Kassenbuch führen: Pflicht, Regeln, Vorlage und digitale Lösung

Kaufleute und Handelsregister-Firmen

Kaufleute nach § 238 Abs. 1 HGB sind buchführungspflichtig. Dazu gehören Firmen mit Handelsregistereintrag wie GmbH oder AG. Wer buchführungspflichtig ist und Bargeschäfte tätigt, muss mindestens ein Kassenbuch führen.

Gewerbetreibende über den Grenzen

Auch ohne Handelsregistereintrag werden Gewerbetreibende buchführungspflichtig, wenn sie mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Jahr erzielen. Dann gilt die Kassenbuch-Pflicht bei Bargeschäften ebenso.

EÜR-Rechner (Kleingewerbe, Freiberufler)

Wer den Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, ist nach einem Beschluss des Bundesfinanzhofs nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Das betrifft die meisten Kleinunternehmer, Kleingewerbetreibenden und Freiberufler.

Aber: Einzelaufzeichnung gilt für alle

Seit dem 29. Dezember 2016 schreibt § 146 AO die Einzelaufzeichnung gesetzlich vor. Sie gilt unabhängig davon, ob du eine E-Bilanz oder eine EÜR einreichst. Jede Bareinnahme und Barausgabe muss also einzeln festgehalten werden.

Belegnummer

Fortlaufende Nummer, die auf den zugehörigen Beleg verweist. So findet jeder Prüfer zu jeder Buchung den passenden Kassenzettel oder die Quittung.

Datum

Der Tag des Geschäftsvorfalls. Die Einträge stehen streng in zeitlicher Reihenfolge.

Buchungstext

Kurze, verständliche Beschreibung: Was wurde verkauft oder bezahlt, und an wen?

Einnahme

Betrag, der bar in die Kasse geflossen ist, etwa aus einem Verkauf oder einer Einlage.

Ausgabe

Betrag, der bar aus der Kasse genommen wurde, etwa für Büromaterial oder eine Entnahme.

Kassenbestand

Der laufende Saldo nach jeder Buchung. Er muss mit dem tatsächlich gezählten Bargeld übereinstimmen. Eine Kasse kann nie weniger als null Euro enthalten.

Einzeln

Jeder Geschäftsvorfall bekommt einen eigenen Eintrag. Tagessummen ohne Einzelaufstellung reichen nur in Ausnahmefällen.

Vollständig

Lückenlos: Keine Bareinnahme und keine Barausgabe darf fehlen, auch keine Privatentnahme oder Einlage.

Richtig

Beträge und Beschreibungen müssen den tatsächlichen Vorgängen entsprechen und zu den Belegen passen.

Zeitgerecht

Einträge zeitnah erfassen, bei regelmäßigem Bargeldverkehr also täglich. Nachträgliches Rekonstruieren am Monatsende ist riskant.

Geordnet

Chronologisch, fortlaufend nummeriert und mit klarer Zuordnung zu den Belegen.

Kassensystem mit TSE

Eine Registrierkassenpflicht gibt es nicht. Wer ein elektronisches Kassensystem nutzt, braucht aber zwingend eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die jeden Verkauf kryptografisch absichert.

Handschriftlich (Kassenbuch führen kostenlos)

Ein gebundenes Kassenbuch aus dem Schreibwarenhandel mit den sechs Spalten oben. Korrekturen nur durchstreichen, nie überschreiben oder schwärzen. Gut für Vereine und sehr kleine Barkassen.

Kassenbuch Excel

Bequem, weil der Kassenbestand automatisch rechnet. Das Problem: Eine normale Excel-Datei lässt sich jederzeit ändern, ohne dass die ursprüngliche Eingabe sichtbar bleibt. Genau das widerspricht dem Ziel manipulationssicherer Aufzeichnungen.

Kassenbuch PDF als Vorlage

Ausdruckbare Vorlagen und Checklisten, etwa „Kassenbuch richtig führen“ vom handwerk magazin, helfen beim Einstieg. Ausgefüllt werden sie dann handschriftlich, mit denselben Pflichten wie ein gebundenes Buch.

Digitales Kassenbuch

Buchhaltungssoftware mit Kassenbuch-Funktion rechnet automatisch, verknüpft Belege und schreibt Buchungen fest. Sinnvoll, sobald du regelmäßig Bargeld annimmst.

Lexware Office

Hat ein elektronisches Kassenbuch für Bargeschäfte, ausgewiesen als GoBD-konform, mit automatischen Berechnungen. Tarife von S (7,90 €/Monat) bis XL (32,90 €/Monat), 30 Tage kostenlos testbar. Welcher Tarif das Kassenbuch enthält, im Test prüfen.

