Quittung schreiben: Pflichtangaben, Vorlage und Sonderfall Kleinunternehmer
Was auf eine gültige Quittung gehört, wann die Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto reicht, wie du die Umsatzsteuer richtig angibst und ab wann sich Rechnungssoftware wirklich lohnt.
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Für eine gültige Quittung brauchst du keine Software: Ein Quittungsblock oder unsere kostenlose Vorlage reicht, solange die Pflichtangaben stimmen.
- Bis 250 € brutto: Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV
- Kleinunternehmer: keine USt, Hinweis auf § 19 UStG
- Software lohnt sich erst bei regelmäßigen Belegen
Kurz & knapp: So schreibst du eine gültige Quittung
Eine Quittung bestätigt schriftlich, dass du Geld erhalten hast. Das klappt per Hand, mit Block oder mit Vorlage. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern dass Aussteller, Datum, Leistung, Betrag und Steuerangabe vollständig auf dem Beleg stehen.
Wer nur gelegentlich bar kassiert, fährt mit Vorlage oder Block am günstigsten. Wer jede Woche Belege schreibt, spart mit Rechnungssoftware Zeit bei Nummerierung, Archivierung und Buchhaltung. Beides findest du unten im Detail.
Quittung, Rechnung, Kassenbon: Was ist was?
Quittung
Schriftliche Bestätigung, dass ein Betrag bezahlt wurde. Typisch bei Barzahlung. Wer zahlt, kann sie nach § 368 BGB vom Empfänger verlangen.
Rechnung
Fordert eine Zahlung an oder dokumentiert eine Leistung. Für die Umsatzsteuer gelten die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG.
Quittierte Rechnung
Eine Rechnung mit dem Vermerk „Betrag bar erhalten“, Datum und Unterschrift. Sie ist Rechnung und Zahlungsnachweis in einem.
Kassenbon
Beleg aus einer elektronischen Kasse. Bis 250 € brutto erfüllt er meist die Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung.
Steuerlich zählt nicht, ob „Quittung“ oder „Rechnung“ über dem Beleg steht, sondern ob die Pflichtangaben drauf sind.
Kostenlose Quittung-Vorlage zum Abschreiben
Die Vorlagen unten kannst du auf Papier übertragen, in Word oder Excel kopieren und als PDF speichern. Eckige Klammern ersetzt du durch deine Angaben. Die Belegnummer ist bei Kleinbeträgen rechtlich keine Pflicht, hilft aber bei der Buchhaltung.
Vorlage für Unternehmer (bis 250 € brutto)
QUITTUNG Nr. [fortlaufende Nummer]
Aussteller: [Name, Anschrift]
Erhalten von: [Name des Zahlenden]
Für: [Menge und Art der Ware oder Leistung]
Betrag: [Bruttobetrag] € (in Worten: [Betrag in Worten])
Im Betrag sind [Steuersatz] % USt enthalten.
[Ort], [Datum], [Unterschrift]
Vorlage für Kleinunternehmer
QUITTUNG Nr. [fortlaufende Nummer]
Aussteller: [Name, Anschrift]
Erhalten von: [Name des Zahlenden]
Für: [Menge und Art der Ware oder Leistung]
Betrag: [Betrag] € (in Worten: [Betrag in Worten])
Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
[Ort], [Datum], [Unterschrift]
Vorlage für Privatpersonen
QUITTUNG
Ich, [Name, Anschrift], habe von [Name des Zahlenden] den Betrag von [Betrag] € (in Worten: [Betrag in Worten]) für [Gegenstand oder Leistung] bar erhalten.
[Ort], [Datum], [Unterschrift]
Schreib den Betrag immer in Ziffern und in Worten (z. B. 50,00 € / fünfzig Euro). Das erschwert nachträgliche Änderungen.
Quittung Pflichtangaben: Welche gelten für dich?
Privat an privat
Keine steuerlichen Pflichtangaben. Sinnvoll sind Namen beider Seiten, Betrag, Zweck, Ort, Datum und Unterschrift des Empfängers. Umsatzsteuer weist du nicht aus.
Unternehmer bis 250 € brutto
Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV: Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Details im nächsten Abschnitt.
Unternehmer über 250 € brutto
Vollständige Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG: unter anderem Kundendaten, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Nummer, Leistungszeitpunkt sowie Netto, Steuersatz und Steuerbetrag getrennt.
