Mahnung schreiben: Zahlungserinnerung, Mahnstufen, Mahngebühren und Vorlage
Was in eine Mahnung gehört, wie du freundlich und trotzdem klar formulierst, wann Mahngebühren ins Spiel kommen und ab wann sich Buchhaltungssoftware lohnt. Mit Textvorlagen für jede Stufe.
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Für die meisten reichen eine freundliche Zahlungserinnerung und eine klare Mahnung nach kostenloser Vorlage; Software lohnt sich erst, wenn du regelmäßig viele offene Rechnungen im Blick behalten musst.
- Gesetzlich genügt grundsätzlich eine Mahnung
- Keine Formpflicht, schriftlich ist aber besser belegbar
- Software ab 7,90 €/Monat (Lexware S)
Kurz & knapp: So schreibst du eine Mahnung
Für einzelne Fälle brauchst du kein Tool. Das Muster Mahnschreiben der IHK München oder unsere Textvorlagen weiter unten reichen aus. Wichtig sind vollständige Rechnungsdaten, der offene Betrag und eine klare Zahlungsfrist.
Eine Mahnung ist die Aufforderung an deinen Kunden, eine fällige Rechnung zu bezahlen. Voraussetzung ist immer eine bereits gestellte Rechnung, deren Zahlungsziel abgelaufen ist. Vorher ist eine Mahnung verfrüht.
Wie viele Mahnschreiben du verschickst, ist nicht festgelegt. Gesetzlich erforderlich ist grundsätzlich nur eine Mahnung. Mehrere Stufen sind eine Frage von Kundenbeziehung und Geduld, keine Pflicht.
Diese Angaben gehören in jede Mahnung
Absender und Empfänger
Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, dazu deine Steuernummer oder USt-IdNr. wie auf der Rechnung.
Rechnungsbezug
Rechnungsnummer und Datum der ursprünglichen Rechnung. So kann der Kunde die Forderung sofort zuordnen.
Offener Betrag
Die offene Gesamtsumme. Falls du ab der zweiten Mahnung Mahngebühren berechnest, weist du sie getrennt aus.
Konkrete Zahlungsfrist
Ein festes Datum oder eine klare Frist, zum Beispiel 7 Tage. Ein festes Datum lässt am wenigsten Spielraum für Missverständnisse.
Bankverbindung
Deine Kontodaten für die Überweisung, damit der Kunde nicht erst die alte Rechnung suchen muss.
Eine Mahnung ohne Rechnungsnummer und ohne klare Frist wirkt wie eine Bitte. Mit beiden wird sie zur eindeutigen Aufforderung.
Mahnstufen: Von der Zahlungserinnerung bis zum Mahnverfahren
In der Praxis arbeiten viele Unternehmen mit mehreren Stufen, die im Ton schrittweise deutlicher werden. Die Zahlungserinnerung wird oft ebenfalls als Mahnung bezeichnet, fällt aber bewusst freundlich aus.
Zahlungserinnerung
Freundlicher Hinweis kurz nach Ablauf des Zahlungsziels. Viele offene Rechnungen sind schlicht übersehen worden, deshalb ohne Vorwurf und ohne Gebühren.
Erste Mahnung
Sachlich und klar: Betrag, Rechnungsbezug, neue Frist. Hier machst du deutlich, dass die Zahlung überfällig ist.
Zweite Mahnung
Deutlicherer Ton. Ab hier werden häufig Mahngebühren ausgewiesen, zusammen mit einer kurzen, festen Frist.
Letzte Mahnung
Kündigt konkrete nächste Schritte an, etwa das gerichtliche Mahnverfahren oder ein Inkassobüro. Nur ankündigen, was du auch wirklich tust.
Mehr Stufen bedeuten mehr Wartezeit. Rechtlich reicht grundsätzlich eine Mahnung; wie viel Kulanz du gewährst, entscheidest du.
Mahnung Vorlage: Formulierungen zum Kopieren
Die folgenden Texte sind Beispiele. Ersetze die Platzhalter in eckigen Klammern und passe den Ton an deine Kundenbeziehung an. Die Texte funktionieren als E-Mail ebenso wie als Brief oder Word-Vorlage.
Zahlungserinnerung (freundlich)
Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum]
Guten Tag [Name], zu unserer Rechnung Nr. [Nummer] konnten wir keinen Zahlungseingang über [Betrag] feststellen. Bitte überweise den Betrag bis zum [Datum]. Ist die Zahlung bereits unterwegs, betrachte diese Nachricht als erledigt.
