Whiteboard online für Teams: Gratis-Wege, Grenzen und Preise 2026
Miro, FigJam, Canva, Zoom und EU-Anbieter im ehrlichen Vergleich: was gratis reicht, wo die Grenzen liegen und wann sich ein Bezahltarif wirklich lohnt.
Anzeige · Diese Seite enthält Affiliate-Links. Kaufst du darüber ein, erhalten wir eine kleine Provision, ohne Mehrkosten für dich. Unsere Bewertungen bleiben davon unberührt. Wie wir testen →
Für gelegentliches Brainstorming reicht ein kostenloses Whiteboard wie Canva oder Zoom, für regelmäßige Workshops lohnt sich Miro, für Design-Teams FigJam und für datenschutzsensible Teams ein EU-Anbieter.
- Miro Free: 3 editierbare Boards
- Canva-Whiteboards im Free-Konto nutzbar
- Miro Starter: 8 €/Nutzer/Monat
Kurz & knapp: Welches Online-Whiteboard für wen?
Workshops und Retros: Miro. Design-Teams: FigJam (ein Produkt von Figma). Gelegentliches Brainstorming: Canva Free oder das Zoom Whiteboard im vorhandenen Konto. Datenschutz vor Komfort: Conceptboard oder Collaboard.
Ein Online-Whiteboard ist eine unbegrenzt große digitale Tafel im Browser. Mehrere Personen bearbeiten darauf gleichzeitig Notizzettel, Skizzen, Diagramme und Vorlagen.
Anders als die Tafel im Besprechungsraum bleibt ein digitales Whiteboard gespeichert. Das Team kann später weiterarbeiten, auch zeitversetzt und von verschiedenen Standorten aus. Unser Whiteboard-Software-Vergleich sortiert deshalb nicht nach Featureliste, sondern nach Teamgröße und Einsatzzweck.
Zuerst der Gratis-Weg: Diese Whiteboards kosten nichts extra
Der ehrliche Befund vorweg: Für viele Teams reicht ein kostenloses Whiteboard. Oft steckt es sogar schon in einem Tool, das ihr ohnehin bezahlt.
Canva: Whiteboards im Free-Konto
Wer Canva nutzt, hat ein digitales Whiteboard bereits dabei. Im kostenlosen Konto lassen sich Whiteboards anlegen, gemeinsam bearbeiten und mit Vorlagen füllen. Stark bei optisch sauberen Ergebnissen, schwächer bei langen, moderierten Workshops.
Zoom Whiteboard: oft schon im Konto
Direkt aus dem Meeting heraus nutzbar, mit über 250 Vorlagen und KI-gestützter Generierung über ZoomMate. Welche Funktionen im jeweiligen Konto freigeschaltet sind, hängt vom Zoom-Tarif ab.
Microsoft Whiteboard: in Microsoft 365 enthalten
In Microsoft 365 enthalten und in Teams eingebunden. Für Firmen mit Microsoft 365 der naheliegende Weg ohne Zusatzkosten. Der Funktionsumfang ist schlanker als bei Miro, für Besprechungen aber oft ausreichend.
Excalidraw: ohne Registrierung
Kostenlos, ohne Anmeldung, mit Skizzen im handgezeichneten Stil. Ideal für schnelle Diagramme, Flowcharts und technische Skizzen. Für strukturierte Workshops mit vielen Vorlagen zu minimalistisch.
Für gelegentliches Brainstorming im kleinen Team braucht es kein Abo. Erst wer regelmäßig Workshops moderiert oder viele Boards parallel pflegt, stößt an echte Grenzen.
Gratis-Tarife der Spezialisten: Hier liegen die harten Grenzen
Miro Free: 3 editierbare Boards
Der Gratis-Tarif erlaubt 3 editierbare Boards. Das reicht zum Ausprobieren und für ein festes Team-Board, aber nicht für wechselnde Projekte oder Kundenworkshops. Starter kostet 8 €/Nutzer/Monat, Business 20 €/Nutzer/Monat.
