Kleinunternehmer Rechnung 2026: Pflichtangaben, § 19-Hinweis und kostenlose Vorlage
Die Kleinunternehmerregelung ist jetzt eine echte Steuerbefreiung. Hier steht, was das für deinen Rechnungshinweis, die Umsatzgrenzen und die E-Rechnung bedeutet und was konkret auf die Rechnung muss.
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Für eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung brauchst du keine Software: eine saubere Vorlage in Word oder Pages mit dem richtigen Hinweis auf die Steuerbefreiung reicht völlig.
- Hinweis: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“
- Grenzen: 25.000 € Vorjahr, 100.000 € laufendes Jahr
- E-Rechnung: empfangen ja, ausstellen nein
Kurz & knapp: Was sich 2025 für Kleinunternehmer geändert hat
Früher wurde die Umsatzsteuer bei Kleinunternehmern „nicht erhoben“. Seit 2025 sind ihre Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei, ohne Vorsteuerabzug. Deshalb soll der Rechnungshinweis ausdrücklich auf die Steuerbefreiung verweisen.
Grundlage ist das Jahressteuergesetz 2024. Es hat § 19 UStG neu gefasst und mit § 34a UStDV eine eigene Vorschrift für Rechnungen von Kleinunternehmern eingeführt. Das Bundesfinanzministerium hat die Details im Schreiben vom 18. März 2025 erläutert.
Die gute Nachricht: Der Aufwand sinkt eher. Du brauchst weiter keine Umsatzsteuer auszuweisen, musst keine E-Rechnungen erstellen und kommst mit einer kostenlosen Vorlage aus.
Pflichtangaben: Was auf eine Kleinunternehmer-Rechnung muss
§ 34a UStDV legt seit 2025 ein Mindestprogramm für Rechnungen von Kleinunternehmern fest. Es ist schlanker als die Liste für regelbesteuerte Unternehmen. Diese Angaben sind Pflicht:
Name und Anschrift beider Seiten
Dein vollständiger Name und deine vollständige Anschrift sowie Name und Anschrift des Kunden. Das gilt auch für eine Kleinunternehmer-Rechnung an eine Privatperson.
Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem du die Rechnung schreibst. Es ist nicht zwingend identisch mit dem Tag der Leistung.
Menge und Art der Leistung
Was genau hast du geliefert oder erbracht? „Beratung“ allein ist zu dünn. Besser: „Logo-Entwurf, 3 Varianten, 2 Korrekturschleifen“ oder „Rasenpflege, 4,5 Stunden“.
Entgelt in einer Summe
Der Rechnungsbetrag als eine Summe. Keine Aufteilung in Netto, Umsatzsteuer und Brutto, denn es fällt keine Umsatzsteuer an.
Hinweis auf die Steuerbefreiung
Ein Satz, der klarstellt, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Die Formulierung findest du im nächsten Abschnitt.
Nie eine Umsatzsteuer ausweisen: kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, keine Zeile „zzgl. 19 % MwSt.“.
Was ist mit Rechnungsnummer, Steuernummer und Leistungsdatum? Sie stehen in vielen Mustern, auch im IHK-Muster, und schaden nie. Wir empfehlen sie weiter, aus praktischen Gründen:
Fortlaufende Rechnungsnummer
Hält deine Buchhaltung nachvollziehbar und macht Zahlungseingänge eindeutig zuordenbar. Ein einfaches Schema wie 2026-001, 2026-002 reicht.
Steuernummer
Viele Geschäftskunden erwarten sie auf der Rechnung. Eine USt-IdNr. brauchst du nur, wenn du eine hast, etwa für Geschäfte mit EU-Kunden.
Leistungszeitraum
Der Monat der Leistung genügt. Fällt er mit dem Rechnungsdatum zusammen, reicht der Satz „Das Rechnungsdatum entspricht dem Leistungsdatum“.
Zahlungsziel und Skonto
Ein klares Zahlungsziel („zahlbar innerhalb von 14 Tagen“) beschleunigt den Geldeingang. Vorab vereinbartes Skonto gehört auf die Rechnung.
Sonderfall Kleinbetragsrechnung: Für Rechnungen bis 250 € gesamt gelten ohnehin vereinfachte Anforderungen. Den Hinweis auf die Steuerbefreiung brauchst du aber auch dort.
