Onboarding neue Mitarbeiter: Checkliste in 3 Phasen für KMU
Was vor dem Start, am ersten Arbeitstag und in den ersten 100 Tagen erledigt sein muss. Mit den Pflichten nach dem Nachweisgesetz und einer ehrlichen Antwort auf die Frage, ab wann sich Onboarding-Software lohnt.
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Wer nur ab und zu einstellt, braucht keine Software: Eine gute Checkliste und ein Arbeitsvertrag mit allen Angaben nach § 2 NachwG reichen, ein Tool lohnt sich erst, wenn Einstellungen zur Routine werden.
- Kernangaben spätestens am 1. Arbeitstag nachweisen
- Seit 01.01.2025 meist Textform erlaubt
- HR-Software ist keine Pflicht
Kurz & knapp: Was gutes Onboarding wirklich braucht
Für Teams mit wenigen Neueinstellungen im Jahr zählen drei Dinge: ein Arbeitsvertrag, der alle Pflichtangaben nach dem Nachweisgesetz enthält, eine feste Ansprechperson und ein schriftlicher Einarbeitungsplan. Das kostet nichts außer etwas Vorbereitung.
Onboarding bedeutet die geplante Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeitender, von der Vertragsunterschrift bis zum Ende der Probezeit. Dieser Ratgeber teilt es in drei Phasen: Preboarding, erster Arbeitstag und die ersten 100 Tage. Jede Phase hat ihre eigene Checkliste.
Pflicht vor allem anderen: das Nachweisgesetz beim Onboarding
Seit 2022 gilt das verschärfte Nachweisgesetz. Arbeitgeber müssen die wesentlichen Arbeitsbedingungen in festen Fristen nachweisen. Das gilt für jede Neueinstellung, auch für Minijobs, Aushilfen und Teilzeit.
Spätestens am ersten Arbeitstag
Name und Anschrift beider Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts (inklusive Zuschlägen, Prämien, Sonderzahlungen, Fälligkeit und Art der Auszahlung) sowie die vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen, Ruhezeiten und bei Schichtarbeit das Schichtsystem.
Spätestens am siebten Kalendertag
Beginn des Arbeitsverhältnisses, Enddatum bei Befristung, Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit, Dauer der Probezeit, Regeln zur Arbeit auf Abruf und die Möglichkeit, Überstunden anzuordnen.
Spätestens nach einem Monat
Urlaubsanspruch, Anspruch auf Fortbildung, externer Versorgungsträger bei betrieblicher Altersversorgung, Kündigungsverfahren (Schriftform, Kündigungsfristen, Frist für die Kündigungsschutzklage) sowie Hinweise auf Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen.
Einfachster Weg: Alle Angaben direkt in den Arbeitsvertrag schreiben. Enthält der unterschriebene Vertrag sämtliche Punkte, ist der Nachweis damit erbracht.
Seit dem 01.01.2025 genügt meist die Textform, zum Beispiel ein PDF per E-Mail. Das Dokument muss zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sein, und der Arbeitgeber muss die Person auffordern, den Empfang zu bestätigen. Verlangt sie den Nachweis auf Papier, muss er schriftlich nachgereicht werden.
Ausnahme: In den Branchen nach § 2a SchwarzArbG bleibt die Schriftform mit Unterschrift Pflicht. Dazu zählen unter anderem Bau, Gastronomie und Beherbergung, Personenbeförderung, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, Gebäudereinigung und Fleischwirtschaft.
Wer den Nachweis nicht, falsch, unvollständig oder zu spät aushändigt, handelt ordnungswidrig. Es drohen Bußgelder. Der Arbeitsvertrag selbst bleibt trotzdem wirksam.
Weitere Pflichten rund um den Start
Sozialversicherung
Anmeldung bei der Krankenkasse über das Lohnabrechnungsprogramm. In den Branchen nach § 2a SchwarzArbG ist zusätzlich eine Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsaufnahme nötig.
