Dienstplan App oder Excel: So erstellst du deinen Dienstplan 2026
Für kleine Teams reicht oft eine Excel-Vorlage. Sobald Schichten getauscht, Verfügbarkeiten abgefragt und Stunden erfasst werden müssen, spart eine Schichtplan-App Zeit und Nerven. Hier findest du beide Wege und die passende Lösung für deine Branche.
Anzeige · Diese Seite enthält Affiliate-Links. Kaufst du darüber ein, erhalten wir eine kleine Provision, ohne Mehrkosten für dich. Unsere Bewertungen bleiben davon unberührt. Wie wir testen →
Starte kostenlos mit Excel. Wenn dein Team per Handy tauschen und stempeln soll, ist Connecteam der günstigste Einstieg in eine echte Dienstplan-App.
- Excel-Vorlage: kostenlos
- Connecteam Small Business Plan: 0 US$/Monat
- Factorial Core: ab 8 US$/Monat pro Nutzer
Kurz & knapp: Excel oder Dienstplan App?
Ein Team mit festen Schichten und wenig Änderungen plant gut in Excel. Ein Team mit Aushilfen, Tauschwünschen und Stundenkonten braucht eine Schichtplan-App, sonst wird der Plan zur Dauerbaustelle aus WhatsApp-Nachrichten und Zetteln.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen zwei Arten von Apps. Persönliche Dienstplan-Apps wie Supershift oder Mein Dienstplan sind Kalender für die eigenen Schichten, beliebt bei Pflegekräften, Ärzten und Rettungsdiensten. Team-Apps dagegen erstellen den Plan für alle, verteilen ihn aufs Handy und verknüpfen ihn mit Zeiterfassung und Urlaub.
Dienstplan erstellen kostenlos: die Excel-Vorlage in vier Schritten
Eine eigene Dienstplan Excel Vorlage ist schnell gebaut und gehört dir. So gehst du vor:
Raster anlegen
Zeilen für Mitarbeitende, Spalten für die Wochentage. Eine Zeile ganz oben für Datum und Kalenderwoche, damit du die Vorlage jede Woche kopieren kannst.
Schichtkürzel festlegen
Zum Beispiel F für Früh, S für Spät, N für Nacht, U für Urlaub, K für krank. Über eine Dropdown-Liste (Daten, Datenüberprüfung) vermeidest du Tippfehler.
Farben automatisieren
Mit bedingter Formatierung färbt Excel jedes Kürzel automatisch ein. So erkennst du Lücken und Doppelbesetzungen auf einen Blick.
Stunden zählen
Mit ZÄHLENWENN summierst du Schichten pro Person. Für Nachtschichten über Mitternacht hilft die Formel =REST(Ende-Beginn;1) mit dem Zellformat [h]:mm.
Excel ist ideal zum Planen, aber schwach beim Verteilen: Jede Änderung muss neu verschickt werden, und niemand weiß sicher, welche Version gilt.
Woran du merkst, dass Excel nicht mehr reicht
Ständige Tauschanfragen
Wenn du mehrmals pro Woche Schichten per Nachricht umbaust, frisst die Koordination mehr Zeit als die eigentliche Planung.
Verfügbarkeiten per Zuruf
Aushilfen und Teilzeitkräfte melden Wünsche mündlich oder per Chat. Im Plan landen sie verspätet oder gar nicht.
Stunden stimmen nicht
Geplante und tatsächlich gearbeitete Zeiten weichen ab, und die Lohnabrechnung wird zum Abgleich von Listen.
Mehrere Standorte
Filialen oder Baustellen mit eigenen Plänen lassen sich in einer Datei kaum noch übersichtlich halten.
Trifft mehr als einer dieser Punkte zu, lohnt sich der Wechsel zu einer Schichtplan-App.
Was eine gute Schichtplan App können muss
Schichttausch per App
Mitarbeitende bieten Schichten an, Kollegen übernehmen, du gibst nur noch frei. Keine Chatgruppen, keine veralteten Ausdrucke.
Verfügbarkeiten eintragen
Das Team trägt ein, wann es kann und wann nicht. Du planst auf dieser Basis und vermeidest Absagen in letzter Minute.
Zeiterfassung integriert
Einstempeln direkt aus der Schicht heraus, Soll und Ist stehen nebeneinander. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur Zeiterfassung per App.
Urlaub und Abwesenheiten
Genehmigter Urlaub blockiert die Person automatisch im Plan. Wie du Urlaub sauber organisierst, zeigt unser Urlaubsplaner-Ratgeber.
Entscheidend ist die mobile App für Mitarbeitende: Ist sie umständlich, bleibt der Plan trotz Software im Chat hängen.
