Urlaubsplaner für Teams: kostenlos mit Excel oder digital per App
Wer ist wann weg, wer vertritt, wie viel Resturlaub bleibt? Hier siehst du, wann eine kostenlose Vorlage reicht und ab wann sich eine App mit digitalem Urlaubsantrag wirklich lohnt.
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Kleine Büros kommen mit einer kostenlosen Excel-Vorlage oder dem Outlook-Kalender gut aus. Sobald Anträge, Vertretungen und Resturlaub unübersichtlich werden, spart eine HR-App mit Genehmigungsweg spürbar Zeit.
- Excel-Vorlagen von AOK und KKH: gratis, für bis zu 25 Beschäftigte
- Connecteam Small Business Plan: 0 US$/Monat
- Personio: ab 14 € pro Mitarbeitendem und Monat (bis 49 Mitarbeitende)
Kurz & knapp: welcher Urlaubsplaner passt zu dir?
Kleines Büro: kostenlose Excel-Vorlage oder gemeinsamer Kalender. Schichtbetrieb: Connecteam, weil Antrag und Schichtplan in einer App zusammenlaufen. Wachsendes KMU: Personio oder Factorial als HR-Software mit Urlaubskonto.
Der Kern jeder Urlaubsplanung für Mitarbeiter ist immer gleich: ein Jahreskalender, die Feiertage deines Bundeslands, ein Urlaubskonto pro Person und eine klare Regel, wer Urlaub genehmigt. Ob das in einer Tabelle oder in einer App passiert, hängt vor allem von der Teamgröße und dem Abstimmungsaufwand ab.
Weg 1: Urlaubsplaner kostenlos als Excel-Vorlage
Bevor du Geld ausgibst: Mehrere Krankenkassen und Softwareanbieter verschenken fertige Vorlagen. Die kannst du herunterladen, ausdrucken oder im Netzlaufwerk gemeinsam pflegen.
AOK-Urlaubsplaner
Für Arbeitgeber gedacht, zeigt alle Abwesenheiten im Team auf einen Blick. Ausgelegt auf bis zu 25 Beschäftigte.
KKH Personal-Urlaubsplaner 2026
Download für Firmenkunden, trägt Urlaube und Abwesenheiten für bis zu 25 Mitarbeitende ein.
IKK classic Urlaubsplaner
Schlichte Vorlage zum Herunterladen auf den eigenen Rechner. Gut, wenn du nur eine Übersicht ohne Schnickschnack brauchst.
Clockodo-Vorlage
Urlaubsplaner-Vorlage 2026 als Excel und PDF. Praktisch, wenn du den Plan zusätzlich ausdrucken und aushängen willst.
Ein Urlaubsplaner in Excel ist ideal, solange eine Person die Datei pflegt und Anträge selten sind. Er wird zum Risiko, sobald mehrere Kolleginnen und Kollegen gleichzeitig hineinschreiben.
Urlaubsplaner selbst erstellen: so gehst du vor
Du willst keine fremde Vorlage? Eine eigene Tabelle in Excel oder Google Sheets ist schnell gebaut, wenn du diese fünf Bausteine einplanst.
Jahresblatt anlegen
Zeilen für Mitarbeitende, Spalten für jeden Tag des Jahres. Wochenenden grau einfärben, Urlaub per bedingter Formatierung als Farbbalken.
Feiertage je Bundesland
Feiertage unterscheiden sich zwischen den Bundesländern. Arbeiten Leute an verschiedenen Standorten, braucht jede Person die Feiertage ihres Arbeitsorts.
Urlaubskonto und Resturlaub
Eine Spalte für den Jahresanspruch, eine für genommene Tage, eine für den Rest. Übertragenen Urlaub aus dem Vorjahr getrennt führen.
Vertretung eintragen
Neben jedem Urlaubsblock steht, wer übernimmt. So sieht jeder sofort, an wen er sich wenden muss.
Mindestbesetzung prüfen
Eine Zählzeile pro Tag zeigt, wie viele Personen anwesend sind. Fällt die Zahl unter deinen Mindestwert, färbt sich die Zelle rot.
Plane den Urlaubsplaner 2027 schon im Herbst: Neues Blatt kopieren, Feiertage aktualisieren, Resturlaub übertragen. Wer früh startet, verhindert den Wettlauf um die Brückentage.
Weg 2: Urlaub im Outlook- oder Teams-Kalender
Arbeitet dein Team ohnehin mit Microsoft 365, ist ein gemeinsamer Kalender der naheliegende Zwischenschritt. Urlaub wird als ganztägiger Termin eingetragen und ist für alle sichtbar.
Die Schwäche: Ein Kalender kennt weder Urlaubskonto noch Genehmigung. Resturlaub musst du weiter separat zählen.
Outlook-Gruppenkalender
Kostet nichts extra, wenn Microsoft 365 schon da ist. Gut für Sichtbarkeit, schwach bei Anträgen und Urlaubstagen.
absentify
Abwesenheitsplaner direkt in Teams und Outlook, synchronisiert Urlaub automatisch in den Kalender und setzt Abwesenheitsnotizen. Kostenloser Einstieg möglich.
Der Kalender beantwortet „Wer ist weg?“, aber nicht „Wie viele Tage hat sie noch?“. Fehlt dir genau diese Frage, brauchst du ein Tool mit Urlaubskonto.
Wann sich ein digitaler Urlaubsantrag per App lohnt
Excel scheitert selten an der Technik, sondern am Ablauf. Diese Warnsignale zeigen, dass der Wechsel auf eine App mit Antrag und Genehmigung Zeit spart.
Anträge kommen per Zuruf
Urlaub wird im Flur, per Chat oder per E-Mail beantragt und geht unterwegs verloren. Eine App bündelt alles an einer Stelle.