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sevDesk

Buchhaltungssoftware mit kostenlosem Einstieg (0 €/Monat) und Buchhaltungs-Tarifen ab 25,90 €/Monat. Hat ein digitales Kassenbuch, in dem du Barzahlungen erfasst und den Kassenbestand im Blick behältst. Welcher Tarif es enthält, zeigt der Tarifvergleich.

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BuchhaltungsButler

Automatisierte Buchhaltung mit Tarifen Light (9,90 €/Monat), Smart (29,90 €/Monat) und Premium (129,90 €/Monat). Eine Kassenbuch-Funktion ist in unserer Recherche nicht belegt. Vor der Entscheidung beim Anbieter nachfragen.

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Für Einzelhandel und Gastronomie am besten: Kassensystem plus digitale Buchhaltung

Täglicher Bargeldverkehr mit vielen Einzelverkäufen lässt sich per Hand kaum sauber einzeln aufzeichnen. Ein Kassensystem mit TSE deckt die Einzelaufzeichnung ab, ein digitales Kassenbuch wie in Lexware Office ordnet Einlagen, Entnahmen und Barausgaben.

Für Freelancer ohne Bargeld am besten: kein Kassenbuch

Wer nur per Überweisung abrechnet und eine EÜR macht, braucht kein Kassenbuch. Eine Buchhaltungssoftware für Rechnungen und Belege reicht. Den seltenen Barbeleg erfasst du einfach einzeln mit Beleg.

Für Vereine am besten: Vorlage oder gebundenes Buch

Für die Barkasse im Verein genügt meist ein handschriftliches Kassenbuch oder eine Vorlage. Zu jeder Kassenzählung gehört ein Zählprotokoll, das mit dem Kassenbestand abgeglichen wird. Die Kassenprüfung wird dadurch deutlich einfacher.

Für Kleingewerbe mit gelegentlichem Bargeld: Vorlage zuerst

Bei wenigen Barverkäufen im Monat reicht eine saubere Vorlage mit Belegnummern. Steigt der Bargeldanteil, lohnt sich der Umstieg auf ein digitales Kassenbuch.

Anfangsbestand übernehmen

Der Tag startet mit dem Endbestand des Vortags. Weicht das gezählte Bargeld davon ab, muss die Differenz geklärt werden.

Jeden Vorgang sofort erfassen

Verkauf, Einkauf, Einlage oder Entnahme: Jeder Vorgang bekommt eine Zeile mit Belegnummer, Datum, Text und Betrag.

Beleg ablegen

Beleg mit der passenden Nummer versehen und geordnet aufbewahren. Für Privatentnahmen einen Eigenbeleg ausstellen.

Kasse zählen und abgleichen

Am Tagesende Bargeld zählen und mit dem Kassenbestand im Buch vergleichen. Das Ergebnis in einem Zählprotokoll festhalten.

Ist es Pflicht, ein Kassenbuch zu führen?

Pflicht ist es für Buchführungspflichtige mit Bargeschäften: Kaufleute, Handelsregister-Firmen und Gewerbetreibende über 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn im Jahr. EÜR-Rechner müssen kein Kassenbuch führen, Bareinnahmen aber einzeln aufzeichnen.

Wie führt man ein Kassenbuch richtig?

Jeden Barvorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfassen. Zu jeder Buchung gehört ein Beleg, und der Kassenbestand muss jederzeit mit dem gezählten Bargeld übereinstimmen.

Welches Kassenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?

Das Finanzamt zertifiziert keine bestimmte Vorlage oder Software. Anerkannt wird ein Kassenbuch, das die Regeln zur ordnungsgemäßen Kassenführung erfüllt. Handschriftlich ist ausdrücklich zulässig. Elektronische Kassensysteme brauchen eine TSE.

Wie erstelle ich ein Kassenbuch selbst?

Lege eine Tabelle mit den Spalten Belegnummer, Datum, Buchungstext, Einnahme, Ausgabe und Kassenbestand an. Auf Papier im gebundenen Buch ist das am unkompliziertesten. Eine Excel-Vorlage ist möglich, aber nachträglich leicht veränderbar.

Muss ich als Kleingewerbe ein Kassenbuch führen?

In der Regel nicht, weil Kleingewerbetreibende meist eine EÜR machen. Nimmst du Bargeld an, musst du die Einnahmen trotzdem einzeln und mit Beleg festhalten. Eine einfache Vorlage erfüllt das oft am leichtesten.

Darf ich ein Kassenbuch handschriftlich führen?

Ja. Ohne Kassensystem sieht das Merkblatt der Finanzverwaltung ausdrücklich manuelle Aufzeichnungen vor, zum Beispiel in Form eines Kassenbuchs. Wichtig: nichts radieren oder überschreiben, Korrekturen lesbar durchstreichen.