Lohnsteuer
Steuer-ID und Geburtsdatum erfragen, damit die elektronischen Lohnsteuermerkmale (ELStAM) abgerufen werden können.
Arbeitsschutz
Unterweisung zu Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Einstellung, vor Aufnahme der Tätigkeit. Durchführung dokumentieren.
Datenschutz
Verpflichtung auf Vertraulichkeit und Information darüber, wie Beschäftigtendaten verarbeitet werden.
Diese Punkte gehören in jede Onboarding-Checkliste, egal ob sie in einer Tabelle oder in einer Software steht.
Warum sich ein geplantes Onboarding rechnet
Die folgenden Zahlen stammen aus der Haufe Onboarding-Studie 2023 und einer softgarden-Umfrage, zusammengefasst in einem Ratgeber von uscout.
36 % erleben Absprünge vor dem Start
36 % der befragten HR-Verantwortlichen berichten, dass neue Mitarbeitende schon vor dem ersten Arbeitstag wieder abgesprungen sind. Genau hier setzt Preboarding an.
17,8 % gehen in den ersten 100 Tagen
Fast jeder sechste Neuzugang verlässt das Unternehmen wieder, bevor die Einarbeitung abgeschlossen ist.
13.000 bis 20.000 Euro pro Fall
So viel kostet eine Frühfluktuation laut Schätzungen aus der HR-Praxis, bei Spezialisten eher mehr. Recruiting und Einarbeitung beginnen von vorn.
78 % sehen Verbesserungsbedarf
So viele HR-Verantwortliche bewerten ihr eigenes Onboarding als verbesserungsbedürftig.
Die riskanteste Phase ist die Zeit, in der sich niemand zuständig fühlt: zwischen Unterschrift und erstem Arbeitstag.
Phase 1: Preboarding-Checkliste (Unterschrift bis erster Tag)
Preboarding beginnt mit der Vertragsunterschrift. Ziel: Die neue Person fühlt sich schon vor dem Start erwartet, und am ersten Tag funktioniert alles.
Vertrag und Nachweis prüfen
Enthält der Arbeitsvertrag alle Angaben nach § 2 NachwG? Falls nicht, einen separaten Nachweis vorbereiten, damit die Kernangaben am ersten Tag vorliegen.
Unterlagen anfordern
Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung und branchenabhängige Nachweise wie eine Arbeitserlaubnis.
Arbeitsplatz und Zugänge
Laptop, Telefon, E-Mail-Adresse, Software-Zugänge, Schlüssel oder Zutrittskarte bestellen und testen. Im Schichtbetrieb zusätzlich Arbeitskleidung und Dienstplan.
Buddy bestimmen
Eine feste Ansprechperson aus dem Team, die nicht die Führungskraft ist. Sie beantwortet die Alltagsfragen, die niemand dem Chef stellen möchte.
Team informieren
Name, Rolle, Starttermin und Aufgabenbereich rechtzeitig ans Team geben. Klären, wer bei welchen Fragen zuständig ist.
Willkommensnachricht senden
Kurz vor dem Start: Uhrzeit, Adresse, Ansprechperson, Kleiderordnung und Ablauf des ersten Tages. Ein kurzer Anruf der Führungskraft wirkt oft mehr als jedes Willkommenspaket.
Alles, was am ersten Tag fehlt, wird als fehlende Wertschätzung gelesen, nicht als IT-Problem.
Phase 2: Checkliste für den ersten Arbeitstag
Persönlicher Empfang
Führungskraft oder Buddy holen die neue Person ab. Nicht die Rezeption und kein Zettel am Bildschirm.
Nachweis aushändigen
Kernangaben nach NachwG übergeben, falls nicht schon im Vertrag. Bei Textform die Empfangsbestätigung einholen, in Branchen nach § 2a SchwarzArbG das unterschriebene Papier.
Arbeitsschutz und Datenschutz
Sicherheitsunterweisung durchführen und dokumentieren, Verpflichtung auf Vertraulichkeit unterschreiben lassen.
