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Planday Test, Kosten & Erfahrungen
KostenpflichtigDienstplanung und Zeiterfassung für Schichtteams
Dienstplanung und Zeiterfassung für Schichtteams
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Ja, wenn du einen Schichtbetrieb in Gastronomie, Handel oder Pflege führst und Dienstplan, Zeiterfassung per App und Lohnvorbereitung in einem Tool bündeln willst, das du 30 Tage ohne Kreditkarte mit deinem echten Team testen kannst.
Nein, wenn du nur ein sehr kleines Team mit festen Bürozeiten hast, denn die Tarife verlangen eine Mindestzahl an Nutzern und eine vollständige Lohnabrechnung inklusive Gehaltszahlung bietet die Software nicht.
Planday ist eine cloudbasierte Software für Dienstplanung, Zeiterfassung und Personalverwaltung, die sich an Betriebe mit Schichtarbeit richtet, etwa in Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel und Pflege. Das Tool bündelt Schichtplanung, Abwesenheiten, Lohnvorbereitung und Team-Kommunikation an einem Ort und eignet sich vom kleinen Team bis zum Unternehmen mit mehreren Standorten.
Dienstplan, Zeiterfassung und Team an einem Ort
Planday ist kostenpflichtig mit 30-tägiger kostenloser Testphase; die Planday-Preise richten sich nach der Zahl der Nutzer pro Monat.
* Preise pro Nutzer und Monat in Euro. Plus enthält zusätzlich eine monatliche Abogebühr von 25 €. Pro wird individuell kalkuliert, Angebot per Demo-Anfrage. 30 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte erforderlich, jederzeit kündbar.
Planday eignet sich am besten für Betriebe mit Schichtarbeit und wechselnden Arbeitszeiten, die Dienstplanung, Zeiterfassung und Personalkosten an einem oder mehreren Standorten zentral steuern wollen.
Mit dem Planday-Dienstplan behalten Gastronomen die Personalkosten pro Standort im Blick und gleichen sie über die Umsatzintegration mit dem Tagesgeschäft ab. So lassen sich teure Schichten in umsatzschwachen Zeiten gezielt reduzieren.
Wer viele Filialen führt, steuert Lohnkosten Tag für Tag gegen feste Sollwerte und sieht sofort, ob alle Schichten besetzt sind. Konfigurierbare Organisationsstrukturen und Benutzerrollen im Pro-Tarif bilden auch verzweigte Filialnetze ab.
Rund-um-die-Uhr-Dienste verlangen lückenlose Besetzung und saubere Stundennachweise. Die Planday-Zeiterfassung, Compliance-Warnungen zu Arbeitszeitregeln und die vorbereitende Lohnabrechnung bündeln diese Aufgaben an einem Ort.
Über die Planday-App erhalten Reinigungs- und Wartungsteams Arbeitsanweisungen direkt aufs Handy. Auch Urlaub und Abwesenheiten von großen Schichtteams über mehrere Häuser hinweg lassen sich damit übersichtlich verwalten.
Die Planday-Preise richten sich nach der Zahl der Nutzer. Der Starter-Tarif kostet 2,99 € pro Benutzer und Monat bei mindestens 5 Benutzern. Plus liegt bei 4,99 € pro Benutzer und Monat zuzüglich 25,00 € monatlicher Abogebühr und mindestens 10 Benutzern. Für den Pro-Tarif gibt es nur individuelle Angebote nach einer Demo (Stand 2026).
Nein, eine dauerhaft kostenlose Version bietet Planday nicht an. Du kannst die Software aber 30 Tage kostenlos testen. Dafür ist laut Anbieter keine Kreditkarte nötig, sodass nach Ablauf der Testphase keine Kosten automatisch entstehen.
Planday ist eine cloudbasierte Software für Schichtplanung und Personalverwaltung, die sich vor allem an Betriebe mit wechselnden Arbeitszeiten richtet, etwa Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel und Pflege. Kernfunktionen sind Dienstplanung, Zeiterfassung, vorbereitende Lohnabrechnung und Team-Kommunikation. Das Unternehmen gehört seit 2021 zum Buchhaltungsanbieter Xero.
Ja, Planday ist ein etablierter Anbieter. Die Software gehört zu Xero und wird laut Kundenstimmen von Restaurantketten, Hotels, Franchise-Filialen und Pflegeeinrichtungen genutzt. Auf Portalen wie Trustpilot und Capterra fallen die Planday-Erfahrungen überwiegend positiv aus. Gelobt werden vor allem der Überblick über Personalkosten und die einfache Lohnvorbereitung. Einige Nutzer weisen darauf hin, dass der große Funktionsumfang etwas Einarbeitung erfordert.