Kleinunternehmer
Keine Umsatzsteuer ausweisen, dafür ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Über 250 € gilt die vereinfachte Rechnung nach § 34a UStDV.
Die meisten Barquittungen im Alltag liegen unter 250 € brutto. Dann reichen fünf Angaben.
Kleinbetragsrechnung: Die fünf Angaben nach § 33 UStDV
Aussteller
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers. Ein Firmenstempel erfüllt das.
Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem du die Quittung ausstellst.
Leistung
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Dienstleistung. „Diverses“ reicht nicht.
Bruttobetrag
Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe. Ein getrennter Ausweis der Umsatzsteuer ist nicht nötig.
Steuersatz
Der angewendete Steuersatz oder, bei steuerfreien Umsätzen, ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Nicht nötig sind bei Kleinbeträgen: Name des Kunden, Rechnungsnummer, Steuernummer und Leistungszeitpunkt. Dein Kunde kann die Vorsteuer trotzdem abziehen, er rechnet sie aus dem Bruttobetrag heraus.
Die Grenze von 250 € gilt brutto, also inklusive Umsatzsteuer. Liegt der Betrag darüber, brauchst du eine vollständige Rechnung.
Umsatzsteuer auf der Quittung richtig angeben
Bis 250 € brutto
Bruttobetrag plus Steuersatz, zum Beispiel „Im Betrag sind 19 % USt enthalten“. Mehr verlangt § 33 UStDV nicht.
Über 250 € brutto
Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag getrennt aufführen. Ein handschriftlicher Block mit USt-Feldern schafft das, eine reine Barquittung nicht.
Mehrere Steuersätze
Verkaufst du Waren mit 7 % und 19 % auf einem Beleg, gib die Beträge je Steuersatz getrennt an.
Privatpersonen
Keine Umsatzsteuer, kein Steuersatz, kein Hinweis nötig. Eine Privatperson ist kein Unternehmer im Sinne des UStG.
Wer Umsatzsteuer ausweist, obwohl er es nicht darf, schuldet sie dem Finanzamt trotzdem (§ 14c UStG).
Quittung als Kleinunternehmer: Das gilt nach § 19 UStG
Als Kleinunternehmer berechnest du keine Umsatzsteuer. Auf der Quittung steht deshalb nur ein Betrag, ohne Steuersatz und ohne Steuerbetrag. Stattdessen braucht der Beleg einen Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.
Bis 250 € brutto reichen die fünf Angaben der Kleinbetragsrechnung, wobei der Hinweis auf § 19 UStG den Steuersatz ersetzt. Bei höheren Beträgen nutzt du die vereinfachte Rechnung nach § 34a UStDV.
Formulierung A
„Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
Formulierung B
„Steuerfreie Kleinunternehmerleistung nach § 19 UStG.“
Typischer Fehler
Ein gekaufter Quittungsblock mit vorgedrucktem MwSt-Feld. Streich das Feld durch oder lass es leer und ergänze den Hinweis.
Als Kleinunternehmer niemals „inkl. MwSt.“ auf die Quittung schreiben. Sonst schuldest du die ausgewiesene Steuer.
Quittung per Hand schreiben: Schritt für Schritt
Überschrift und Nummer
„Quittung“ oben drüber, daneben eine fortlaufende Belegnummer für deine Ablage.
Aussteller eintragen
Name und Anschrift, als Unternehmer gern per Stempel.
Zahlenden nennen
Bei Kleinbeträgen freiwillig, aber hilfreich, wenn der Kunde den Beleg für seine Buchhaltung braucht.
Leistung beschreiben
Konkret: Menge, Artikel oder Tätigkeit. Keine Sammelbegriffe.
Betrag und Steuer
Betrag in Ziffern und Worten, dazu Steuersatz oder Kleinunternehmer-Hinweis.
Ort, Datum, Unterschrift
Erst die Unterschrift macht die Empfangsbestätigung vollständig. Durchschrift oder Kopie für dich behalten.
Mit Kugelschreiber schreiben, nicht mit Bleistift, und die Kopie aufbewahren. Ein Beleg, den du nicht mehr hast, zählt nicht.
Quittungsblock, Vorlage oder Rechnungssoftware?
Ein Block oder die Vorlage oben erfüllt alle Pflichtangaben. Software bringt erst dann echten Mehrwert, wenn du regelmäßig Belege schreibst: Sie nummeriert automatisch, archiviert GoBD-konform, bucht Einnahmen direkt und erstellt E-Rechnungen für Geschäftskunden.
