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Todoist Test, Kosten & Erfahrungen
FreemiumAufgaben und Projekte übersichtlich organisieren
Aufgaben und Projekte übersichtlich organisieren
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Ja, wenn du Job und Alltag in einer schnellen App bündeln willst: Die Schnelleingabe versteht natürliche Sprache, und der Beginner-Plan ist dauerhaft kostenlos.
Nein, wenn dein Team Gantt-Diagramme, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben oder Ressourcenplanung braucht, denn echtes Projektmanagement bietet Todoist nicht.
Todoist ist eine To-do-Listen- und Aufgabenverwaltungs-App, mit der Einzelpersonen und Teams berufliche und private Aufgaben in Projekten organisieren. Das Tool richtet sich an alle, die Aufgaben schnell erfassen, priorisieren und per Erinnerung im Blick behalten wollen, vom Freelancer bis zum Team mit gemeinsamem Workspace. Ein kostenloser Einstiegsplan sowie Pro- und Business-Tarife lassen die Software vom persönlichen Planer zur Teamlösung wachsen.
Aufgaben erfassen, ordnen und erledigen, allein oder im Team
Todoist setzt auf Freemium: Der Beginner-Plan ist dauerhaft kostenlos, Pro und Business lassen sich wahlweise monatlich oder jährlich bezahlen, wobei die jährliche Abrechnung günstiger ist.
* Preise in Euro, Stand 2026. Bei jährlicher Abrechnung zahlst du für Pro 60 € pro Jahr, für Business 96 € pro Nutzer und Jahr. Business-Preise verstehen sich zuzüglich örtlicher Steuer. Ein Business-Team lässt sich laut Anbieter kostenlos erstellen und später bezahlen.
Todoist eignet sich am besten für Menschen und kleine bis mittlere Teams, die ihre Aufgaben schnell erfassen und Beruf und Alltag in einer übersichtlichen App bündeln wollen, ohne sich in ein komplexes Projektmanagement-Tool einzuarbeiten.
Die intelligente Schnelleingabe versteht natürliche Sprache wie „morgen um 15 Uhr Angebot prüfen“ und setzt Datum und Uhrzeit automatisch. Prioritätsstufen, Etiketten und Filteransichten sorgen dafür, dass im Arbeitstag das Wichtigste oben steht.
Getrennte Projekte für Arbeit, Haushalt oder Hobbys lassen sich als Liste, Board oder mit Todoist Pro auch im Kalender-Layout anzeigen. Wiederkehrende Aufgaben und Erinnerungen halten Routinen am Laufen, und der Einstieg im Beginner-Plan ist kostenlos.
Mit über 50 Vorlagen, frei kombinierbaren Filtern und einem Reporting-Verlauf lassen sich Systeme wie Getting Things Done sauber abbilden. Über 90 Integrationen verbinden das Tool mit E-Mail und Kalender, sodass Aufgaben aus vielen Quellen an einem Ort landen.
Der Business-Plan bietet einen geteilten Team-Workspace mit Rollen, Berechtigungen, geteilten Vorlagen und detaillierten Aktivitätsprotokollen. So behalten Leads den Überblick, ohne ihr Team in ein schwergewichtiges System zu zwingen; die SOC2-Typ-II-Zertifizierung erleichtert zudem die Freigabe durch die IT.
Ja, Todoist lässt sich mit dem Beginner-Plan dauerhaft kostenlos nutzen. Er enthält 5 persönliche Projekte, die intelligente Schnelleingabe, Aufgabenerinnerungen, Listen- und Board-Layouts sowie 3 Filteransichten. Für Einsteiger reicht das oft aus, wer viele Projekte oder eine Kalenderansicht braucht, stößt aber schnell an Grenzen.
Todoist folgt einem Freemium-Modell: Neben dem kostenlosen Beginner-Plan gibt es den Pro-Tarif für Einzelpersonen und den Business-Tarif, der pro Nutzer und Monat abgerechnet wird. Beide Bezahlpläne sind monatlich oder jährlich buchbar, wobei die jährliche Zahlung günstiger ausfällt. Die aktuellen Todoist-Preise in deiner Währung findest du auf der offiziellen Preisseite des Anbieters (Stand 2026). Die Tarife im Überblick: Beginner: kostenlos, Pro: ab 5 €/Monat, Business: ab 8 €/Monat pro Nutzer (bei jährlicher Zahlung).
