Inventur für Kleinunternehmen und Onlineshops: Pflicht, Ablauf und passende Software
Bevor du Regale zählst, kläre die wichtigere Frage: Bist du überhaupt zur Inventur verpflichtet? Hier findest du Rechtslage, Ablauf und eine ehrliche Einordnung, wann Software hilft und wann eine Zählliste reicht.
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Zur Inventur nach HGB sind nur Buchführungspflichtige verpflichtet. Wer als Einzelkaufmann unter den Schwellen bleibt und per EÜR abrechnet, muss nicht zählen, und für kleine Lager reicht eine Zählliste.
- Pflicht: § 240 HGB, nur für Buchführungspflichtige
- Befreit: Einzelkaufleute bis 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn
- § 19 UStG (Kleinunternehmer) befreit nicht
Kurz & knapp: Das Wichtigste zur Inventur
Viele kleine Händler zählen jedes Jahr ihr Lager, obwohl das Gesetz es von ihnen gar nicht verlangt. Die Inventurpflicht aus § 240 HGB hängt an der Buchführungspflicht. Wer keine Bilanz aufstellen muss, muss auch keine Inventur nach HGB machen.
Wer dagegen bilanziert, kommt um die körperliche Bestandsaufnahme nicht herum. Software kann das Zählen erleichtern und dokumentieren, ersetzen kann sie es nicht.
Für ein kleines Lager mit überschaubarer Artikelzahl genügen eine ausgedruckte Zählliste oder eine Tabelle. Warenwirtschafts-Tools lohnen sich erst, wenn du über mehrere Kanäle verkaufst, selbst produzierst oder auf die permanente Inventur umsteigen willst.
Was ist eine Inventur? Definition in zwei Sätzen
Die Inventur ist die mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dazu gehören Waren, Rohstoffe, Anlagen, Bargeld, Forderungen und Verbindlichkeiten.
Das Ergebnis der Inventur heißt Inventar: ein geordnetes Verzeichnis aller Werte und Schulden. Aus dem Inventar entsteht später die Bilanz. Auf Englisch heißt die Inventur „stocktaking“.
Körperliche Inventur
Gegenstände werden gezählt, gemessen oder gewogen. Das betrifft vor allem Waren im Lager, Rohstoffe, Verpackungsmaterial und die Kasse.
Buchinventur
Nicht greifbare Posten werden anhand von Unterlagen erfasst: Bankguthaben über Kontoauszüge, Forderungen und Schulden über offene Posten und Saldenbestätigungen.
Inventur ist der Vorgang, Inventar das Ergebnis. Im Onlinehandel geht es in der Praxis fast immer um die körperliche Inventur des Warenlagers.
Wer muss Inventur machen? Die Pflicht nach § 240 HGB
§ 240 HGB verpflichtet Kaufleute, zu Beginn ihres Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufzustellen. Entscheidend ist also, ob du buchführungspflichtig bist. Daraus ergeben sich vier typische Fälle.
GmbH, UG, AG, GmbH & Co. KG
Kapitalgesellschaften und Handelsgesellschaften wie die GmbH & Co. KG sind immer buchführungspflichtig, egal wie klein. Die Inventur ist Pflicht, auch bei einer UG mit Mini-Onlineshop.
Einzelkaufleute über den Schwellen
Wer die Grenzen aus § 241a HGB überschreitet, bilanziert und muss eine Inventur machen. Das gilt auch, wenn das Finanzamt die Buchführungspflicht nach § 141 AO mitteilt.
Einzelkaufleute unter den Schwellen
Liegen Umsatz und Gewinn unter 800.000 € bzw. 80.000 € und ermittelst du den Gewinn per EÜR, bist du nach § 241a HGB von Buchführung, Bilanz und Inventur befreit.
Kleingewerbe und Freiberufler
Nicht im Handelsregister eingetragene Kleingewerbetreibende und Freiberufler sind keine Kaufleute im Sinne des HGB. Sie rechnen per EÜR ab und müssen keine HGB-Inventur machen.
Die Befreiung nach § 241a HGB setzt voraus, dass die Schwellen an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht überschritten werden. Bei Neugründung genügt der erste Abschlussstichtag.
Steuerlich gilt parallel § 141 AO: Überschreitet ein Gewerbetreibender 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn, wird er buchführungspflichtig. Die Pflicht beginnt allerdings erst mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt.
Die häufigste Verwechslung: Kleinunternehmer ist nicht gleich befreit
Viele Gründer lesen „Kleinunternehmer“ und schließen daraus, dass sie keine Inventur machen müssen. Das ist falsch. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer: Du weist keine Umsatzsteuer aus und führst keine ab.