Erste Mahnung (sachlich)
Betreff: 1. Mahnung zu Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum]
Guten Tag [Name], leider ist die Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] trotz Ablauf des Zahlungsziels noch offen. Wir bitten dich, den Betrag bis spätestens [Datum] zu überweisen. Bankverbindung: [IBAN, Bank].
Zweite Mahnung (deutlich)
Betreff: 2. Mahnung zu Rechnung Nr. [Nummer]
Guten Tag [Name], auf unsere Mahnung vom [Datum] haben wir keine Zahlung erhalten. Offen sind [Betrag] zuzüglich Mahngebühren von [Betrag], insgesamt [Summe]. Bitte begleiche den Gesamtbetrag bis zum [Datum].
Letzte Mahnung (mit Ankündigung)
Betreff: Letzte Mahnung zu Rechnung Nr. [Nummer]
Guten Tag [Name], trotz mehrfacher Erinnerung ist der Betrag von [Summe] weiterhin offen. Geht die Zahlung nicht bis zum [Datum] ein, leiten wir ohne weitere Ankündigung das gerichtliche Mahnverfahren ein.
Freundlich im Ton, eindeutig in der Sache: Betrag, Rechnungsnummer und Datum stehen in jeder Stufe, nur die Deutlichkeit steigt.
Mahngebühren, Verzug und Mahnverfahren: die rechtlichen Eckpunkte
Hinweis vorab: Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung. Bei größeren Beträgen oder strittigen Forderungen lohnt ein Blick in die Informationen der IHK oder ein Gespräch mit einer Anwältin oder einem Anwalt.
Keine Formpflicht
Eine Mahnung ist an keine besondere Form gebunden. Sie kann schriftlich, mündlich oder sogar durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Schriftlich kannst du sie im Streitfall aber viel leichter nachweisen.
Verzug und Verzugszinsen
Die Mahnung dokumentiert, dass die Zahlung überfällig ist, und ist ein zentraler Baustein für den Zahlungsverzug. Ob und in welcher Höhe Verzugszinsen oder im B2B-Geschäft eine gesetzliche Pauschale anfallen, prüfst du am besten auf der IHK-Seite zu Mahnung und Verzug.
Mahngebühren
Mahngebühren werden üblicherweise erst ab der zweiten Mahnung berechnet, nicht bei der freundlichen Zahlungserinnerung. Setze keine willkürlich hohen Pauschalen an; welche Kosten du verlangen darfst, erklärt die IHK.
Gerichtliches Mahnverfahren
Reagiert der Kunde auch auf mehrere Mahnschreiben nicht, folgen rechtliche Schritte. Der übliche nächste Schritt ist das gerichtliche Mahnverfahren, zu dem die IHK einen eigenen Leitfaden bereitstellt.
Nicht die Anzahl der Mahnungen entscheidet, sondern dass eine klare, belegbare Zahlungsaufforderung mit Frist beim Kunden angekommen ist.
Wann Buchhaltungssoftware beim Mahnen hilft
Solange du ein paar Rechnungen im Monat schreibst, reicht eine Tabelle mit Fälligkeitsdaten und eine Vorlage. Mit wachsender Rechnungszahl kippt das: Überfällige Rechnungen fallen dann oft erst spät auf.
Buchhaltungssoftware kennt Zahlungsziel und Zahlungseingang. Sie markiert überfällige Rechnungen und erzeugt Zahlungserinnerungen und Mahnungen direkt aus der Rechnung heraus, mit allen Pflichtangaben. Wie weit das automatisch passiert, hängt vom Tarif ab; das solltest du im Test prüfen.
Lexware
Tarife S 7,90 €, M 12,90 €, L 21,90 € und XL 32,90 € pro Monat. Der günstigste Einstieg in die Bezahl-Tools dieses Vergleichs, gut für Handwerk und kleine Betriebe mit festem Kundenstamm.
Papierkram
Free für 0 €, danach S 12,90 €, M 24,90 € und L 49,90 € pro Monat. Übersichtlich und auf Selbstständige zugeschnitten, ideal für Freelancer.
sevDesk
Kostenlos für 0 €, Rechnung ab 12,90 €, Buchhaltung ab 25,90 € und Buchhaltung Pro ab 34,90 € pro Monat. Sinnvoll für kleine Firmen mit vielen Rechnungen.
Software spart kein Geld beim Mahnen selbst, sondern Zeit beim Überblick. Erst wenn du offene Posten regelmäßig übersiehst, lohnt sich ein Bezahltarif.