Das Tool ist ein Aufgabenmanager für Beruf und Alltag. Aufgaben lassen sich per natürlicher Sprache anlegen, etwa „morgen um 15 Uhr einkaufen“, und Fälligkeit sowie Uhrzeit werden automatisch erkannt. Dazu kommen Prioritätsstufen, wiederkehrende Aufgaben, Listen- und Board-Ansichten sowie über 50 Vorlagen für typische Projekte.
Todoist Pro lohnt sich vor allem für Menschen, die ihre gesamte Planung in der App bündeln. Der Tarif erweitert das Limit auf 300 persönliche Projekte und 150 Filteransichten, ergänzt ein Kalender-Layout, Aufgabendauer, Deadlines, individuelle Erinnerungen und den KI-Helfer Task Assist. Wer nur einfache Listen führt, kommt dagegen auch mit der Gratisversion gut zurecht.
Ja, Todoist gilt als etablierter und seriöser Anbieter. Hinter der App steht das Unternehmen Doist, das die Software seit vielen Jahren entwickelt und laut eigener Aussage Sicherheitsstandards auf SOC2-Typ-II-Niveau erfüllt, dokumentiert in einem öffentlichen Trust Center. In Nutzerbewertungen werden vor allem die Zuverlässigkeit und die schnelle Aufgabenerfassung gelobt, Kritik betrifft meist die Einschränkungen der kostenlosen Version.
Wer direkt bei Todoist bezahlt, kündigt in der Web-App oder Desktop-Anwendung über die Einstellungen im Bereich „Abonnement“. Wurde das Abo über den App Store oder Google Play abgeschlossen, erfolgt die Kündigung in den Abo-Einstellungen von Apple bzw. Google. Wichtig: Das Abo verlängert sich automatisch um den gebuchten Zeitraum, deshalb solltest du rechtzeitig vor dem Verlängerungsdatum kündigen.
Todoist gibt es als Web-App sowie als Download für Windows, macOS, iOS und Android, zusätzlich stehen Browser-Erweiterungen bereit. Aufgaben synchronisieren sich automatisch zwischen allen Geräten. Über mehr als 90 Integrationen lässt sich die Software außerdem mit E-Mail-Programmen, Kalendern und weiteren Tools verbinden.
Für die Zusammenarbeit gibt es den Business-Tarif mit einem geteilten Team-Workspace, bis zu 500 Team-Projekten und Platz für 1000 Teammitglieder und Gäste. Rollen und Berechtigungen, Projektordner, geteilte Vorlagen und eine zentrale Abrechnung erleichtern die Verwaltung. Ein Team lässt sich zunächst kostenlos erstellen und später auf den Bezahltarif umstellen.
Bekannte Alternativen sind TickTick mit integriertem Pomodoro-Timer, Microsoft To Do als schlanke Gratislösung und Things für Nutzer im Apple-Ökosystem. Wer Aufgaben eng mit Notizen und Datenbanken verknüpfen möchte, schaut sich Notion an. Unsere Erfahrungen zeigen: Bei schneller Aufgabenerfassung und plattformübergreifender Synchronisation gehört Todoist weiterhin zu den stärksten Optionen.
Du vergleichst noch? Zur Bestenliste: Produktivitäts-Tools im Vergleich.
Todoist ist ein Aufgabenmanager, der persönliche To-dos und Teamprojekte in einer übersichtlichen App bündelt, und so sieht das in typischen Arbeitsalltagen aus.
Freelancer legen für jeden Auftrag ein eigenes Projekt an und tippen Aufgaben per intelligenter Schnelleingabe ein, etwa „Angebot an Kunde schicken morgen 10 Uhr“. Mit dem Kalender-Layout, Aufgabendauer und Deadlines aus Todoist Pro lässt sich die Woche realistisch durchplanen.
