist ein konkretes Datum statt einer vagen Angabe.
Wie hoch dürfen die Mahngebühren bei der 2. Mahnung sein?
Nur so hoch wie deine tatsächlichen Kosten, also etwa Porto und Papier. Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, ist nicht erstattungsfähig. Im B2B-Geschäft kommt einmal die 40-Euro-Pauschale hinzu.
Wo finde ich den aktuellen Basiszinssatz?
Die Deutsche Bundesbank veröffentlicht ihn und passt ihn jeweils zum 1. Januar und 1. Juli an. Prüfe den Wert für deinen Verzugszeitraum, bevor du die Zinsen in die Mahnung schreibst.
Darf ich die Mahnung per E-Mail schicken?
Ja, eine Mahnung braucht keine bestimmte Form. Im Streitfall musst du aber beweisen, dass sie angekommen ist. Bewahre deshalb die gesendete Mail samt Datum auf oder nutze bei hohen Beträgen ein Einschreiben.
Ab wann lohnt sich ein Rechnungsprogramm?
Sobald du jeden Monat mehrere offene Posten nachverfolgst. Dann sparen dir Programme mit Mahnstufen das Abtippen. Wer bereits Papierkram nutzt und wechseln will, findet Optionen bei den Papierkram-Alternativen.
🕒 Stand: November 2026. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