FigJam im Figma-Starter
FigJam ist das Whiteboard von Figma und im kostenlosen Starter-Tarif enthalten, allerdings mit maximal 3 FigJam-Dateien im Team. Bezahlte Figma-Tarife beginnen bei 16 €/Monat pro Vollsitz. Günstigere Sitzarten für reine Whiteboard-Nutzer prüfst du vor dem Kauf auf der Figma-Preisseite.
Canva Free: Grenzen bei Premium-Inhalten
Die Whiteboards selbst sind frei nutzbar. Einschränkungen betreffen Premium-Vorlagen, Premium-Elemente und Teile der KI-Funktionen. Pro kostet 110 €/Jahr, Business / Team 170 €/Jahr.
Gratis-Grenzen ändern sich häufiger als Bezahltarife: Vor dem Team-Rollout immer die aktuelle Preisseite des Anbieters prüfen.
Welches Online-Whiteboard passt zu deinem Team?
Für Workshops und Retros am besten: Miro
Die größte Vorlagenbibliothek für Retros, Journey Maps und Planungsrunden, dazu Moderationswerkzeuge wie Timer und Abstimmungen. Lohnt sich für Teams, die mehrmals im Monat gemeinsam am Board arbeiten.
Für Design-Teams am besten: FigJam (Figma)
Wer ohnehin in Figma gestaltet, bleibt mit FigJam im selben Ökosystem. Ideen, Wireframes und Feedback wandern ohne Export zwischen Whiteboard und Designdatei.
Für gelegentliches Brainstorming am besten: Canva Free oder Zoom
Wer nur ab und zu Ideen sammelt, nimmt das Whiteboard, das schon im Konto steckt. Canva punktet mit ansehnlichen Ergebnissen, Zoom mit dem direkten Einstieg aus dem Meeting.
Für Microsoft-365-Firmen am besten: Microsoft Whiteboard
Bereits bezahlt, in Teams integriert, ohne zusätzliche Nutzerverwaltung. Erst wenn Vorlagen und Moderation nicht mehr reichen, lohnt der Blick auf eine Miro Alternative oder Miro selbst.
Für DSGVO-sensible Teams am besten: EU-Anbieter
Behörden, Gesundheitswesen, Personalabteilungen und Beratungen mit Kundendaten fahren mit Conceptboard oder Collaboard sicherer. Mehr dazu im Abschnitt zum Serverstandort.
Die entscheidende Frage ist nicht, welches Whiteboard das beste ist, sondern wie oft und mit wem du es nutzt.
Funktionen im Vergleich: Vorlagen, Echtzeit, KI, Integrationen
Vorlagen
Miro und Canva bieten große Bibliotheken für Workshops, Flowcharts und Planung. Zoom Whiteboard bringt über 250 Vorlagen mit. Excalidraw verzichtet weitgehend darauf und setzt auf freies Skizzieren.
Echtzeit-Kollaboration
Gleichzeitiges Arbeiten beherrschen alle genannten Tools. Der Unterschied liegt in der Moderation: Timer, Abstimmungen, Präsentationsmodus und Gastzugänge sind bei Miro am ausgereiftesten.
KI-Funktionen
Miro, Canva, FigJam und Zoom (über ZoomMate) bieten KI zum Generieren, Clustern und Zusammenfassen von Board-Inhalten. In Gratis-Tarifen ist der Umfang meist eingeschränkt. Für die Tool-Wahl selten ausschlaggebend.
Integrationen
Miro verbindet sich mit gängigen Projekt- und Chat-Tools, FigJam mit Figma, Microsoft Whiteboard mit Teams und Zoom Whiteboard mit Zoom-Meetings. Entscheidend ist, wo dein Team ohnehin arbeitet.
Das Whiteboard, das dort steckt, wo dein Team schon arbeitet, wird auch tatsächlich genutzt. Das zählt mehr als jede Einzelfunktion.
Datenschutz und Serverstandort: Die unbequeme Seite
Miro, Canva und Figma sind US-Anbieter, ebenso Zoom und Microsoft. Für viele Teams ist das mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und den Datenschutzoptionen des jeweiligen Tarifs lösbar.
Wer aber Kundendaten, Personalthemen oder vertrauliche Strategien aufs Board legt, sollte den Speicherort bewusst wählen. Diese beiden Anbieter sind nicht Teil unseres Partnerprogramms, gehören für DSGVO-sensible Teams aber auf die Shortlist.