Mitarbeitende stempeln sich per Smartphone ein und aus, die Planday-Stempeluhr ersetzt also klassische Stundenzettel. Die erfassten Zeiten fließen direkt in die Lohnberichte ein. Arbeitszeitregelungen und Compliance-Warnungen sind schon im Starter-Tarif enthalten und weisen auf Verstöße hin, etwa bei fehlenden Ruhezeiten.
Ja, die Planday-App ist für iOS im App Store und für Android bei Google Play verfügbar. Darüber sehen Mitarbeitende ihre Schichten, tauschen Dienste, melden Verfügbarkeiten und erhalten Nachrichten vom Team. Manager können Schichtpläne auch unterwegs anpassen und Arbeitsanweisungen direkt aufs Handy schicken.
Zugang zu Integrationen und zur API gibt es ab dem Plus-Tarif. Damit lassen sich unter anderem Lohnabrechnungs- und Kassensysteme anbinden, um Umsätze und Personalkosten gemeinsam auszuwerten. Durch die Zugehörigkeit zu Xero ist auch die Verbindung zur Buchhaltung naheliegend. Welche Systeme konkret unterstützt werden, prüfst du am besten im Integrationsverzeichnis von Planday.
Laut Preisseite lassen sich die Starter- und Plus-Tarife jederzeit kündigen. Die Abrechnung erfolgt monatlich pro Benutzer, und das Abo verlängert sich automatisch, bis du es beendest. Als Administrator kündigst du über dein Konto oder über den Planday-Support. Beim Pro-Tarif mit individuellem Vertrag gelten die dort vereinbarten Laufzeiten, daher lohnt ein Blick in die AGB.
Bekannte Alternativen für Dienstplanung und Zeiterfassung sind Aplano, Papershift und Shiftbase, die sich vor allem an Betriebe im deutschsprachigen Raum richten. Sie unterscheiden sich bei Preismodell, Lohnexport und Branchenfokus. Wer viele Standorte steuert und Personalkosten mit Umsätzen abgleichen will, ist mit dem Planday-Dienstplan gut bedient. Kleine Teams sollten die Preise pro Nutzer direkt vergleichen.
Planday spielt seine Stärken überall dort aus, wo Teams in wechselnden Schichten arbeiten und Dienstpläne, Arbeitszeiten und Lohnvorbereitung sauber zusammenlaufen müssen.
Restaurantbetreiber erstellen den Planday-Dienstplan für Küche und Service und behalten dabei die Personalkosten im Blick, weil sich Umsatzdaten über eine Integration einbinden lassen. Schwache Tage mit hohem Personaleinsatz fallen so früh auf, und die Schichtbesetzung lässt sich gezielt anpassen.
Personalkosten passend zum Umsatz steuernGebietsleiter verwalten mehrere Standorte in einer Oberfläche und sehen auf einen Blick, ob alle Schichten besetzt sind und wie viele Stunden jede Filiale verbraucht. Die Mitarbeitenden stempeln sich über die Planday-Stempeluhr in der Mitarbeiter-App ein und aus, die erfassten Zeiten fließen direkt in die Lohnberichte.
Zentraler Überblick über alle FilialenPflegedienstleitungen planen Früh-, Spät- und Nachtdienste und werden durch Compliance-Warnungen auf Verstöße gegen Arbeitszeitregeln hingewiesen, bevor der Plan veröffentlicht wird. Urlaub und Abwesenheiten werden im selben System beantragt und genehmigt, was Lücken im Dienstplan sichtbar macht.
Regelkonforme Schichtplanung ohne Excel-ChaosHotels koordinieren Rezeption, Housekeeping und Haustechnik über die integrierte Team-Kommunikation und schicken kurzfristige Arbeitsanweisungen direkt auf die Smartphones der Mitarbeitenden. Personalakten und Dokumente liegen gebündelt in der Software, statt in Ordnern verteilt zu sein.
Schnelle Abstimmung zwischen AbteilungenPersonalabteilungen nutzen die erfassten Arbeitszeiten als Grundlage für die vorbereitende Lohnabrechnung und übergeben die Daten über Integrationen oder die API an ihr Abrechnungssystem. In größeren Organisationen sorgen eigene Benutzerrollen und Berechtigungen dafür, dass jede Führungskraft nur die relevanten Daten sieht.
Weniger manuelle Arbeit bei der LohnvorbereitungPlanday ist bei Schichtbetrieben beliebt, doch je nach Teamgröße, Budget und gewünschtem Funktionsumfang kann ein anderes Tool für Dienstplanung und Zeiterfassung besser zu deinem Unternehmen passen.
Die All-in-one-App verbindet Schichtplanung, mobile Stempeluhr, Aufgabenverwaltung und interne Kommunikation und spricht damit vor allem Teams an, die viel unterwegs oder vor Ort arbeiten.