Mit der Buchführungs- und Inventurpflicht hat das nichts zu tun. Eine UG kann Kleinunternehmerin nach § 19 UStG sein und muss trotzdem bilanzieren und zählen.
§ 19 UStG
Regelt nur die Umsatzsteuer. Befreit nicht von Buchführung, Bilanz oder Inventur.
§ 241a HGB und § 141 AO
Regeln die Buchführungspflicht. Nur wer hier unter den Schwellen bleibt und per EÜR ermittelt, braucht keine Inventur nach HGB.
Für die Frage „Muss ich Inventur machen?“ zählen Rechtsform, § 241a HGB und § 141 AO. Die Kleinunternehmerregelung spielt dafür keine Rolle.
Auch ohne Inventurpflicht lohnt sich ein grober Überblick über den Bestand: Er zeigt Schwund, Ladenhüter und gebundenes Kapital. Das ist dann aber betriebswirtschaftliche Kür, keine gesetzliche Pflicht.
Inventur-Arten: Stichtagsinventur, permanente und verlegte Inventur
Das Gesetz schreibt nicht vor, dass alle am 31. Dezember zählen müssen. Es lässt mehrere Verfahren zu, die sich im Aufwand stark unterscheiden.
Stichtagsinventur
Der gesamte Bestand wird zeitnah zum Bilanzstichtag körperlich gezählt. Einfach zu verstehen, aber aufwendig: Oft ruht der Versand, bis alles erfasst ist.
Permanente Inventur
Der Bestand wird laufend über die Lagerbuchführung fortgeschrieben. Gezählt wird verteilt über das Jahr, jeder Artikel mindestens einmal im Geschäftsjahr.
Vor- oder nachverlegte Inventur
Die Zählung findet in einem Zeitraum vor oder nach dem Stichtag statt. Der Bestand wird dann wertmäßig auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet.
Für die permanente Inventur brauchst du eine lückenlose Lagerbuchführung. Ohne sie bleibt nur die Stichtagsinventur oder die verlegte Inventur.
Größere Lager können zusätzlich mit Stichproben nach anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren arbeiten (§ 241 Abs. 1 HGB). Für kleine Onlineshops ist das selten relevant.
Stichtagsinventur: Ablauf in fünf Schritten
Termin und Zuständigkeit festlegen
Lege den Zähltermin nahe am Bilanzstichtag fest. Plane Versandpausen ein und teile Lagerbereiche auf Zählteams auf.
Zähllisten vorbereiten
Erstelle Listen pro Lagerplatz mit Artikelnummer, Bezeichnung und Einheit, aber ohne Soll-Bestand. So zählt niemand „auf Erwartung“.
Zählen und doppelt prüfen
Zählen, messen oder wiegen. Bewährt ist das Vier-Augen-Prinzip: Eine Person zählt, eine zweite notiert und prüft Stichproben nach.
Bewerten
Die gezählten Mengen werden mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet. Beschädigte oder schwer verkäufliche Ware wird abgewertet.
Dokumentieren und aufbewahren
Zähllisten unterschreiben, Differenzen erklären und alles archivieren. Inventare gehören zu den Unterlagen, die du nach § 257 HGB aufbewahren musst.
Die Zählliste ist Beweismittel. Nachträglich geänderte Zahlen ohne Vermerk machen die Inventur angreifbar.
Inventur im Onlineshop: Was gezählt wird und was nicht
Im Onlinehandel entscheidet das Eigentum, nicht der Lagerort. Genau hier passieren die meisten Fehler.
Ware beim Fulfillment-Dienstleister
Gehört dir und muss erfasst werden, obwohl sie nicht in deinem Lager liegt. Lass dir den Bestand zum Stichtag vom Dienstleister bestätigen.
Dropshipping-Artikel
Liegen beim Lieferanten und gehören dir nicht. Sie tauchen in deinem Inventar nicht auf.
Retouren und Ware unterwegs
Zurückgesendete Ware, die schon eingetroffen ist, wird gezählt und auf Zustand geprüft. Bei Ware auf dem Transportweg zählt, wem sie zum Stichtag gehört.
Kommissionsware
Ware, die du nur im Auftrag verkaufst, bleibt Eigentum des Lieferanten. Lagere sie getrennt, damit sie nicht versehentlich mitgezählt wird.
Faustregel für die Inventur im Onlineshop: Zähle, was dir gehört, egal wo es liegt.
Zuerst der kostenlose Weg: Zählliste oder Tabelle
Für ein kleines Lager brauchst du keine Software. Eine Tabelle mit Artikelnummer, Lagerplatz, gezählter Menge, Einzelwert und Gesamtwert reicht völlig aus. Ausgedruckt wird sie zur Zählliste, danach trägst du die Werte ein.
