Rechnung schreiben: welches Programm wann wirklich lohnt
Für eine einzelne Rechnung reicht oft eine kostenlose Vorlage. Wer regelmäßig fakturiert und GoBD-konform aufbewahren muss, spart mit einem echten Rechnungsprogramm Zeit und Ärger. Hier erfährst du ehrlich, wann welcher Weg passt.
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Kurz & knapp
Für Selbstständige und Kleinunternehmer der schlankste Einstieg: Rechnung in wenigen Minuten geschrieben, GoBD-konform archiviert und direkt für die Steuer vorbereitet.
Die ehrliche Antwort zuerst: Musst du nur ein einziges Mal eine Rechnung erstellen, brauchst du keine Software. Eine kostenlose Word- oder Excel-Vorlage oder das Muster deiner Handwerkskammer bzw. des Finanzamts genügt völlig – ausfüllen, als PDF speichern, fertig. Ein Rechnungsprogramm lohnt erst, wenn Rechnungen laufend anfallen, die Umsatzsteuer-Voranmeldung dazukommt und du deine Belege revisionssicher aufbewahren musst. Genau ab diesem Punkt wird aus einer netten Vorlage schnell eine Fehlerquelle.
Was du brauchst
Eine Rechnung ist kein freies Textdokument – der Gesetzgeber schreibt Pflichtangaben vor. Fehlt eine davon, kann dein Kunde den Vorsteuerabzug verlieren und du musst nachbessern. Auf jede Rechnung gehören: vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, ein eindeutiges, fortlaufendes Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, das Netto-Entgelt, der Steuersatz samt Steuerbetrag – und der Bruttobetrag.
Zwei Sonderfälle solltest du kennen. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus; stattdessen gehört ein Hinweis auf die Regelung auf die Rechnung (etwa: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“). Und egal ob mit oder ohne Steuer: Seit 2025 gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland die E-Rechnungspflicht – die Rechnung muss in einem strukturierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung vorliegen, ein reines PDF reicht im B2B-Bereich nicht mehr.
Ein simples Word-Dokument kann das nicht leisten, ein modernes Rechnungsprogramm schon. Wenn du eine gobd konforme rechnung erstellen und zehn Jahre unveränderbar archivieren willst, führt an einer echten rechnung erstellen software kaum ein Weg vorbei. Mehr Hintergrund dazu findest du in unserem Vergleich der besten Buchhaltungssoftware.
Schritt für Schritt: die erste Rechnung mit Programm
Stammdaten anlegen
Trage einmalig deine Firmen- und Kontaktdaten, Steuernummer bzw. USt-ID und deine Bankverbindung ein. Kleinunternehmer setzen hier den §19-Status – dann rechnet das Programm automatisch ohne Umsatzsteuer.
Kunde erfassen
Lege deinen Kunden mit vollständiger Anschrift an. Beim nächsten Auftrag wählst du ihn einfach aus – das spart Tipparbeit und verhindert Zahlendreher in der Adresse.
Positionen eintragen
Beschreibe Leistung oder Ware, Menge, Einzelpreis und Steuersatz. Das Programm rechnet Netto, Steuer und Brutto fehlerfrei zusammen – der häufigste manuelle Rechenfehler entfällt.
Rechnungsnummer & Datum prüfen
Die fortlaufende Nummer vergibt die Software automatisch lückenlos. Prüfe Leistungsdatum und Zahlungsziel, damit die Fälligkeit für dich und den Kunden eindeutig ist.
Als E-Rechnung ausgeben
Für Geschäftskunden erzeugst du das strukturierte Format (ZUGFeRD/XRechnung) statt eines reinen PDFs. Für Privatkunden genügt weiterhin das klassische PDF.
Versenden & archivieren
Rechnung direkt aus dem Programm verschicken. Die Kopie wird GoBD-konform und unveränderbar gespeichert – bereit für Steuerberater oder Betriebsprüfung.
Typische Fehler & worauf du achten solltest
Lücken in der Rechnungsnummer. Die Nummerierung muss fortlaufend und eindeutig sein. Wer Vorlagen kopiert und Nummern von Hand vergibt, produziert schnell Dopplungen oder Lücken – ein klassischer Beanstandungspunkt bei der Betriebsprüfung. Ein Programm zählt automatisch korrekt hoch.
Rechnungen im Word-Dokument aufbewahren. Eine .docx-Datei lässt sich jederzeit ändern und erfüllt damit die GoBD-Anforderung an Unveränderbarkeit nicht. Auch ein PDF auf dem Desktop ist keine revisionssichere Archivierung. Genau das übernimmt eine rechnung erstellen software im Hintergrund.
Umsatzsteuer falsch oder als Kleinunternehmer versehentlich ausgewiesen. Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer aufführt, schuldet sie dem Finanzamt trotzdem. Umgekehrt vergessen viele den §19-Hinweis. Sauber eingerichtet macht das Programm hier keine Fehler.
Die E-Rechnungspflicht im B2B übersehen. Zwischen Unternehmen reicht seit 2025 kein einfaches PDF mehr. Prüfe, ob dein Weg das strukturierte Format kann – eine Vorlage kann es nicht. Wie eng Rechnung und Steuer zusammenhängen, zeigt auch unser Überblick zur besten Steuer-App.
Software überdimensioniert wählen. Nicht jeder braucht eine große Buchhaltungssuite. Als Solo-Selbstständiger fährst du mit einem schlanken rechnungsprogramm oft besser als mit einem Paket, das auf Betriebe mit Lohnbuchhaltung zugeschnitten ist.
Häufige Fragen zu rechnung schreiben programm
Brauche ich für eine einzelne Rechnung ein Programm?
Nein. Für den Einzelfall genügt eine kostenlose Word- oder Excel-Vorlage bzw. ein offizielles Muster. Ein Programm lohnt erst, wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst und GoBD-konform archivieren musst.
Was kostet ein Rechnungsprogramm?
Das hängt von Anbieter und Umfang ab. Konkrete Preise und Leistungsumfänge findest du im Live-Vergleich oben – dort siehst du die aktuellen Tarife direkt beim jeweiligen Anbieter.
Darf ich als Kleinunternehmer Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben?
Ja. Nach §19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus, musst aber einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf die Rechnung setzen. Gute Programme erledigen das automatisch.
Was bedeutet GoBD-konform?
Die GoBD verlangen, dass digitale Rechnungen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden – in der Regel zehn Jahre. Eine gobd konforme rechnung erreichst du zuverlässig nur mit einer Software, die revisionssicher archiviert.
Muss ich E-Rechnungen erstellen können?
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ja – seit 2025 sind strukturierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung Pflicht. Für Privatkunden bleibt das klassische PDF zulässig.
Welches Programm passt zu mir?
Für Selbstständige und Kleinunternehmer ist ein schlankes Tool wie sevDesk der einfachste Start. Gewachsene Betriebe greifen eher zu Lexware, und wer die Steuer eng mitdenkt, findet in WISO die passende Nähe. Details siehst du im Vergleich oben.
🕒 Stand: Juli 2026.