Dienstplan Apps im Vergleich
Wir haben drei Tools aus unserem Portfolio genauer angesehen und ordnen zusätzlich kostenlose Alternativen ein.
Connecteam
Mobile-first App für Teams ohne festen Schreibtisch: Schichtplanung, Stempeluhr, Schichttausch und Team-Chat in einer App. Der Small Business Plan kostet 0 US$/Monat und eignet sich damit als Einstieg für kleine Betriebe.
Factorial
HR-Software mit Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung. Passt, wenn du neben dem Dienstplan auch Personalakten und Urlaube digital führen willst. Factorial Core startet ab 8 US$/Monat pro Nutzer.
Personio
Vollständige HR-Plattform für wachsende Mittelständler. Für einen reinen Dienstplan ist sie überdimensioniert, stark wird sie mit Lohnabrechnung und Personalprozessen. HR + Payroll bis 49 Mitarbeitende ab 14 €/Monat pro Mitarbeitendem, Core ab 50 Mitarbeitenden ab 7,60 €, Payroll als Add-on ab 5 €.
Schichtplaner-Online
Kostenlose Web-App für die Dienstplanung mit vier Planungsansichten (klassisch, flexibel, Mitarbeitende, Monat). Arbeits- und Pausenzeiten lassen sich als PDF, Excel, CSV und HTML exportieren.
Shiftbase
Spezialisierte Software für Dienstplanung, Zeiterfassung und Fehlzeiten. Du kannst sie 14 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten anzugeben.
Persönliche Schicht-Apps
Supershift, Mein Dienstplan oder Dienstplan-Kalender verwalten nur deine eigenen Schichten, oft mit Widgets und Schichtvorlagen. Sie ersetzen keine Team-Planung, sind aber praktisch für Beschäftigte in Pflege und Rettungsdienst.
Für den reinen Dienstplan reicht eine spezialisierte App. Eine HR-Suite lohnt sich erst, wenn du Personalverwaltung und Lohn gleich mit digitalisieren willst.
Welche Dienstplan App passt zu deiner Branche?
Für Gastronomie am besten: Connecteam
Viele Aushilfen, kurzfristige Tauschwünsche, Arbeit am Handy statt am PC. Schichttausch und Stempeluhr in einer App passen genau dazu, und der kostenlose Einstieg schont das Budget.
Für Pflege am besten: Factorial oder Excel
Pflegeteams planen häufig im Rotationsmuster mit Früh, Spät und Nacht. Stabile Muster lassen sich gut in Excel abbilden. Wer Abwesenheiten und Stundenkonten zentral führen will, greift zu Factorial. Beschäftigte selbst nutzen oft eine persönliche App wie Supershift.
Für Einzelhandel am besten: Connecteam oder Personio
Filialen brauchen Pläne je Standort und eine klare Übersicht über Öffnungszeiten. Kleine Läden starten mit Connecteam. Ketten ab 50 Mitarbeitenden, die HR und Lohn bündeln wollen, sind bei Personio besser aufgehoben.
Für Handwerk am besten: Connecteam
Hier geht es weniger um Schichten als um Einsätze auf Baustellen. Wichtig sind mobile Zeiterfassung vor Ort und schnelle Info ans Team, wenn sich ein Termin verschiebt.
Frag dich nicht, welche App die beste ist, sondern welche dein Team am Handy tatsächlich öffnet.
Arbeitszeitgesetz: worauf du bei der Schichtplanung achten musst
Jeder Dienstplan muss das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) einhalten. Es regelt unter anderem die tägliche Höchstarbeitszeit, Mindestruhezeiten zwischen zwei Schichten, Pausen sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. Für einzelne Branchen wie Pflege oder Gastronomie gelten teilweise Ausnahmen.
Prüfe die konkreten Grenzwerte immer im aktuellen Gesetzestext auf gesetze-im-internet.de und in deinem Tarifvertrag. Eine Excel-Vorlage warnt dich nicht bei Verstößen, deshalb solltest du Ruhezeiten zwischen Spät- und Frühschicht bei jeder Planung bewusst kontrollieren.
Häufige Fragen zur Dienstplan-App
Welche kostenlosen Planer-Apps gibt es?
Für Teams: Connecteam mit dem Small Business Plan für 0 US$/Monat und die Web-App Schichtplaner-Online. Für die eigenen Schichten: Supershift, Mein Dienstplan und Dienstplan-Kalender. Die günstigste Lösung bleibt eine selbst gebaute Excel-Vorlage.
Kann KI einen Dienstplan erstellen?
Ein KI-Chatbot kann einen ersten Entwurf vorschlagen, kennt aber weder die echten Verfügbarkeiten deines Teams noch deinen Tarifvertrag. Nutze das Ergebnis höchstens als Rohfassung und prüfe Ruhezeiten und Stunden selbst.
