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Capsule Test, Kosten & Erfahrungen
FreemiumCRM zum Verwalten von Kontakten und Vertriebschancen
CRM zum Verwalten von Kontakten und Vertriebschancen
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Ja, wenn du als Freelancer, Startup oder kleines Vertriebsteam bis 20 Personen ein aufgeräumtes CRM ohne steile Lernkurve willst und der risikoarme Einstieg per Freemium-Modell reicht.
Nein, wenn du eine große Vertriebsorganisation mit komplexen Automatisierungen oder tief verschachtelten Berichtspflichten führst, denn sehr tiefe, verschachtelte Auswertungen und umfangreiche Workflow-Automatisierung sind hier begrenzt.
Capsule ist ein schlankes CRM-Tool für kleine und mittelständische Vertriebsteams, das Kundenkontakte, Verkaufschancen und Aufgaben in einer übersichtlichen Oberfläche bündelt. Die Software richtet sich an Teams, die schnell loslegen wollen, ohne sich durch komplexe Konfiguration zu kämpfen.
Aktivitäten am Kontakt erfassenVideo · 1:37 · Englisch · Video: CapsuleDas Video zeigt, wie du in Capsule Aktivitäten am Kontakt erfasst, Berichte liest und Zugriffsrollen vergibst.
Capsule in der PraxisKontakte, Pipelines, Projekte und Kampagnen im Überblick · Bilder: Capsule
Schlankes CRM für fokussierte Vertriebsteams
Capsule bietet ein Freemium-Modell: einen dauerhaft kostenlosen Plan (bis 2 Nutzer) plus vier Bezahlpläne (Ultimate mit Preis auf Anfrage). Alle kostenpflichtigen Tarife sind 14 Tage kostenlos testbar (ohne Kreditkarte); Preise gelten pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.
* Preise pro Nutzer und Monat. Bei jährlicher Zahlung spart man laut Anbieter bis zu 30 %. Stand 2026.
Capsule eignet sich am besten für kleine und wachsende B2B-Vertriebsteams, die Kontakte, Verkaufschancen und laufende Kundenprojekte übersichtlich in einem schlanken CRM bündeln wollen.
Der Starter-Tarif richtet sich ausdrücklich an Betriebe mit einem bis fünf Mitarbeitenden. E-Mail-Vorlagen, ein geteiltes Postfach für Adressen wie info@ und eine KI-gestützte Pipeline-Erstellung sorgen schnell für Ordnung, ohne lange Einrichtung.
Ab dem Growth-Tarif lassen sich mehrere Sales-Pipelines parallel führen, Abläufe per Workflow-Automatisierung festlegen und Prognosen in Dashboards auswerten. So sieht die Vertriebsleitung, wo Deals verloren gehen und wie aktiv das Team ist.
Neben der Pipeline bietet das Tool eigene Projekt-Boards, sodass gewonnene Aufträge direkt im selben System weiterbearbeitet werden. KI-Zusammenfassungen und Meeting-Vorbereitung liefern vor jedem Kundentermin den aktuellen Stand.
Für größere Teams gibt es höhere Tarife mit persönlichem Account Manager, erweiterten Kontaktlimits sowie Team- und Zugriffsrechten. Die Software wächst damit mit, ohne dass ein Systemwechsel nötig wird.
Capsule ist eine cloudbasierte CRM-Software, die sich auf Kontaktverwaltung und Vertriebsprozesse für kleine und mittelständische Teams konzentriert. Das Tool bündelt Kundendaten, Verkaufspipelines, Aufgaben und Kommunikationshistorie an einem zentralen Ort. Besonders geschätzt wird es von Teams, die eine übersichtliche Lösung ohne steile Lernkurve suchen.
Capsule arbeitet mit einem abgestuften Preismodell: Es gibt einen kostenlosen Einstiegsplan sowie mehrere kostenpflichtige Tarife, die sich nach Nutzerzahl und Funktionsumfang staffeln. Abgerechnet wird wahlweise monatlich oder jährlich, wobei jährliche Zahlung in der Regel günstiger ausfällt. Da für Stand 2026 keine verifizierten Einzelpreise vorliegen, empfiehlt sich ein direkter Blick auf capsulenow.io für aktuelle Konditionen. Die Tarife im Überblick: Free: kostenlos, Starter: ab 15 €/Monat pro Nutzer, Growth: ab 28 €/Monat pro Nutzer, Advanced: ab 49 €/Monat pro Nutzer, Ultimate: auf Anfrage (bei jährlicher Zahlung).
Capsule bietet einen eingeschränkten Gratisplan an, der sich für Einzelpersonen oder sehr kleine Teams eignet. Dieser Plan ist in der Kontaktanzahl und im Funktionsumfang begrenzt. Wer mehr Nutzer, erweiterte Berichte oder tiefere Integrationen benötigt, wechselt zu einem der kostenpflichtigen Tarife.
