ZUGFeRD oder XRechnung? Die E-Rechnungspflicht verständlich erklärt
Seit 2025 musst du E-Rechnungen annehmen können, ab 2027 oder 2028 auch selbst versenden. Hier steht, was wirklich Pflicht ist, wie sich ZUGFeRD und XRechnung unterscheiden und ab wann sich Software lohnt.
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Zum Empfangen brauchst du keine neue Software, erst für den Versand ab 2027 oder 2028 lohnt sich ein Programm, das ZUGFeRD und XRechnung sauber erzeugt und archiviert.
- Empfang seit 01.01.2025: E-Mail-Postfach reicht
- Versandpflicht 2027 ab 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle
- ZUGFeRD MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht als E-Rechnung
Kurz & knapp: Was du jetzt tun musst
Nur Empfang: Postfach plus kostenloser Viewer. Wenige Rechnungen im Monat: Papierkram oder sevDesk. Eigene Buchhaltung im kleinen Betrieb: Lexware. Abo- und Agenturrechnungen: FastBill. Viele Eingangsbelege: BuchhaltungsButler. Steuerbüro nutzt DATEV: DATEV.
Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B). Rechnungen an Privatkunden bleiben, wie sie sind. Rechtsgrundlage ist der durch das Wachstumschancengesetz neu gefasste §14 UStG, konkretisiert durch das BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung.
Der unbequeme Fakt zuerst: E-Rechnung empfangen ist Pflicht, neue Software nicht
Viele Anbieter werben mit der Empfangspflicht seit 2025. Richtig ist: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können, auch Kleinunternehmer. Dafür reicht nach Auffassung des BMF aber ein E-Mail-Postfach.
E-Mail-Postfach reicht
Zum Empfang genügt ein Postfach, an das Lieferanten ihre E-Rechnungen schicken. Eine spezielle Plattform oder ein Portal musst du nicht einrichten.
Kostenlos lesen
Eine XRechnung ist reines XML und im Rohformat schwer lesbar. Kostenlose Viewer, etwa die Visualisierung der KoSIT, machen daraus eine lesbare Rechnung. ZUGFeRD öffnest du in jedem PDF-Reader.
Kleinunternehmer beim Versand ausgenommen
Wer die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzt, muss keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können muss er sie trotzdem.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
Rechnungen bis 250 € brutto dürfen weiter als Papier oder normales PDF verschickt werden. Das gilt auch nach 2028.
Ein Postfach ist aber noch kein Archiv: Die E-Rechnung musst du im Originalformat (das XML) unverändert, auffindbar und für die gesetzliche Frist aufbewahren. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.
E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Wer muss wann versenden?
Seit 01.01.2025
Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Einen Widerspruch gegen den Empfang gibt es im B2B-Bereich nicht mehr.
2025 und 2026: Übergang
Du darfst weiter Papierrechnungen verschicken. Ein normales PDF ist erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt. Freiwillig E-Rechnungen zu senden ist schon jetzt möglich.
Ab 01.01.2027
Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 €, musst du E-Rechnungen versenden. Liegst du darunter, bleiben Papier und PDF noch ein Jahr erlaubt.
Ab 01.01.2028
Die Versandpflicht gilt für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im B2B-Geschäft. Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen.
Für die Grenze von 800.000 € zählt der Umsatz des Vorjahres: Ob du 2027 versenden musst, entscheidet dein Umsatz aus 2026. Die Übergangsregeln stehen in §27 Abs. 38 UStG.
ZUGFeRD und XRechnung: der Unterschied
Was ist eine E-Rechnung? Eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, die sich automatisch auslesen lässt. Ein normales PDF oder ein eingescannter Beleg ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Was ist XRechnung? Der deutsche Standard für E-Rechnungen auf Basis der EN 16931. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildteil. Viele öffentliche Auftraggeber verlangen genau dieses Format.