Welche ist die beste Planer-App?
Das hängt vom Einsatz ab. Für den persönlichen Schichtkalender ist Supershift sehr verbreitet. Für kleine Teams mit Schichttausch ist Connecteam ein starker Einstieg, für HR mit Dienstplan eignen sich Factorial und Personio.
Wie kann ich Dienstpläne automatisch erstellen?
In Excel mit Wochenkopien, Dropdowns und bedingter Formatierung. In Dienstplan-Apps über Schichtvorlagen, das Kopieren ganzer Wochen und die Planung auf Basis eingetragener Verfügbarkeiten. Die Freigabe solltest du trotzdem immer selbst übernehmen.
Gibt es eine Dienstplan App für die Pflege kostenlos?
Ja. Supershift richtet sich ausdrücklich an Pflegekräfte, Ärzte und Rettungssanitäter und dient als persönlicher Schichtkalender. Für die Planung einer ganzen Station brauchst du eine Team-Lösung oder eine Excel-Vorlage.
Gibt es eine Dienstplan App mit Stundenrechner?
Team-Apps wie Connecteam, Factorial und Shiftbase verbinden Dienstplan und Zeiterfassung und rechnen gearbeitete Stunden automatisch zusammen. Schichtplaner-Online exportiert Arbeits- und Pausenzeiten als Stundenzettel.
🕒 Stand: September 2026. Quellen: Preisseiten von Connecteam, Factorial und Personio, shiftbase.com, schichtplaner-online.de, tamigo.com, App Store und Google Play (Supershift, Mein Dienstplan, Dienstplan-Kalender), mediamarkt.de. Transparenz: Links mit /go/ sind Affiliate-Links. Wenn du darüber ein Tool buchst, erhalten wir eine Provision. Für dich ändert sich der Preis nicht, und unsere Bewertung bleibt unabhängig.
Dienstplan automatisch erstellen: so geht’s
Ganz von allein entsteht kein Dienstplan. Excel und Apps nehmen dir aber viel Routinearbeit ab.
- Excel: Woche kopieren, Kürzel per Dropdown wählen, Farben färbt die bedingte Formatierung automatisch.
- Apps: Schichtvorlagen anlegen und ganze Wochen mit einem Klick kopieren.
- Apps planen auf Basis der Verfügbarkeiten, die dein Team selbst einträgt.
- Genehmigter Urlaub blockiert die Person in der App automatisch im Plan.
- KI-Chatbots liefern nur einen Rohentwurf. Ruhezeiten und Stunden prüfst du selbst.
Dienstplan automatisch erstellen: Was Excel und Apps dir abnehmen
Ganz von selbst entsteht ein Dienstplan nirgends. Excel und Apps nehmen dir aber an unterschiedlichen Stellen Arbeit ab.
In Excel automatisierst du vor allem die Kontrolle. Die bedingte Formatierung färbt jedes Kürzel ein, sodass du Lücken und Doppelbesetzungen sofort siehst. ZÄHLENWENN zählt die Schichten pro Person, und =REST(Ende-Beginn;1) rechnet Nachtschichten über Mitternacht korrekt.
Eine Schichtplan-App automatisiert die Abstimmung mit dem Team. Mitarbeitende tragen ihre Verfügbarkeiten selbst ein, bieten Schichten zum Tausch an, und du gibst nur noch frei. Genehmigter Urlaub blockiert die Person automatisch, und die Zeiterfassung stellt Soll und Ist nebeneinander.
Zum Teil. Mit bedingter Formatierung färbt Excel jedes Schichtkürzel automatisch ein. Mit ZÄHLENWENN zählt es die Schichten pro Person. Den Plan verteilen kann Excel nicht. Es warnt auch nicht bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz.
Im Handwerk geht es eher um Einsätze auf Baustellen als um Schichten. Wichtig sind mobile Zeiterfassung vor Ort und eine schnelle Info ans Team, wenn sich ein Termin verschiebt. Dafür empfehlen wir Connecteam.
Teilweise. In Excel färbt die bedingte Formatierung Schichtkürzel automatisch ein, und ZÄHLENWENN summiert die Schichten pro Person. Eine Schichtplan-App geht weiter: Das Team trägt seine Verfügbarkeiten selbst ein, und genehmigter Urlaub blockiert die Person automatisch im Plan.
Am einfachsten mit einer eigenen Excel-Vorlage aus Raster, Schichtkürzeln, bedingter Formatierung und ZÄHLENWENN. Kostenlose Alternativen sind die Web-App Schichtplaner-Online und der Small Business Plan von Connecteam für 0 US$/Monat. Shiftbase lässt sich 14 Tage ohne Zahlungsdaten testen.