Alle Kundenaufträge, Fristen und Zeitblöcke an einem Ort, ohne Termine zu verpassenAgenturen nutzen im Business-Plan einen geteilten Team-Workspace mit Projektordnern pro Kunde sowie Rollen und Berechtigungen für Mitarbeitende und Gäste. Geteilte Vorlagen sorgen dafür, dass wiederkehrende Abläufe wie Kampagnenstart oder Onboarding immer gleich strukturiert beginnen.
Einheitliche Prozesse und klare Zuständigkeiten über alle Kundenprojekte hinwegBlogger und Creator planen ihre Redaktion im Board-Layout mit Spalten wie Idee, Entwurf und Veröffentlicht und markieren dringende Beiträge über Prioritätsstufen. Wiederkehrende Aufgaben erinnern zuverlässig an feste Routinen wie den wöchentlichen Newsletter.
Visueller Überblick über die Content-Pipeline und feste VeröffentlichungsrhythmenEntwickler verknüpfen das Tool über die zahlreichen Integrationen mit E-Mail, Kalender und weiteren Diensten und richten sich eigene Filteransichten ein, etwa für alle offenen Bugs mit hoher Priorität. Auf Windows, Mac und Smartphone bleibt die Aufgabenliste dabei synchron.
Fokussierte Ansichten auf das Wesentliche, eingebettet in den bestehenden WorkflowStudierende starten kostenlos mit dem Beginner-Plan, legen Projekte für Vorlesungen und Hausarbeiten an und erhalten Erinnerungen vor Abgabeterminen. Wer mehr Fächer und Filter braucht, kann später auf einen kostenpflichtigen Plan wechseln.
Strukturierter Semesteralltag ohne EinstiegskostenTodoist überzeugt viele Nutzer mit schneller Aufgabenerfassung, doch je nach Arbeitsweise passt eine Todoist Alternative mit stärkerem Fokus auf Notizen, Kalenderplanung oder Teamkoordination besser.
Das Tool plant Aufgaben, Gewohnheiten und Fokuszeiten automatisch in den Kalender ein, statt sie nur in einer Liste zu sammeln.
Berufstätige mit vollem Terminkalender, die Aufgaben direkt als Zeitblöcke einplanen möchtenDie Software verbindet Notizen, Wissen und Aufgaben in lokal gespeicherten Markdown-Dateien und lässt sich über Plugins stark erweitern.
Wissensarbeiter und Vielschreiber, die Aufgaben eng mit ihren Notizen verknüpfen wollenDie Plattform bündelt Aufgabenverteilung, Schichtplanung und Teamkommunikation in einer mobilen App für Mitarbeitende ohne festen Schreibtisch.
Teams im Außendienst, in Handwerk, Gastronomie oder EinzelhandelDie App kombiniert klassische To-do-Listen mit Kalenderansicht, Gewohnheits-Tracker und Pomodoro-Timer in einer Oberfläche.
Einzelpersonen, die Aufgaben, Routinen und Fokuszeit an einem Ort verwalten möchtenDie schlanke Aufgaben-App fügt sich nahtlos in Outlook und das Microsoft-365-Umfeld ein und ist leicht zu erlernen.
Nutzer, die bereits mit Windows und Microsoft 365 arbeiten und eine unkomplizierte Lösung suchenWer Aufgaben vor allem schnell erfassen will, bleibt bei Todoist gut aufgehoben, während automatische Kalenderplanung, vernetzte Notizen oder Teamkoordination eher für eine der genannten Alternativen sprechen.