Was ist ZUGFeRD? ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist ein hybrides Format: ein lesbares PDF (PDF/A-3) mit eingebetteter XML-Datei nach dem UN/CEFACT-Standard. In Frankreich heißt das technisch gleiche Format Factur-X.
XRechnung
Nur Maschinendaten, für Menschen nur mit Viewer lesbar. Pflichtformat bei vielen Behörden, oft mit Leitweg-ID zur Zuordnung. Gut für automatische Verarbeitung.
ZUGFeRD
Sieht aus wie eine gewohnte PDF-Rechnung und enthält trotzdem alle Daten maschinenlesbar. Ideal im B2B-Alltag, wenn der Empfänger noch keine E-Rechnungs-Software hat.
ZUGFeRD-Profile
MINIMUM und BASIC-WL enthalten zu wenige Daten und gelten nicht als E-Rechnung. Auf der sicheren Seite bist du mit dem Profil EN 16931 (früher COMFORT) oder höher.
ZUGFeRD an Behörden
Das Profil „XRechnung“ gibt es seit ZUGFeRD 2.1.1 (2020), und seit 1. März 2022 nehmen Bundesbehörden es in der Version 2.2.0 an. Damit können Rechnungen an Bundesbehörden gehen, als reine XML-Datei ohne PDF.
Bei ZUGFeRD zählt rechtlich das XML, nicht das PDF: Weichen beide voneinander ab, gehen grundsätzlich die Daten im XML-Teil vor.
Kostenlose Wege: XRechnung erstellen und prüfen ohne Abo
Behörden-Portale
Für Rechnungen an Bundesbehörden bieten die Rechnungseingangsplattformen des Bundes eine kostenlose Weberfassung. Du tippst die Daten ins Formular, das Portal erzeugt die XRechnung.
KoSIT-Validator und Viewer
Die KoSIT stellt kostenlos Werkzeuge bereit, mit denen du prüfst, ob eine XRechnung formal korrekt ist, und sie lesbar anzeigst. Ideal, um die Ausgabe eines Rechnungsprogramms zu testen.
Gratistarife prüfen
Papierkram und sevDesk haben einen Tarif für 0 €. Ob darin E-Rechnungen im gewünschten Format enthalten sind, klärst du vor dem Start im Tarifvergleich des Anbieters.
Behörden-Portale helfen nur bei Rechnungen an die jeweilige Behörde. Für E-Rechnungen an andere Unternehmen brauchst du ab der Versandpflicht ein Rechnungsprogramm.
ZUGFeRD Software: Worauf es beim Kauf ankommt
Software lohnt sich für zwei Fälle: den Versand ab 2027 oder 2028 und die automatische Verarbeitung vieler Eingangsrechnungen. Diese fünf Punkte sollte ein Programm erfüllen.
Beide Formate erstellen
XRechnung für Behörden und ZUGFeRD ab Profil EN 16931 für Geschäftskunden, idealerweise aus derselben Rechnungsmaske.
Vor dem Versand validieren
Gute Programme prüfen Pflichtfelder, bevor die Rechnung rausgeht. Testweise lässt du eine Rechnung zusätzlich im kostenlosen KoSIT-Validator prüfen.
E-Rechnungen einlesen
Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien sollten automatisch erkannt, lesbar angezeigt und als Beleg übernommen werden.
Original-XML archivieren
Das Archiv muss die Originaldatei unverändert speichern, nicht nur ein erzeugtes PDF. Löschen und Überschreiben müssen ausgeschlossen sein.
Leitweg-ID und Stammdaten
Für Behördenaufträge braucht die Rechnung ein Feld für die Leitweg-ID. Kundenstammdaten sollten das Format pro Kunde speichern.
„GoBD-konform“ ist eine Herstellerangabe, kein Freibrief: Die Verfahrensdokumentation und die richtige Nutzung des Archivs bleiben deine Aufgabe.
Buchhaltungssoftware für ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich
sevDesk
Erstellt XRechnung und ZUGFeRD aus der Rechnungsmaske und liest eingehende E-Rechnungen als Beleg ein. Kostenlos 0 €, Rechnung ab 12,90 €/Monat.
