Rechnungen schreiben & Buchhaltung erledigen
Belege im Schuhkarton und Rechnungen in Word – das rächt sich spätestens bei der Steuererklärung. Hier findest du einen Ablauf, mit dem Rechnungen, Belege und Kontobewegungen automatisch zusammenfinden und deine Steuerkanzlei direkt darauf zugreifen kann.
So gehst du vor
- Wähl ein Buchhaltungsprogramm, das zu deiner Rechtsform und zur Arbeitsweise deiner Steuerkanzlei passt.
- Leg Rechnungsvorlagen mit allen Pflichtangaben an und verschick Rechnungen direkt aus dem Programm, auch als E-Rechnung.
- Verbinde dein Geschäftskonto, damit Zahlungseingänge automatisch den offenen Rechnungen zugeordnet werden.
- Fotografiere Belege per App oder leite sie per Mail weiter und lass sie automatisch vorkontieren.
- Richte Zahlungserinnerungen und Mahnungen ein, damit offene Posten nicht untergehen.
- Gib deiner Steuerkanzlei Zugriff auf die Daten oder exportiere sie im DATEV-Format.
Passende Tools: sevDesk (Rechnungen & Belege) · Lexware (Buchhaltung & Lohn) · Papierkram (Einstieg mit Gratis-Plan) · BuchhaltungsButler (Belege automatisch zuordnen) · DATEV (Übergabe an Steuerkanzlei)
Zum Weiterlesen: Rechnung schreiben · Kleinunternehmer-Rechnung · EÜR erstellen · Mahnung schreiben · ZUGFeRD vs. XRechnung · sevDesk vs Lexware
Häufige Fragen
Brauche ich als kleines Unternehmen die E-Rechnung?
Seit 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Versenden greift je nach Umsatz schrittweise ab 2027 bzw. 2028. Kleinunternehmer sind vom Versenden ausgenommen. Aktuelle Buchhaltungsprogramme erzeugen ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien auf Knopfdruck.
Welche Buchhaltungssoftware eignet sich für Selbstständige?
Für Rechnungen, Belege und EÜR reichen Programme wie sevDesk, Lexware oder Papierkram – sevDesk und Papierkram haben einen Gratis-Plan zum Einstieg. Wichtig ist, dass deine Steuerkanzlei mit den Daten arbeiten kann, etwa über einen DATEV-Export.
Wie lange muss ich Rechnungen und Belege aufbewahren?
Buchungsbelege wie Rechnungen musst du in der Regel acht Jahre aufbewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Digitale Belege müssen dabei unveränderbar archiviert sein – Buchhaltungsprogramme mit GoBD-konformem Archiv übernehmen das für dich.