Capsule ist ein etabliertes CRM-Tool mit langjähriger Marktpräsenz und wird weltweit von kleinen bis mittelgroßen Unternehmen eingesetzt. Auf Plattformen wie G2 und Capterra sammelt die Software durchweg positive Nutzerbewertungen, wobei Bedienfreundlichkeit und zuverlässige Kontaktverwaltung besonders hervorgehoben werden. Hinweise auf unseriöse Praktiken sind nicht bekannt. Offizielle Informationen und Support gibt es unter capsulenow.io.
Capsule deckt die Kernbereiche des Vertriebsalltags ab: visuelle Verkaufspipeline, Kontakt- und Unternehmensprofile, Aufgabenmanagement, Aktivitäten-Tracking sowie E-Mail-Integration. Dazu kommen Schnittstellen zu Google Workspace, Mailchimp, Xero und weiteren Tools. Laut Nutzererfahrungen überzeugt vor allem die strukturierte Darstellung von Deals und Kontakthistorien.
Das Tool richtet sich an Selbstständige, Startups und kleine Vertriebsteams, die ein schlankes CRM ohne Einarbeitungsaufwand suchen. Wer komplexe Automatisierungen, KI-Funktionen oder umfangreiches Reporting benötigt, stößt bei Capsule schneller an Grenzen als bei größeren Plattformen. Für unkomplizierte Kontakt- und Pipeline-Verwaltung ist es jedoch eine solide Wahl.
Capsule unterstützt gängige Integrationen mit Google Workspace, Microsoft 365, Mailchimp, Zendesk sowie Buchhaltungslösungen wie Xero und FreshBooks. Über Zapier lässt sich der Funktionsumfang zusätzlich erweitern. Im Vergleich zu Enterprise-CRM-Systemen ist die Integrationstiefe begrenzt, reicht für typische KMU-Anforderungen aber in der Regel aus.
Die Kündigung ist direkt über die Kontoeinstellungen im Capsule-Dashboard möglich. Wichtig: Abos verlängern sich automatisch zum Ende der gewählten Laufzeit. Um ungewollte Folgekosten zu vermeiden, sollte die Kündigung rechtzeitig vor dem nächsten Abrechnungsdatum eingereicht werden. Bei Problemen hilft das Support-Team über capsulenow.io weiter.
Auf Bewertungsplattformen wie G2 und Capterra loben Anwender vor allem die intuitive Bedienung und den schnellen Einstieg. Die Pipeline-Ansicht und die Kontaktverwaltung gelten als besondere Stärken. Als Kritikpunkte tauchen gelegentlich der begrenzte Berichtsumfang und fehlende Automatisierungsfunktionen im Vergleich zu größeren Systemen auf. Insgesamt fällt das Nutzerfeedback überwiegend positiv aus.
Capsule ist ein schlankes CRM-Tool, das Vertriebsteams dabei unterstützt, Kundenkontakte zu pflegen, Deals zu verfolgen und den gesamten Verkaufsprozess übersichtlich zu steuern.
Freiberufler nutzen Capsule, um Kontakte, Angebote und Folge-Aufgaben an einem Ort zu bündeln, ohne sich in komplexen Systemen zu verlieren. Die übersichtliche Pipeline zeigt auf einen Blick, welche Leads aktiv betreut werden müssen.
Kein Deal geht mehr unter, ohne dass ein großes CRM-System nötig wäre.Teams bis zu 20 Personen koordinieren ihre Kundenakquise gemeinsam in Capsule: Kontakte werden geteilt, Aufgaben zugewiesen und der Dealstatus für alle sichtbar gemacht. So entstehen keine doppelten Ansprachen und der Übergabeprozess zwischen Kollegen läuft reibungslos.
Klare Zuständigkeiten und geteilte Transparenz ersetzen unstrukturierte E-Mail-Ketten.Agenturen verwalten in Capsule parallel laufende Neukundenprojekte und bestehende Kundenbeziehungen in getrennten Pipelines. Notizen zu Gesprächen, versendeten Angeboten und offenen Vertragsdetails bleiben direkt am Kontakt gespeichert.
Alle kundenrelevanten Informationen sind für das gesamte Team sofort abrufbar, ohne lange Suche.Gründer in der frühen Wachstumsphase nutzen Capsule, um erste Vertriebsprozesse zu strukturieren, ohne sich früh an ein überdimensioniertes System zu binden. Das Preismodell mit kostenlosem Einstieg erlaubt es, das Tool zunächst ohne Budgetrisiko zu testen.
Schneller Einstieg in strukturierten Vertrieb ohne hohe Initialkosten.Account Manager setzen Capsule ein, um Bestandskundenpflege und Upselling-Chancen systematisch zu tracken: Wiedervorlagen, Gesprächshistorie und verknüpfte Aufgaben sorgen dafür, dass kein Kundentermin oder Verlängerungsgespräch vergessen wird.