Welcher Weg passt zu dir?
Privatperson oder seltene Rechnungen
Für dich am besten: kostenlose Vorlage. Nimm das Muster der IHK München oder unsere Texte oben und verschicke die Mahnung per E-Mail oder Brief.
Freelancer
Für dich am besten: Papierkram. Rechnung und Mahnung bleiben in einem System, der Einstieg ist mit dem Free-Tarif möglich.
Handwerk
Für dich am besten: Lexware. Ab 7,90 €/Monat, bekannte Marke und gut geeignet, wenn Aufträge und Rechnungen aus einer Hand kommen sollen.
Kleine Firma mit vielen Rechnungen
Für dich am besten: sevDesk im Buchhaltungs-Tarif. Wer viele Kunden gleichzeitig im Blick behalten muss, profitiert am stärksten von einer zentralen Übersicht offener Posten.
Die Vorlage schlägt jedes Tool, solange du nur gelegentlich mahnst. Software gewinnt erst beim Überblick über viele offene Rechnungen.
Häufige Fragen zum Mahnung schreiben
Wie formuliere ich eine freundliche Mahnung?
Starte ohne Vorwurf, etwa mit einem Hinweis, dass die Zahlung vielleicht übersehen wurde. Nenne dann Rechnungsnummer, Betrag und ein festes Zahlungsdatum. Ein Satz wie „Falls die Zahlung bereits unterwegs ist, betrachte diese Nachricht als erledigt“ nimmt Druck raus.
Wie schreibe ich als Privatperson eine Mahnung?
Genauso wie ein Unternehmen: Name und Anschrift beider Seiten, Bezug auf Rechnung oder Vereinbarung, offener Betrag, Zahlungsfrist und Bankverbindung. Eine Steuernummer brauchst du als Privatperson in der Regel nicht.
Ist eine Mahnung per E-Mail rechtssicher?
Die Mahnung ist an keine besondere Form gebunden, eine E-Mail ist also zulässig. Im Streitfall musst du aber nachweisen, dass sie angekommen ist. Bei hohen Beträgen oder der letzten Mahnung ist ein nachweisbarer Brief die sicherere Wahl.
Wie mahne ich richtig ab?
Eine Abmahnung ist etwas anderes als eine Mahnung: Sie rügt ein Fehlverhalten, etwa im Arbeits- oder Wettbewerbsrecht, und fordert zur Unterlassung auf. Für Abmahnungen solltest du rechtlichen Rat einholen, eine Mahnungsvorlage passt dafür nicht.
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?
Gesetzlich erforderlich ist grundsätzlich nur eine Mahnung. Weitere Stufen sind freiwillig und dienen vor allem der Kundenbeziehung.
Ab wann darf ich Mahngebühren verlangen?
Üblich ist das ab der zweiten Mahnung, nicht bei der ersten freundlichen Zahlungserinnerung. Welche Kosten zulässig sind, erklärt die IHK in ihren Informationen zu Mahnung und Verzug.
🕒 Stand: September 2026. Quellen: IHK München (Muster Mahnschreiben, Stand 01.01.2025), IHK Regensburg (Mahnung und Verzug, Gerichtliches Mahnverfahren), sevDesk Ratgeber Mahnung, Lexware Wissen „Mahnung“ (aktualisiert 04.08.2026), Docusign und Bosch OfficeOn (Pflichtangaben), Live-Preiskarten von Lexware, Papierkram und sevDesk. Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung.
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Offene Forderungen: rechtliche Schritte
Zahlt dein Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht, folgen rechtliche Schritte. So gehst du vor.
- Mehrere Mahnstufen sind freiwillig, rechtlich verpflichtend ist keine bestimmte Anzahl.
- Schicke die Mahnung schriftlich, damit du sie im Streitfall nachweisen kannst.
- Üblicher nächster Schritt ist das gerichtliche Mahnverfahren: Du beantragst online einen Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht.
- Alternativ kannst du ein Inkassobüro (Firma für Forderungseinzug) beauftragen.
Ja. Unsere Textvorlagen funktionieren als E-Mail, als Brief oder als Word-Vorlage. Kopiere den Text in dein Dokument und ersetze die Platzhalter in eckigen Klammern.
Die letzte Mahnung nennt Rechnungsnummer, offenen Betrag und eine feste Frist. Zusätzlich kündigt sie konkrete nächste Schritte an, etwa das gerichtliche Mahnverfahren oder ein Inkassobüro. Kündige nur an, was du auch wirklich tust.