Betriebe mit vielen Mitarbeitenden ohne festen Schreibtisch, etwa im Handwerk, in der Reinigung oder im AußendienstDas Tool setzt seinen Schwerpunkt klar auf eine unkomplizierte Zeiterfassung mit Schichtplanung und eignet sich gut, wenn du vor allem Arbeitsstunden sauber dokumentieren willst.
Kleine und mittlere Unternehmen, die eine schlanke Lösung zum Ein- und Ausstempeln suchenDie HR-Suite deckt über die reine Einsatzplanung hinaus Personalverwaltung und Recruiting ab und passt, wenn du mehrere Personalprozesse an einem Ort bündeln möchtest.
Wachsende Unternehmen mit eigener Personalabteilung, die eine umfassendere HR-Software wünschenDie Software ist wie Planday auf Schichtbetriebe ausgerichtet und kombiniert Dienstplanung, Zeiterfassung und Schichttausch in einer mobilen Oberfläche.
Gastronomie, Einzelhandel und Pflege mit wechselnden Schichten an mehreren StandortenAls Anbieter aus Deutschland ist das Tool auf hiesige Anforderungen rund um Arbeitszeitdokumentation und Personalplanung zugeschnitten.
Deutsche Betriebe, die Wert auf einen lokalen Anbieter und deutschsprachigen Support legenWer eine Planday Alternative sucht, sollte zuerst klären, ob vor allem Schichtplanung, eine einfache Stempeluhr oder eine breite HR-Suite gebraucht wird, und die passenden Tools dann in einer Testphase mit dem eigenen Team ausprobieren.
Planday und Connecteam gehören zu den bekanntesten Lösungen für Schichtplanung und Zeiterfassung in Betrieben mit wechselnden Arbeitszeiten, etwa in Gastronomie, Einzelhandel oder Pflege. Dieser Vergleich zeigt, wo die Stärken beider Tools liegen und für welche Teams sich welche Lösung eher lohnt.
| Kriterium | Planday | Connecteam |
|---|---|---|
| Preis | Abomodell mit gestaffelten Plänen, abhängig von Funktionsumfang und Teamgröße. Eine kostenlose Testphase wird angeboten. Aktuelle Planday-Preise am besten direkt beim Anbieter prüfen (Stand 2026). | Abomodell mit mehreren Stufen. Bietet eine kostenlose Version für kleine Teams, kostenpflichtige Pläne starten im niedrigen bis mittleren Preisbereich. |
| Dienstplanung | Intuitive Dienstplanung in allen Tarifen, automatische Dienstplanung im Pro-Tarif. | Bietet ebenfalls Schichtplanung mit Vorlagen und Verfügbarkeiten, ausgerichtet auf mobile Teams ohne festen Schreibtischarbeitsplatz. |
| Zeiterfassung | Mitarbeitende stempeln sich per App ein und aus, optional abgesichert über GPS-Radius oder IP-Adresse. Zusätzlich gibt es einen Kiosk-Modus für ein gemeinsam genutztes Gerät vor Ort. | Mobile Stempeluhr mit Standortbezug gehört zum Kernumfang, vergleichbar mit Planday. |
| Team-Kommunikation | Schichttausch, Verfügbarkeitsangaben und Nachrichten direkt im System, damit Änderungen ohne Umwege beim Team ankommen. | Starker Fokus auf interne Kommunikation mit Chat, Ankündigungen und weiteren Modulen wie Checklisten oder Schulungsinhalten. |
| Integrationen & Lohn | Gehört seit 2021 zu Xero und bietet Schnittstellen zu Lohn- und Buchhaltungssoftware, damit erfasste Stunden direkt in die Abrechnung fließen. | Bietet Exportfunktionen und Anbindungen an gängige Lohnsysteme, der Schwerpunkt liegt eher auf dem operativen Teammanagement. |
Aus unserem Markt-Radar & wöchentlichem Preis-Wächter.
Geprüft von Philipp, Gründer von toolwahl.de
Gastronomie, Einzelhandel und Pflegebetriebe mit wechselnden Schichten oder mehreren Standorten, die den Planday-Dienstplan direkt mit mobiler Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Team-Kommunikation verknüpfen wollen.
Kleinstbetriebe mit festen Arbeitszeiten oder Unternehmen, die eine komplette Lohnabrechnung samt HR-Suite erwarten, denn hier ist eine schlankere Planday-Alternative meist passender.
Ausgereifte Schichtplanung, eine alltagstaugliche Mitarbeiter-App und Compliance-Warnungen überzeugen, Abzüge gibt es für Mindestnutzerzahlen und Funktionen wie Urlaubsverwaltung oder API-Zugang, die erst in höheren Tarifen enthalten sind.
Planday kostenlos testen →Der Verlauf entsteht mit den nächsten wöchentlichen Prüfungen.
Quelle: toolwahl.de Preis-Radar – wöchentlich direkt auf planday.com geprüft. Messfehler (Monat/Jahr-Wechsel, Rundungen) filtern wir heraus. So prüfen wir