Conceptboard
Anbieter aus Deutschland mit Hosting in Deutschland. Eine klassische Miro Alternative für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen, die ihre Board-Inhalte in der EU halten wollen. Preise direkt beim Anbieter prüfen.
Collaboard
Anbieter aus der Schweiz mit europäischem Hosting und optionaler Installation auf eigenen Servern. Interessant für Organisationen mit strengen IT-Vorgaben. Preise direkt beim Anbieter prüfen.
Bei sensiblen Daten zuerst Serverstandort und AVV klären, dann Funktionen vergleichen. Umgekehrt wird es teuer, wenn der Datenschutz das Tool später kippt.
Preise der wichtigsten Anbieter im Überblick
Miro
Free: 0 €/Monat (3 editierbare Boards). Starter: 8 €/Nutzer/Monat. Business: 20 €/Nutzer/Monat.
Figma (inkl. FigJam)
Starter: 0 €/Monat. Professional: ab 16 €/Monat pro Vollsitz. Organization: ab 55 €/Monat pro Vollsitz. Enterprise: ab 90 €/Monat pro Vollsitz.
Zoom und Microsoft
Zoom Whiteboard steckt im Zoom-Konto, Microsoft Whiteboard in Microsoft 365. Wer diese Dienste schon bezahlt, hat ein digitales Whiteboard ohne Zusatzkosten.
Bezahlt wird fast immer pro Person: Lizenziere nur, wer Boards aktiv bearbeitet, und prüfe, ob Gäste und Betrachter ohne volle Lizenz mitarbeiten können.
Häufige Fragen zu Online-Whiteboards
Welche Whiteboard-App ist die beste?
Das hängt vom Einsatz ab. Für moderierte Workshops und Retros ist Miro am stärksten, für Design-Teams FigJam von Figma, für gelegentliches Brainstorming Canva oder das vorhandene Zoom- bzw. Microsoft-Whiteboard. Für DSGVO-sensible Teams passen Conceptboard oder Collaboard.
Ist Microsoft Whiteboard kostenlos?
Microsoft Whiteboard ist in Microsoft 365 enthalten. Wer Microsoft 365 im Unternehmen nutzt, zahlt dafür nichts extra. Die App lässt sich zudem mit einem privaten Microsoft-Konto nutzen.
Was ist ein Online-Whiteboard?
Ein Online-Whiteboard ist eine unbegrenzt große digitale Tafel im Browser. Mehrere Personen bearbeiten darauf gleichzeitig oder zeitversetzt Notizzettel, Skizzen, Diagramme und Vorlagen. Die Inhalte bleiben gespeichert und lassen sich teilen.
Wie erstelle ich ein Whiteboard?
Am schnellsten ohne Anmeldung mit Excalidraw: Seite öffnen, zeichnen, Link teilen. Für Teamarbeit mit Vorlagen legst du ein kostenloses Konto bei Canva, Miro oder Figma an und startest ein neues Board.
Was ist eine gute Miro Alternative?
Für Design-Teams FigJam, für gelegentliche Nutzung Canva oder Microsoft Whiteboard. Wer eine Alternative mit Hosting in Europa sucht, schaut sich Conceptboard und Collaboard an.
Reicht Miro Free für ein Team?
Für ein festes Team-Board ja. Mit 3 editierbaren Boards wird es aber eng, sobald mehrere Projekte oder Kundenworkshops parallel laufen. Dann ist Starter für 8 €/Nutzer/Monat der nächste Schritt.
🕒 Stand: September 2026. Quellen: Produkt- und Preisseiten von Miro (miro.com), Canva (canva.com), Figma (figma.com), Zoom Whiteboard (zoom.com), Microsoft Whiteboard (microsoft.com) und Excalidraw (excalidraw.com); Preise aus den Live-Preiskarten von toolwahl.de.
Transparenz: Links mit /go/ sind Affiliate-Links. Kaufst du darüber, erhalten wir eine Provision, für dich ändert sich der Preis nicht. Unsere Bewertung bleibt davon unabhängig.