Passt für: Freelancer und kleine Betriebe, die Rechnung und Buchhaltung in einem Tool wollen. sevDesk ansehen
Lexware
Lexware Office schreibt XRechnung und ZUGFeRD, übernimmt E-Rechnungen aus dem Posteingang und archiviert Belege in der Cloud. Rechnungen und E-Rechnungen erst ab Tarif M (12,90 €/Monat).
Passt für: Selbstständige und kleine Betriebe, die ihre Buchhaltung selbst machen. Lexware ansehen
Papierkram
Erstellt XRechnung und ZUGFeRD und verbindet Rechnungen mit Zeiterfassung und Projekten. Tarife: Free 0 €, S 12,90 €, M 24,90 €, L 49,90 € pro Monat.
Passt für: Freelancer mit wenigen Rechnungen, die günstig starten wollen. Papierkram ansehen
FastBill
Erstellt E-Rechnungen in beiden Formaten und ist stark bei wiederkehrenden Rechnungen und Abos. Tarife: Solo 10 €, Plus 15 €, Pro 30 € pro Monat, Premium ab 59 €/Monat.
Passt für: Agenturen und Dienstleister mit regelmäßigen Rechnungen. FastBill ansehen
BuchhaltungsButler
Stärke ist die Eingangsseite: Belege und E-Rechnungen werden ausgelesen und automatisch vorkontiert. Den Umfang für Ausgangs-E-Rechnungen prüfst du im gewünschten Tarif. Tarife: Light 9,90 €, Smart 29,90 €, Premium 129,90 € pro Monat.
Passt für: Betriebe mit vielen Eingangsrechnungen. BuchhaltungsButler ansehen
DATEV
E-Rechnungen landen über DATEV Unternehmen online direkt im Belegbestand, den dein Steuerbüro sieht, und werden dort archiviert. Die Kosten hängen vom Paket und oft von der Kanzlei ab, einen Pauschalpreis gibt es nicht.
Passt für: Betriebe, deren Steuerberater mit DATEV arbeitet. DATEV ansehen
Vor dem Abo gilt: Testrechnung in beiden Formaten erzeugen, im KoSIT-Validator prüfen und nachsehen, ob das Archiv die Original-XML speichert. Erst dann entscheiden.
Häufige Fragen zu ZUGFeRD und der E-Rechnungspflicht
Was versteht man unter ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: ein lesbares PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei. Menschen lesen das PDF, Buchhaltungsprogramme lesen die XML-Daten automatisch aus.
Ist ZUGFeRD kostenlos?
Ja. Die Spezifikation stellt das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) kostenfrei zur Verfügung. Kosten entstehen nur, wenn du ein Programm zum Erstellen nutzt.
Ist ZUGFeRD verpflichtend?
Nein. Pflicht ist ab 2027 oder 2028 eine E-Rechnung nach EN 16931. Ob du dafür ZUGFeRD, XRechnung oder ein anderes vereinbartes strukturiertes Format nutzt, ist deine Wahl.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildteil. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML und damit auch ohne Viewer lesbar. Beide gelten als E-Rechnung, ZUGFeRD aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind nur von der Pflicht zum Ausstellen befreit. Annehmen und aufbewahren müssen sie E-Rechnungen wie alle anderen Unternehmen.
Reicht es, die E-Rechnung auszudrucken?
Nein. Aufbewahrt werden muss die Originaldatei im empfangenen Format, bei ZUGFeRD also die Datei samt XML. Ein Ausdruck kann zusätzlich existieren, ersetzt das Original aber nicht.
🕒 Stand: September 2026. Quellen: FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung, BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, §14, §19 und §27 Abs. 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, IHK München, IHK Hannover, Zentralverband des Deutschen Handwerks, FeRD (ferd-net.de), e-rechnung-bund.de sowie die Tarifseiten der genannten Anbieter.
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