Quittungsblock
Aus dem Schreibwarenladen, oft mit Durchschlag und laufender Nummer. Für gelegentliche Barzahlungen vor Ort am besten. Nachteil: Belege musst du selbst ablegen und buchen.
Kostenlose Vorlage
Die Vorlage oben in Word oder Excel, als PDF drucken oder mailen. Für Privatverkäufe und seltene Quittungen am besten. Nummerierung und Ablage bleiben Handarbeit.
Papierkram
Free-Tarif für 0 €/Monat, bezahlte Tarife S 12,90 €, M 24,90 € und L 49,90 €/Monat. Für Freelancer, die kostenlos einsteigen und später Buchhaltung und Zeiterfassung dazunehmen wollen, am besten. Papierkram ansehen
sevDesk
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Lexware
S 7,90 €, M 12,90 €, L 21,90 €, XL 32,90 €/Monat, Lohn & Gehalt als Add-on ab 12,90 €/Monat. Für kleine Betriebe mit Mitarbeitern oder günstigem Einstieg in bezahlte Software am besten. Lexware ansehen
FastBill
Solo 10 €, Plus 15 €, Pro 30 €/Monat, Premium ab 59 €/Monat. Für Freelancer, die vor allem schnell Rechnungen schreiben und Belege sammeln wollen, am besten. FastBill ansehen
Faustregel: Ein paar Quittungen im Monat gehen gut von Hand. Schreibst du regelmäßig Belege oder Rechnungen an Firmen, spart Software mehr Zeit, als sie kostet.
Quittung und E-Rechnungspflicht
Kleinbeträge ausgenommen
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto dürfen auch zwischen Unternehmen weiter auf Papier oder als PDF ausgestellt werden (§ 33 UStDV).
Kleinunternehmer ausgenommen
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem.
B2B über 250 €
Hier wird die E-Rechnung relevant. Rechnungssoftware erzeugt die strukturierten Formate automatisch, eine handschriftliche Quittung kann das nicht.
Für die klassische Barquittung im Laden ändert die E-Rechnung nichts. Prüf bei B2B-Belegen über 250 € aber, welche Übergangsregeln für dich gelten.
Häufige Fragen rund um die Quittung
Wie schreibt man die Quittung?
Überschrift „Quittung“, Aussteller, Leistung, Betrag in Ziffern und Worten, Steuersatz oder Kleinunternehmer-Hinweis, Ort, Datum und Unterschrift. Bis 250 € brutto reichen die Angaben nach § 33 UStDV.
Kann ich als Privatperson eine Quittung schreiben?
Ja. Jeder, der Geld erhält, kann den Empfang quittieren. Privatpersonen weisen keine Umsatzsteuer aus. Namen, Betrag, Zweck, Datum und Unterschrift genügen.
Wie schreibe ich eine Quittung per Hand?
Mit Quittungsblock oder leerem Blatt und Kugelschreiber: Angaben aus der Vorlage oben eintragen, unterschreiben und eine Durchschrift oder Kopie für deine Unterlagen behalten.
Wie sieht eine ordnungsgemäße Quittung aus?
Sie ist eindeutig, vollständig und unterschrieben. Für Unternehmer bedeutet ordnungsgemäß: die Pflichtangaben der Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto oder einer vollständigen Rechnung darüber.
Braucht eine Quittung eine Rechnungsnummer?
Bei Kleinbeträgen bis 250 € brutto nicht. Eine fortlaufende Nummer ist trotzdem sinnvoll, weil sie deine Belege lückenlos und prüfbar macht.
Darf ich als Kleinunternehmer Mehrwertsteuer auf die Quittung schreiben?
Nein. Du weist keine Umsatzsteuer aus und ergänzt den Hinweis auf § 19 UStG. Weist du sie trotzdem aus, schuldest du den Betrag dem Finanzamt.
🕒 Stand: September 2026. Quellen: § 368 BGB, §§ 14, 14c und 19 UStG, §§ 33 und 34a UStDV, Lexware Unternehmerlexikon „Quittung“, sevDesk Ratgeber Kleinbetragsrechnung, Stripe Ratgeber Quittungen für Kleinunternehmer, Preisseiten der Anbieter. Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung. Transparenz: Links über /go/ sind Affiliate-Links. Buchst du darüber, erhalten wir eventuell eine Provision, der Preis ändert sich für dich nicht.