Proaktive Kundenpflege statt reaktives Feuerlöschen.Rundgang durch CapsuleVideo · 3:39 · Englisch · Video: CapsuleDer Rundgang für Einsteiger zeigt, wie du Kontakte pflegst, Aktivitäten erfasst und Berichte auswertest.
Wer ein CRM für den Vertrieb sucht, sollte mehrere Optionen vergleichen, da Teamgröße, Workflows und Budget die beste Wahl stark beeinflussen.
Kombiniert CRM, Vertriebspipeline und Marketing-Automatisierung in einem Tool und eignet sich besonders für Teams, die Leads automatisch nachfassen wollen.
Kleine und mittlere Unternehmen, die Vertrieb und E-Mail-Marketing aus einer Hand steuern möchten.Bietet eine ausgereifte CRM-Suite mit KI-gestützten Funktionen für Vertrieb, Support und Marketing unter einem Dach.
Wachsende Teams, die eine skalierbare All-in-one-Lösung mit tiefem Feature-Umfang benötigen.Fokussiert auf personalisierte Cold-Outreach-Kampagnen per E-Mail und LinkedIn und hilft Vertriebsteams, neue Kontakte effizient anzusprechen.
Sales-Teams und Agenturen, die ihre Neukundenakquise über automatisierte, personalisierte Sequenzen skalieren wollen.Identifiziert Unternehmen, die die eigene Website besuchen, und wandelt anonymen Traffic in qualifizierte Vertriebsleads um.
B2B-Vertriebsteams, die bestehenden Website-Traffic gezielt für die Lead-Generierung nutzen möchten.Spezialisiert auf skalierbare Cold-E-Mail-Kampagnen mit Fokus auf Zustellbarkeit und automatisiertem Follow-up.
Outbound-Vertriebsteams und Agenturen, die große E-Mail-Volumen mit hoher Posteingang-Rate versenden wollen.Ob schlankes CRM, Outreach-Automatisierung oder Lead-Identifikation: Für jeden Vertriebsansatz gibt es eine passende Alternative zu Capsule.
Capsule und Keap sind CRM-Lösungen für kleine und mittlere Vertriebsteams, die Kontakte, Deals und Kundenbeziehungen zentral verwalten wollen. Beide Tools bedienen dieselbe Zielgruppe, unterscheiden sich jedoch erheblich in Komplexität und Funktionstiefe.
| Kriterium | Capsule | Keap |
|---|---|---|
| Preis | Freemium-Modell: kostenloser Einstiegsplan vorhanden, kostenpflichtige Pläne für erweiterte Funktionen und mehr Kontakte | Kein dauerhafter Gratis-Plan; kostenpflichtige Pläne im mittleren bis höheren Preissegment, Testzeitraum verfügbar |
| Benutzerfreundlichkeit | Minimalistisches Interface mit flacher Lernkurve – einsatzbereit ohne lange Einarbeitung | Umfangreichere Oberfläche durch den breiteren Funktionsumfang; erfordert deutlich mehr Einarbeitungszeit |
| Kernfunktionen | Kontaktmanagement, Verkaufspipeline, Aufgaben- und Aktivitätsverfolgung, einfache Berichte | CRM kombiniert mit Marketing-Automatisierung, E-Mail-Kampagnen, Workflow-Builder und Zahlungsabwicklung |
| Integrationen | Solide Auswahl: Gmail, Outlook, Mailchimp, Zapier und weitere gängige Business-Tools | Breites Integrationsspektrum, besonders stark im Bereich E-Commerce und Marketing-Plattformen |
| Zielgruppe | Freiberufler, Start-ups und KMU, die ein schlankes CRM ohne technischen Overhead suchen | Kleine Unternehmen, die CRM und Marketing-Automatisierung in einer einzigen Plattform vereinen möchten |
Geprüft von Philipp, Gründer von toolwahl.de
Kleine und mittlere Vertriebsteams sowie Freelancer, die ein aufgeräumtes CRM mit flacher Lernkurve, sauberem Pipeline-Management und einem fairen Freemium-Einstieg einem überdimensionierten Enterprise-Tool vorziehen.
Wer komplexe Marketing-Automationen, branchenspezifische Workflows oder eine tiefe native Integration mit bestehenden ERP-Systemen benötigt, wird mit Capsule auf Dauer nicht weit kommen.
Capsule trifft den seltenen Mittelweg zwischen echter Funktionstiefe und echter Einfachheit — ohne die Kompromisse, die bei ähnlich schlanken Tools oft den Alltag einschränken.
→ Capsule kostenlos testenWir prüfen die Preise jede Woche direkt beim Anbieter, zuletzt am 6. November 2026. Seit Beginn der Beobachtung gab es keine bestätigte Preisänderung.
Quelle: toolwahl.de Preis-Radar – wöchentlich direkt auf capsulecrm.com geprüft. Messfehler (Monat/Jahr-Wechsel, Rundungen) filtern wir heraus. So prüfen wir