Rundgang und Vorstellung
Arbeitsplatz, Team und wichtige Schnittstellen zeigen. Lieber wenige Kontakte richtig vorstellen als alle im Schnelldurchlauf.
Technik einrichten
Anmeldung, Passwörter, Zwei-Faktor-Login und die wichtigsten Programme. Dazu noch am ersten Tag eine kleine, echte Aufgabe.
Gemeinsames Mittagessen
Niemand isst am ersten Tag allein. Klingt selbstverständlich, wird aber oft vergessen.
Kurzes Abschlussgespräch
Wie war der Tag? Was fehlt noch? Was passiert morgen?
Der erste Tag braucht kein Event. Er braucht einen Plan und eine Person, die Zeit hat.
Phase 3: Die ersten 100 Tage mit Einarbeitungsplan als Vorlage
Die Einarbeitung endet in der Regel mit der Probezeit, also nach etwa sechs Monaten. Ob jemand bleibt, entscheidet sich aber meist in den ersten 100 Tagen.
Ein 30-60-90-Tage-Plan gibt dafür die Struktur. Diese Einarbeitungsplan-Vorlage lässt sich direkt in eine Tabelle übertragen: Aufgabe, zuständige Person, Termin.
Woche 1: Ankommen
Tägliche kurze Check-ins, die wichtigsten Abläufe kennenlernen, erste kleine Aufgaben mit schneller Rückmeldung.
Bis Tag 30: Lernen
Eigene Aufgaben mit Begleitung übernehmen. Am Monatsende ein Feedbackgespräch in beide Richtungen und Ziele für die nächsten zwei Monate.
Bis Tag 60: Mitarbeiten
Aufgaben weitgehend selbstständig erledigen, den Buddy nur noch bei Bedarf fragen. Schulungen und Fortbildungen einplanen.
Bis Tag 90 bis 100: Verantwortung
Einen eigenen Bereich verantworten. Strukturiertes Gespräch: Passt die Rolle, wo hakt es? Dabei auch Rückmeldung zum Onboarding selbst einholen.
Vor Ende der Probezeit
Abschlussgespräch mit klarer Entscheidung, rechtzeitig vor Ablauf der Probezeit und nicht erst in der letzten Woche.
Ein Einarbeitungsplan taugt erst dann etwas, wenn drinsteht, wer was bis wann erledigt. Ziele ohne Termin sind Wünsche.
Ab wann lohnt sich Onboarding-Software?
Software ist für das Onboarding keine Pflicht. Das Nachweisgesetz lässt sich mit einem vollständigen Arbeitsvertrag erfüllen, und die Checkliste funktioniert auch in einer Tabelle. Ein Tool lohnt sich erst, wenn der manuelle Weg Fehler produziert. Diese Signale zeigen es an:
Einstellungen werden Routine
Fängt nicht mehr nur ein paar Mal im Jahr, sondern jeden Monat jemand an, rutschen in einer Tabelle Aufgaben durch. Workflows erinnern automatisch.
Mehrere Führungskräfte stellen ein
Koordiniert nicht mehr eine Person alles, braucht es einen gemeinsamen Standard, den jede Führungskraft gleich abarbeitet.
Die Personalakte ist verstreut
Verträge im Postfach, Nachweise im Ordner, Urlaub in einer Excel-Datei: Eine digitale Personalakte bündelt das und macht Fristen nachvollziehbar.
Das Team hat keinen Schreibtisch
Wer auf der Baustelle, im Laden oder in Schichten arbeitet, liest keine E-Mails am PC. Dann hilft eine App fürs Smartphone.
Einstellungen im Ausland
Remote-Mitarbeitende in anderen Ländern bringen fremdes Arbeitsrecht mit. Das ist ein eigener Fall mit eigenen Tools.
Schwellenwert: Solange eine Person alle Einstellungen überblickt und die Checkliste lückenlos abarbeitet, reicht der kostenlose Weg. Kippt einer der beiden Punkte, rechnet sich ein Tool.
Welche Onboarding-Software für wen?
