Angebot schreiben Programm: der ehrliche Weg 2026
Ein einzelnes Angebot geht kostenlos mit einer Vorlage. Sobald Angebote regelmäßig rausgehen, spart die richtige Angebotssoftware jede Woche Zeit – vom fertigen Layout bis zum Ein-Klick-Schritt vom Angebot zur Rechnung.
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Kurz & knapp
Der Weg vom Angebot zur Rechnung läuft mit einem Klick, und die fortlaufende Nummerierung bleibt dabei GoBD-konform – genau das, was ein Angebot schreiben Programm im Alltag leisten muss.
Du hast im Grunde zwei Möglichkeiten. Schreibst du nur ab und zu ein Angebot, reicht eine kostenlose Word- oder PDF-Vorlage vollkommen aus – dazu unten mehr, denn dieser Weg gehört ehrlicherweise zuerst genannt. Verschickst du dagegen mehrere Angebote pro Woche, lohnt sich eine Angebotssoftware: Sie hält Vorlagen bereit, vergibt automatisch fortlaufende Nummern und wandelt ein angenommenes Angebot direkt in eine Rechnung um. sevDesk führt in unserem Test, weil dieser Übergang und die saubere Nummerierung am rundesten laufen. Lexware ist die stärkere Wahl, wenn Buchhaltung und Lohn im selben Haus liegen sollen.
Was du brauchst
Der günstigste Weg, ein Angebot zu schreiben, kostet nichts: Eine Word- oder PDF-Vorlage füllst du mit deinen Positionen, exportierst als PDF und verschickst es. Für den ersten oder zweiten Kunden ist das völlig in Ordnung. Wichtig ist nur, dass ein Angebot ein paar Pflichtangaben sauber enthält, damit es professionell wirkt und später rechtlich sauber in eine Rechnung übergeht.
Dazu gehören: dein vollständiger Name bzw. Firmenname mit Anschrift, die Daten des Empfängers, ein eindeutiges Angebotsdatum sowie eine Angebotsnummer. Weiter brauchst du eine klare Auflistung der Leistungen oder Produkte mit Einzel- und Gesamtpreisen, die Angabe, ob die Preise netto oder brutto sind, den passenden Umsatzsteuersatz (oder den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung), eine Gültigkeitsdauer des Angebots und deine Zahlungs- bzw. Lieferbedingungen. Wer als Kleinunternehmer arbeitet, ergänzt den entsprechenden Hinweis nach §19 UStG statt eines Steuerausweises.
Genau hier zeigt sich, wo eine Vorlage an ihre Grenzen kommt. Sobald du mehrere Angebote im Monat schreibst, wird das manuelle Hochzählen der Nummern und das Kopieren alter Dokumente fehleranfällig. Eine Angebot erstellen Software übernimmt das automatisch, speichert deine Kunden und Positionen und sorgt dafür, dass keine Nummer doppelt vergeben wird. Und der eigentliche Zeitgewinn kommt danach: Nimmt der Kunde an, wandelst du das Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um – ohne alles neu zu tippen. Wie dieser Rechnungsschritt danach weiterläuft, zeigen wir im Programm-Vergleich zum Rechnung schreiben im Detail.
Die beiden folgenden Tools decken diesen Alltag am zuverlässigsten ab. Wir haben sie danach ausgewählt, wie sauber der Weg vom Angebot zur Rechnung funktioniert und für wen sich das jeweils am meisten lohnt.
Schritt für Schritt: vom leeren Blatt zum verschickten Angebot
Stammdaten einmal hinterlegen
Trage deinen Firmennamen, Anschrift, Logo, Steuernummer und Bankverbindung ein. Diese Daten erscheinen danach automatisch auf jedem Angebot – egal ob du eine Vorlage nutzt oder eine Angebotssoftware. Einmal sauber gepflegt, sparst du dir das Abtippen bei jedem neuen Dokument.
Kunde und Angebotsnummer festlegen
Wähle den Empfänger aus oder lege ihn neu an. Die Angebotsnummer sollte fortlaufend und eindeutig sein. In einer Software passiert das automatisch; bei einer Vorlage musst du selbst darauf achten, keine Nummer doppelt zu vergeben.
Positionen eintragen
Liste jede Leistung oder jedes Produkt mit Menge, Einzelpreis und Beschreibung auf. Achte auf den korrekten Steuersatz je Position. Alternativpositionen – etwa „Basis“ und „Premium“ – helfen dem Kunden bei der Entscheidung und erhöhen die Abschlusschance.
Gültigkeit und Konditionen ergänzen
Setze eine Gültigkeitsdauer (etwa 14 oder 30 Tage) und ergänze Zahlungs- sowie Lieferbedingungen. Ein freundlicher Einleitungssatz und ein klarer Abschluss mit Handlungsaufforderung wirken professioneller als eine nackte Preisliste.