Mehrere Personen pflegen die Datei
Gleichzeitiges Bearbeiten erzeugt Versionschaos. In einer App gibt es nur einen aktuellen Stand.
Schichten und Urlaub kollidieren
Im Schichtbetrieb muss Urlaub direkt gegen den Dienstplan geprüft werden. Zwei getrennte Tabellen übersehen Lücken.
Resturlaub wird zum Streitthema
Rechnet die App das Urlaubskonto automatisch, sehen Mitarbeitende ihren Stand selbst. Rückfragen bei der Personalabteilung fallen weg.
Datenschutz
Eine Excel-Liste mit Abwesenheiten per Mail zu verschicken ist heikel. Eine App regelt über Rollen, wer welche Daten sieht.
Trifft mehr als ein Warnsignal zu, kostet dich die kostenlose Lösung mehr Arbeitszeit, als eine App im Monat kostet.
Drei Apps für den digitalen Urlaubsantrag im Vergleich
Alle drei Tools bilden den kompletten Ablauf ab: Mitarbeitende stellen den Antrag am Handy oder Rechner, die Führungskraft genehmigt, der Teamkalender und das Urlaubskonto aktualisieren sich automatisch.
Connecteam
Mobile App für Teams ohne festen Schreibtisch, mit Schichtplanung und Abwesenheitsanträgen in einer Oberfläche. Der Small Business Plan kostet 0 US$/Monat. Prüfe vorab, ob er für deine Teamgröße reicht.
Personio
Umfassende HR-Software mit Abwesenheitsmanagement, Personalakte und optionaler Lohnabrechnung. HR + Payroll Plattform bis 49 Mitarbeitende ab 14 € pro Mitarbeitendem und Monat, Core ab 50 Mitarbeitenden ab 7,60 €. Payroll als Add-on ab 5 €.
Brauchst du nur Urlaub und Schichten, reicht Connecteam. Willst du HR insgesamt digitalisieren, schau dir Personio oder Factorial an.
Empfehlung nach Teamtyp
Für das kleine Büro am besten: kostenlose Vorlage
Wenige Leute, feste Arbeitszeiten, eine Person hält die Liste aktuell. Hier genügen eine Excel-Vorlage oder der Outlook-Kalender. Eine App wäre Overkill.
Für den Schichtbetrieb am besten: Connecteam
Gastronomie, Handel, Pflege oder Handwerk: Urlaub muss gegen den Dienstplan passen und Beschäftigte sitzen nicht am PC. Antrag per Handy plus Schichtplan in einer App löst genau dieses Problem.
Für das wachsende KMU am besten: Personio oder Factorial
Mehrere Abteilungen, Standorte in verschiedenen Bundesländern, Genehmigung über Führungskräfte. Hier zahlt sich eine HR-Software aus, die Urlaubskonto, Feiertage und Personalakte verbindet.
Nicht die Teamgröße allein entscheidet, sondern die Zahl der Abstimmungen pro Monat. Viele Anträge, viele Vertretungen: App. Wenige: Tabelle.
Urlaubsanspruch und Verfall: was der Planer leisten kann
Mindesturlaub, Übertragung ins Folgejahr und Verfall regeln das Bundesurlaubsgesetz sowie Arbeits- und Tarifverträge. Ein Urlaubsplaner rechnet nur mit den Werten, die du einträgst. Er ersetzt keine rechtliche Prüfung.
Praktisch hilft er trotzdem: Wer Resturlaub früh im Jahr sichtbar macht und Mitarbeitende daran erinnert, vermeidet Streit am Jahresende. Bei Fragen zu Verfall oder Abgeltung wende dich an eine Fachanwältin, einen Fachanwalt oder deinen Arbeitgeberverband. Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen zum Urlaubsplaner für Teams
Welcher Urlaubsplaner ist der beste?
Das hängt vom Team ab. Für kleine Büros ist eine kostenlose Excel-Vorlage die beste Wahl, für Schichtbetriebe eine mobile App wie Connecteam und für wachsende Firmen eine HR-Software wie Personio oder Factorial.
Wie kann ich einen Urlaubsplaner selbst erstellen?
Lege in Excel oder Google Sheets ein Jahresblatt mit einer Zeile pro Person an. Ergänze Feiertage deines Bundeslands, ein Urlaubskonto mit Resturlaub, eine Vertretungsspalte und eine Zählzeile für die Mindestbesetzung.
Gibt es ein kostenloses Urlaubsplaner-Programm?
Ja. AOK, KKH und IKK classic bieten kostenlose Vorlagen an, Clockodo eine Vorlage als Excel und PDF. Als App ist der Small Business Plan von Connecteam mit 0 US$/Monat ein kostenloser Einstieg.
Kann ich den Urlaubsplaner kostenlos ausdrucken?
Ja, die Clockodo-Vorlage gibt es auch als PDF, die Excel-Vorlagen der Krankenkassen lassen sich ebenfalls drucken. Ein ausgedruckter Plan zeigt aber nie Änderungen in Echtzeit.
Wie funktioniert ein digitaler Urlaubsantrag?
Mitarbeitende wählen den Zeitraum in der App, die zuständige Führungskraft bekommt eine Benachrichtigung und genehmigt oder lehnt ab. Danach aktualisieren sich Teamkalender und Urlaubskonto automatisch.
🕒 Stand: September 2026. Quellen: Live-Preiskarten von Connecteam, Personio und Factorial auf toolwahl.de, AOK-Urlaubsplaner (aok.de), KKH Personal-Urlaubsplaner 2026 (kkh.de), IKK classic Urlaubsplaner (ikk-classic.de), Clockodo Urlaubsplaner-Vorlage (clockodo.com), absentify (absentify.com).
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