Für KMU mit regelmäßigen Einstellungen: Personio
Onboarding-Workflows, digitale Personalakte und Lohnabrechnung in einem System, auf deutsches Arbeitsrecht ausgelegt.
Bis 49 Mitarbeitende: HR + Payroll Plattform ab 14 €/Monat pro Mitarbeitendem. Ab 50 Mitarbeitenden: Core ab 7,60 €/Monat pro Mitarbeitendem, Payroll als Add-on ab 5 €.
Für preisbewusste KMU: Factorial
Onboarding-Checklisten, digitale Dokumente und Personalakte, Zeiterfassung und Abwesenheiten in einer Oberfläche. Factorial Core kostet ab 8 US$/Monat pro Nutzer.
Für Teams ohne festen Schreibtisch: Connecteam
App-basiert: Onboarding-Kurse, Checklisten, Dokumente und Schichtpläne direkt auf dem Smartphone. Der Small Business Plan kostet 0 US$/Monat und ist für kleine Teams ein realistischer Einstieg.
Nur bei Einstellungen im Ausland: Deel
Sinnvoll, wenn Mitarbeitende oder Freelancer in anderen Ländern arbeiten: Verträge nach lokalem Recht, Employer of Record und Auszahlung. Auftragnehmer ab 49 US$/Monat pro Auftragnehmer. Für rein deutsche Teams unnötig.
Kein Tool ersetzt den Einarbeitungsplan. Software organisiert die Aufgaben, das Willkommen muss trotzdem ein Mensch übernehmen.
Häufige Fragen zum Onboarding neuer Mitarbeiter
Was bedeutet Onboarding neuer Mitarbeiter?
Onboarding ist die geplante Einarbeitung und Integration neuer Beschäftigter. Es beginnt mit der Vertragsunterschrift und endet meist mit der Probezeit. Dazu gehören Formalitäten, Arbeitsplatz, fachliche Einarbeitung und das Ankommen im Team.
Welche 4 Phasen gibt es im Onboarding-Prozess?
Häufig werden Preboarding, erster Arbeitstag, Orientierung in den ersten Wochen und Integration bis zum Ende der Probezeit unterschieden. Dieser Ratgeber fasst die letzten beiden zu den ersten 100 Tagen zusammen.
Wie begrüßt man einen neuen Mitarbeiter?
Persönlich und vorbereitet: Führungskraft oder Buddy holen die Person ab, der Arbeitsplatz ist eingerichtet, das Team weiß Bescheid. Vorab hilft eine kurze Willkommensnachricht mit Uhrzeit, Ort und Ablauf des ersten Tages.
Was gehört zu einem guten Onboarding?
Ein vollständiger Nachweis der Arbeitsbedingungen, ein funktionierender Arbeitsplatz, eine feste Ansprechperson, ein Einarbeitungsplan mit Terminen und regelmäßige Feedbackgespräche bis zum Ende der Probezeit.
Reicht eine E-Mail als Nachweis nach dem Nachweisgesetz?
Seit dem 01.01.2025 in den meisten Fällen ja, wenn das Dokument speicherbar und ausdruckbar ist und du eine Empfangsbestätigung anforderst. In den Branchen nach § 2a SchwarzArbG bleibt die Schriftform auf Papier Pflicht.
Brauche ich für das Onboarding eine HR-Software?
Nein. Bei wenigen Einstellungen im Jahr reichen Checkliste und vollständiger Arbeitsvertrag. Software lohnt sich, wenn monatlich eingestellt wird, mehrere Führungskräfte beteiligt sind oder das Team ohne festen Schreibtisch arbeitet.
🕒 Stand: September 2026. Quellen: Nachweisgesetz (§ 2 und § 4 NachwG) und § 2a SchwarzArbG auf gesetze-im-internet.de, Haufe Onboarding-Studie 2023 und softgarden-Umfrage (zitiert nach uscout.io), personio.de HR-Lexikon „Onboarding“, IHK Coburg, Preisangaben der Anbieter. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.
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