Wie schreibt man die erste Mahnung richtig?
Für Selbstständige und kleine Firmen ist sevDesk die beste Wahl, weil es offene Rechnungen überwacht und Zahlungserinnerungen sowie Mahnungen aus vorhandenen Vorlagen mit wenigen Klicks erstellt.
Eine erste Mahnung, oft als freundliche Zahlungserinnerung formuliert, sollte Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offenen Betrag, eine neue Zahlungsfrist und die Bankverbindung enthalten. Der Ton bleibt sachlich und höflich, da es sich oft nur um ein Versehen handelt. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, spart mit einer Buchhaltungssoftware Zeit, weil sie überfällige Rechnungen automatisch erkennt und die Mahnung mit den richtigen Daten befüllt.
Unsere Empfehlungen
- sevDesk — Erkennt überfällige Rechnungen und erstellt Zahlungserinnerungen und Mahnstufen aus Vorlagen.
- Lexware — Lexware Office bietet ein Mahnwesen mit mehreren Stufen und passt gut zu Steuerberatern, die mit Lexware arbeiten.
- FastBill — Schlanke Rechnungssoftware mit Zahlungserinnerungen, gut geeignet für Freelancer.
Im Vergleich
| Tool | Gratis-Tarif | Preis | Bewertung |
|---|---|---|---|
| sevDesk | Ja | ab 12,90 €/Monat | 4 / 5 |
| Lexware | Nein | ab 7,90 €/Monat | 4,5 / 5 |
| FastBill | Nein | ab 9 €/Monat | 4,3 / 5 |
Wann eher nicht
Wer nur sehr selten eine einzelne Mahnung braucht, kommt auch mit einem selbst geschriebenen Brief in einer Textverarbeitung aus. Wer bereits mit Lexware arbeitet oder einen Steuerberater mit Lexware-Anbindung hat, nutzt besser dessen Mahnfunktion.
Häufige Fragen
Ist eine Mahnung Pflicht, bevor der Kunde in Verzug gerät?
Nicht immer. Spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung tritt automatisch Verzug ein, bei Verbrauchern allerdings nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Ist ein festes Zahlungsdatum vereinbart, beginnt der Verzug ohne Mahnung ab diesem Tag.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Bei der ersten Mahnung, mit der der Verzug erst ausgelöst wird, in der Regel nicht. Danach dürfen nur die tatsächlich entstandenen Kosten berechnet werden. Gegenüber Unternehmen ist zusätzlich eine Verzugspauschale von 40 Euro zulässig.
Welche Frist setze ich in der ersten Mahnung?
Üblich sind 7 bis 14 Tage. Am besten nennen Sie ein konkretes Datum statt „innerhalb einer Woche“.