Als PDF prüfen und versenden
Kontrolliere die Vorschau: Stimmen Summen, Steuersatz und Adressdaten? Danach als PDF exportieren und per E-Mail verschicken. Eine Software versendet direkt aus dem Programm und protokolliert, wann das Angebot rausging.
Angebot in Rechnung umwandeln
Sagt der Kunde zu, wird aus dem Angebot eine Rechnung – in einer Angebotssoftware mit einem Klick, inklusive übernommener Positionen und neuer, fortlaufender Rechnungsnummer. Genau dieser Schritt ist der größte Zeitgewinn gegenüber der Vorlage.
Typische Fehler & worauf du achten solltest
Angebotsnummern doppelt vergeben. Wer mit Vorlagen arbeitet und alte Dokumente kopiert, vergisst leicht, die Nummer hochzuzählen. Doppelte Nummern wirken unprofessionell und erschweren später die Zuordnung zur Rechnung. Eine Software verhindert das automatisch.
Steuersatz und Netto/Brutto verwechseln. Ein häufiger Fehler ist, Preise brutto anzugeben, aber netto zu meinen – oder umgekehrt. Kennzeichne immer eindeutig, ob Preise inklusive oder exklusive Umsatzsteuer sind, und weise den Steuersatz sauber aus. Kleinunternehmer setzen stattdessen den Hinweis nach §19 UStG.
Keine Gültigkeitsdauer angeben. Ohne Frist bleibt unklar, wie lange dein Preis gilt. Das wird unangenehm, wenn ein Kunde nach Monaten zum alten Preis bestellen möchte. Eine klare Gültigkeit von zum Beispiel 14 Tagen schafft Sicherheit für beide Seiten.
„Kostenlos“ mit dem Kleingedruckten verwechseln. Manche Tools werben mit einem kostenlosen Einstieg, begrenzen aber die Zahl der Angebote oder blenden Funktionen aus. Prüfe, ob der Gratis-Weg wirklich zu deinem Volumen passt – für ein einzelnes Angebot reicht oft schon eine simple Vorlage ohne jedes Tool.
Angebot und Rechnung getrennt führen. Wer Angebote in einem Programm schreibt und Rechnungen in einem anderen, verliert Zeit und riskiert Übertragungsfehler. Der große Vorteil einer Angebotssoftware ist die durchgehende Kette. Wenn du ohnehin Kundenbeziehungen strukturiert pflegen willst, lohnt zusätzlich ein Blick auf CRM-Software für kleine Unternehmen.
Häufige Fragen zu angebot schreiben programm
Kann ich ein Angebot schreiben kostenlos erledigen?
Ja. Für ein einzelnes Angebot reicht eine kostenlose Word- oder PDF-Vorlage vollkommen aus. Du füllst deine Positionen ein, exportierst als PDF und verschickst es. Sobald du regelmäßig Angebote schreibst, spart eine Angebotssoftware allerdings spürbar Zeit.
Wann lohnt sich eine Angebotssoftware statt einer Vorlage?
Sobald du mehrere Angebote pro Woche schreibst oder Angebote regelmäßig in Rechnungen umwandelst. Dann zahlen sich automatische Nummerierung, gespeicherte Kunden und der Ein-Klick-Weg zur Rechnung schnell aus.
Kann ich ein Angebot in eine Rechnung umwandeln?
In einer Angebotssoftware ja, meist mit einem Klick. Die Positionen werden übernommen, und es entsteht eine neue, fortlaufende Rechnungsnummer. Bei reinen Vorlagen musst du die Rechnung manuell neu erstellen.
Muss ein Angebot rechtlich bestimmte Angaben enthalten?
Ein Angebot ist rechtlich freier als eine Rechnung, sollte aber Absender, Empfänger, Datum, Angebotsnummer, klare Positionen mit Preisen, den Steuersatz sowie eine Gültigkeitsdauer enthalten. So geht es später sauber in eine Rechnung über.
Welche Software passt am besten zu mir?
Für den runden Weg vom Angebot zur Rechnung ist sevDesk unsere Empfehlung. Wer Buchhaltung und Lohn zusätzlich unter einem Dach bündeln möchte, ist mit Lexware besser aufgehoben. Die Details vergleichen wir in unserem sevDesk-vs-Lexware-Test.
Brauche ich als Kleinunternehmer etwas Besonderes?
Ja, statt eines Umsatzsteuerausweises setzt du den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG. Beide vorgestellten Programme unterstützen diese Einstellung, sodass sie automatisch auf jedem Angebot erscheint.
🕒 Stand: Juli 2026.