Der § 19 UStG Hinweis auf der Rechnung: so formulierst du ihn 2026
Weil § 19 UStG seit 2025 eine Steuerbefreiung ist, verlangt § 34a UStDV einen Hinweis darauf, dass für deine Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Am sichersten nimmst du genau diesen Gedanken auf:
„Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
Alternativ: „Gemäß § 19 UStG steuerfreie Leistung als Kleinunternehmer, daher enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
Die alte Formel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ steht noch in vielen Vorlagen, auch im aktuellen IHK-Muster. Sie beschreibt aber den Rechtsstand vor 2025. Wer seine Vorlage ohnehin anfasst, stellt auf die Befreiungs-Formulierung um. Das kostet einen Satz und entspricht dem Gesetzeswortlaut.
Der Hinweis gehört auf jede Rechnung, auch auf Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen an Privatkunden.
Kleinunternehmerregelung 25.000 Euro und 100.000 Euro: was die Grenzen konkret bedeuten
Seit 2025 gelten neue Umsatzgrenzen. Gerechnet wird mit den Nettoumsätzen, also ohne Umsatzsteuer. Beide Bedingungen müssen erfüllt sein:
Vorjahr: höchstens 25.000 €
Lag dein Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr über 25.000 €, bist du im laufenden Jahr kein Kleinunternehmer mehr. Vorher lag diese Grenze bei 22.000 €.
Laufendes Jahr: höchstens 100.000 €
Im laufenden Jahr darf der Umsatz 100.000 € nicht überschreiten. Vorher war das eine Prognosegrenze von 50.000 €. Jetzt zählt der tatsächliche Umsatz.
Gründungsjahr: 25.000 €
Wer neu startet, hat kein Vorjahr. Im Gründungsjahr gilt deshalb die 25.000-€-Grenze für das laufende Jahr, und zwar sofort: Schon der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, ist umsatzsteuerpflichtig.
Unbequem, aber wichtig: Die 100.000-€-Grenze wirkt sofort. Schon der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, ist umsatzsteuerpflichtig, nicht erst das nächste Jahr.
Praktisch heißt das: Die Rechnung, die dich über die Grenze bringt, musst du bereits mit Umsatzsteuer schreiben. Wer nah an 100.000 € kommt, sollte seinen Umsatz deshalb laufend im Blick haben und nicht erst zum Jahresende rechnen.
Die 25.000-€-Grenze wirkt dagegen im Folgejahr, außer im Gründungsjahr. Überschreitest du sie, bleibst du im laufenden Jahr Kleinunternehmer (solange du unter 100.000 € bleibst), ab dem 1. Januar des nächsten Jahres aber nicht mehr.
Versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen: das schuldest du
Der häufigste teure Fehler: Eine Vorlage aus der Regelbesteuerung wird wiederverwendet, und auf der Rechnung steht plötzlich „19 % MwSt.“. Dann schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt, obwohl du Kleinunternehmer bist.
Seit 2025 ergibt sich das aus § 14c UStG, und zwar nicht mehr aus Absatz 2 (unberechtigter Steuerausweis), wie das BMF-Schreiben klarstellt. Die Folge bleibt gleich: Der ausgewiesene Betrag ist fällig, bis du die Rechnung korrigierst.
Falsch ausgewiesene Umsatzsteuer sofort per berichtigter Rechnung korrigieren, sonst zahlst du sie aus eigener Tasche.
Kleinunternehmer und E-Rechnung: empfangen ja, ausstellen nein
Ausstellen: dauerhaft freiwillig
Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen, auch nach Ende der Übergangsfristen. Eine PDF- oder Papierrechnung bleibt zulässig. Du darfst aber freiwillig eine E-Rechnung schicken: an Unternehmen im Inland ohne Zustimmung, an Privatkunden nur mit deren Zustimmung.
Empfangen: seit 1.1.2025 Pflicht
Schickt dir ein Lieferant eine E-Rechnung, musst du sie annehmen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen der XML-Datei gibt es kostenlose Viewer.
PDF ist keine E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (etwa XRechnung oder ZUGFeRD). Eine normale PDF-Rechnung zählt nicht dazu, ist für dich als Aussteller aber weiter völlig in Ordnung.
Für die Kleinunternehmer E-Rechnung musst du nichts kaufen: eine E-Mail-Adresse für den Empfang genügt.
Kleinunternehmer Rechnung Vorlage: kostenlos und rechtssicher
Der einfachste Weg führt über das kostenlose IHK-Muster für Kleinunternehmer (PDF auf ihk.de). Übernimm den Aufbau in Word, Pages oder LibreOffice und tausche nur den Hinweissatz gegen die neue Formulierung aus. So sieht eine vollständige Vorlage aus:
Max Beispiel · Beispielweg 5 · 12345 Musterstadt · Steuernummer: 123/456/78901
An: Anna Kundin · Kundenstraße 12 · 54321 Beispielort
Rechnung Nr. 2026-014 · Rechnungsdatum: 26.09.2026 · Leistungszeitraum: September 2026
Pos. 1: Erstellung Website-Texte, 3 Unterseiten · 450,00 €
Pos. 2: Korrekturrunde, 2 Stunden · 80,00 €
Rechnungsbetrag: 530,00 €
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen auf IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00.
Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
Die Beträge sind ein frei gewähltes Beispiel. Wichtig ist der Aufbau: eine Summe, keine Steuerzeile, der Befreiungshinweis am Ende.
Vorlage einmal sauber anlegen, dann nur Kunde, Nummer, Datum und Positionen tauschen. Mehr braucht es rechtlich nicht.
Wann sich ein Rechnungsprogramm trotzdem lohnt
Eine Software ist keine Pflicht. Sie wird sinnvoll, wenn du viele Rechnungen schreibst, wiederkehrende Kunden hast oder dich der 100.000-€-Grenze näherst. Dann spart sie Zeit und Fehler bei drei Dingen: automatische Nummernkreise, Überblick über den Jahresumsatz und ein reibungsloser Wechsel zur Regelbesteuerung, sobald er ansteht.
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Wer nur ein paar Rechnungen im Monat schreibt, bleibt bei der Vorlage. Ein Tool lohnt sich erst, wenn Menge oder Umsatzgrenze Arbeit machen.
Häufige Fragen zur Rechnung als Kleinunternehmer
Was muss auf der Rechnung für Kleinunternehmer stehen?
Pflicht sind Name und Anschrift von dir und dem Kunden, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Betrag in einer Summe und der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Rechnungsnummer, Steuernummer und Leistungszeitraum sind zusätzlich empfehlenswert.
Wie schreibe ich als Kleinunternehmer eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer?
Du nennst nur einen Gesamtbetrag ohne Steuersatz und Steuerbetrag und ergänzt den Satz „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Eine Zeile wie „zzgl. MwSt.“ darf nicht auftauchen.
Ist man als Kleinunternehmer verpflichtet, Rechnungen zu schreiben?
Gegenüber Unternehmen ja. Bei Privatkunden besteht grundsätzlich keine Pflicht, außer bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa Handwerksarbeiten am Haus. Für deine eigene Buchführung brauchst du aber ohnehin einen Beleg.
Muss ich als Kleinunternehmer Mehrwertsteuer zahlen?
Auf deine eigenen Umsätze nicht, solange du unter 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr bleibst. Die Kehrseite: Du kannst die Umsatzsteuer aus Einkäufen nicht als Vorsteuer zurückholen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein, auch dauerhaft nicht. Du musst E-Rechnungen aber empfangen können, dafür reicht ein E-Mail-Postfach.
Reicht noch die alte Formulierung „keine Umsatzsteuer berechnet“?
Sie steht in vielen Mustern, beschreibt aber den Stand vor 2025. § 34a UStDV verlangt einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Mit „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“ bist du auf der sicheren Seite.
🕒 Stand: September 2026. Quellen: BMF-Schreiben vom 18.03.2025 „Sonderregelung für Kleinunternehmer; Neufassung des § 19 UStG“ (GZ III C 3 – S 7360/00027/044/105), § 19 UStG, § 34a UStDV, § 14c UStG, IHK-Muster „Rechnung Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“, NWB „Neuregelungen für Kleinunternehmer ab 2025“, Preisangaben der Anbieter (Papierkram, sevDesk, Lexware, FastBill).
Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung.
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Kleinunternehmer Rechnung Vorlage in Word
So baust du dir in wenigen Minuten eine eigene Vorlage. Du brauchst dafür keine Software.
- IHK-Muster als PDF laden und den Aufbau in Word nachbauen.
- Hinweissatz einsetzen: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
- Zeilen für Netto, MwSt. und Brutto löschen. Es gibt nur eine Summe.
- Rechnungsnummern fortlaufend vergeben, zum Beispiel 2026-001, 2026-002.
- Rechnung als PDF verschicken. Eine E-Rechnung musst du nicht erstellen.
Ja. Das IHK-Muster für Kleinunternehmer gibt es kostenlos als PDF auf ihk.de. Übernimm den Aufbau in Word, Pages oder LibreOffice. Tausche dabei nur den Hinweissatz gegen die neue Formulierung aus.
Dieser Satz beschreibt den Rechtsstand vor 2025. Seit 2025 ist die Kleinunternehmerregelung eine Steuerbefreiung. Schreibe deshalb besser: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