Wichtig ist nur, dass die Liste nachvollziehbar ist: Datum, Namen der Zählenden und ein unveränderter Ausdruck gehören ins Archiv. Das ist im Kern alles, was eine ordnungsgemäße Inventur formal ausmacht.
Keine Software ersetzt die körperliche Bestandsaufnahme. Tools führen den Bestand, zählen musst du trotzdem selbst.
Welche Software erleichtert die Inventur? Empfehlungen nach Nutzertyp
Warenwirtschafts-Tools helfen vor allem an einer Stelle: bei der lückenlosen Lagerbuchführung. Die ist Voraussetzung für die permanente Inventur und spart dir die große Zählaktion am Jahresende.
Für Multi-Channel-Händler am besten: Billbee
Billbee bündelt Bestellungen aus Shop und Marktplätzen und führt den Lagerbestand über alle Kanäle zentral. So stimmt der Buchbestand, gegen den du bei der permanenten Inventur zählst. Kostenlos testen, danach ab 9 €/Monat.
Für den eigenen Shop am besten: Shopify
Shopify führt Bestände je Artikel und Variante direkt im Shop und bucht Verkäufe automatisch ab. Für Händler mit einem Hauptkanal reicht das als Lagerbuchführung oft aus. Basic kostet 27 €/Monat.
Für kleine Manufakturen am besten: Katana
Katana verfolgt Rohstoffe, Halbfertig- und Fertigwaren, wenn du selbst produzierst. Materialverbrauch wird mit der Fertigung gebucht, was die Bewertung unfertiger Erzeugnisse erleichtert. Es gibt einen Free-Plan, Core startet ab 299 US$/Monat.
Für Fertigung mit Stücklisten am besten: MRPeasy
MRPeasy richtet sich an kleine Fertigungsbetriebe mit Stücklisten, Chargen und Produktionsplanung. Der Lagerbestand wird mit jedem Fertigungsauftrag fortgeschrieben. MRPeasy ist kostenpflichtig, eine Testphase ist verfügbar.
Software lohnt sich, wenn du mehrere Kanäle, viele Artikel oder eine eigene Produktion hast. Für ein Regal mit wenigen Dutzend Artikeln ist sie Luxus, keine Notwendigkeit.
Häufige Fragen zur Inventur im Kleinunternehmen
Was ist Inventur einfach erklärt?
Inventur heißt: alles zählen und auflisten, was dem Unternehmen gehört und was es schuldet, zu einem festen Zeitpunkt. Das Ergebnis ist das Inventar, die Grundlage der Bilanz.
Welche 3 Inventurarten gibt es?
Stichtagsinventur (Zählung zeitnah zum Bilanzstichtag), permanente Inventur (laufende Fortschreibung mit verteilten Zählungen) und vor- oder nachverlegte Inventur (Zählung außerhalb des Stichtags mit Wertfortschreibung).
Was muss bei Inventur gezählt werden?
Alle Vermögensgegenstände, die dir gehören: Waren, Rohstoffe, Verpackungen, Anlagen und Kassenbestand. Dazu kommen per Buchinventur Bankguthaben, Forderungen und Schulden. Fremde Ware wie Kommissionsware zählt nicht.
Was ist das Ziel der Inventur?
Sie gleicht die Buchhaltung mit der Realität ab. Differenzen durch Schwund, Diebstahl oder Buchungsfehler werden sichtbar, und die Bilanz beruht auf tatsächlichen Beständen.
Muss ich als Kleinunternehmer Inventur machen?
Das hängt nicht von § 19 UStG ab, sondern von der Buchführungspflicht. Einzelkaufleute unter den Schwellen von § 241a HGB mit EÜR müssen nicht. Eine UG oder GmbH muss immer.
Kann Software die Inventur ersetzen?
Nein. Tools wie Billbee oder Shopify führen den Buchbestand und ermöglichen die permanente Inventur. Die körperliche Zählung bleibt aber Pflicht, nur eben verteilt statt an einem Tag.
🕒 Stand: September 2026. Quellen: § 240, § 241, § 241a und § 257 HGB, § 141 AO und § 19 UStG in der jeweils aktuellen Fassung; Wikipedia „Inventur“; Preise laut Live-Preiskarten von Billbee, Shopify und Katana. Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung. Hinweis: Links mit „Zu …“ sind Affiliate-Links. Kaufst du darüber, erhalten wir eine Provision, für dich ändert sich der Preis nicht. Unsere Bewertung bleibt davon unabhängig.