Todoist ist ein klassischer Aufgabenmanager, mit dem du To-dos per natürlicher Spracheingabe erfasst und in Projekten, Listen oder Boards organisierst. Reclaim.ai verfolgt einen anderen Ansatz: Das Tool plant Aufgaben, Gewohnheiten und Meetings per KI automatisch in deinen Kalender ein.
| Kriterium | Todoist | Reclaim.ai |
|---|---|---|
| Preis | Freemium-Modell: kostenloser Einstieg, erweiterte Funktionen in kostenpflichtigen Plänen für Einzelpersonen (Pro) und Teams (Business) | Ebenfalls Freemium mit kostenloser Basisversion und kostenpflichtigen Plänen für mehr Funktionen und Teams |
| Kernfunktion | Aufgabenverwaltung mit natürlicher Spracheingabe, Projekten, Etiketten, abgestuften Prioritäten und wiederkehrenden Aufgaben | KI-gestützte Kalenderplanung: blockt automatisch Zeit für Aufgaben, Gewohnheiten und Pausen |
| Ansichten | Listen-, Board- (Kanban) und Kalender-Ansicht, je nach Projekt umschaltbar | Arbeitet primär direkt im verbundenen Kalender statt in eigenen Listenansichten |
| Plattformen | Web-App, Desktop-Apps für Windows und macOS, mobile Apps für iOS und Android sowie Browser-Erweiterungen | Webbasiert mit Anbindung an gängige Kalenderdienste wie Google Kalender und Outlook |
| Integrationen | Breites Ökosystem, etwa E-Mail-Anbindungen, Kalender-Sync und Automatisierung über Drittanbieter-Dienste | Verbindet sich mit Kalendern und verschiedenen Aufgaben-Tools, darunter auch Todoist |
Ausgewertet wurde ein ausführliches, unabhängiges YouTube-Review, das die Funktionen, das Preismodell und die Grenzen von Todoist beschreibt; die Todoist-Erfahrungen stammen damit aus einer einzelnen Quelle.
Quelle: YouTube-Reviews · Tool FinderIm kostenlosen Einstiegsplan ist die Zahl persönlicher Projekte klein gehalten, und auch gefilterte Ansichten gibt es nur in geringer Anzahl. Wer viele Bereiche getrennt organisieren will, stößt damit schnell an Grenzen.
Aufgabenerinnerungen und das Kalenderlayout sind laut Review erst im kostenpflichtigen Pro-Plan enthalten. Für viele Nutzer ist genau diese Funktion entscheidend, sodass der Gratis-Plan dann kaum ausreicht.
Gelobt wird, dass sich Aufgaben per natürlicher Spracheingabe auf nahezu allen gängigen Geräten sowie über Siri, Alexa und Google Home in Sekunden erfassen lassen. Positiv fallen außerdem die Anbindung an Google Kalender und die Möglichkeit auf, Aufgaben per Zeitblockierung fest in den Tag einzuplanen.
Das Review ist überwiegend beschreibend und nennt als Schwächen vor allem die Einschränkungen der kostenlosen Version, tiefergehende Kritik an Bedienung oder Support fehlt. Interessenten sollten zuerst den Gratis-Plan testen und dabei prüfen, ob sie auf Erinnerungen und viele Projekte angewiesen sind, denn genau dort beginnt das Bezahlmodell (Stand 2026).
Aus unserem Markt-Radar & wöchentlichem Preis-Wächter.
Geprüft von Philipp, Gründer von toolwahl.de
Selbstständige, Wissensarbeiter und kleine Teams, die Aufgaben schnell erfassen, klar priorisieren und auf allen Geräten synchron im Blick behalten wollen.
Teams, die komplexes Projektmanagement mit Ressourcenplanung, Gantt-Diagrammen oder tiefen Workflows brauchen, sind mit einer spezialisierten Todoist Alternative besser bedient.
Starke Bedienbarkeit, faires Freemium-Modell und breite Integrationen überzeugen, Abzüge gibt es nur für die begrenzten Funktionen im Gratis-Plan und fehlende Profi-Projekttools.
Todoist kostenlos testen →Der Verlauf entsteht mit den nächsten wöchentlichen Prüfungen.
In 90 Tagen: ±0 % bei Todoist (Ø aller Tarife), ±0 % im Schnitt der Zusammenarbeits-Tools.
Quelle: toolwahl.de Preis-Radar – wöchentlich direkt auf todoist.com geprüft. Messfehler (Monat/Jahr-Wechsel, Rundungen) filtern wir heraus. So prüfen wir