Software-Lexikon: Begriffe einfach erklärt
Das Software-Lexikon erklärt Fachbegriffe, die beim Software-Kauf immer wieder auftauchen. Es richtet sich an Selbstständige und kleine Teams ohne IT- oder Steuerhintergrund. Jeder Begriff wird in wenigen, einfachen Sätzen erklärt.
A/B-Test
Beim A/B-Test zeigst du zwei Varianten einer Seite an unterschiedliche Besucher. Dann misst du, welche Version besser funktioniert. So triffst du Entscheidungen mit echten Zahlen statt Bauchgefühl. Getestet werden oft Überschriften, Buttons oder Bilder.
Passende Tools: Unbounce · Landingi
API
Eine API ist eine Schnittstelle, über die zwei Programme Daten austauschen. Sie lässt Tools automatisch miteinander "reden", ohne dass du manuell kopierst. Beispiel: Dein Shop schickt Bestellungen an die Buchhaltung. Für den Alltag reicht es, sie als Verbindungspunkt zu verstehen.
Passende Tools: Supabase · Vercel
AV-Vertrag
Ein AV-Vertrag (Auftragsverarbeitung) regelt, wie ein Dienstleister deine Kundendaten verarbeitet. Er ist Pflicht, sobald ein Tool Daten in deinem Auftrag speichert. Damit sicherst du dich rechtlich ab. Seriöse Anbieter stellen ihn zum Download bereit.
Backup
Ein Backup ist eine Sicherungskopie deiner Daten. Geht das Original verloren, kannst du es daraus wiederherstellen. Sinnvoll gegen Defekte, Löschfehler oder Erpressungssoftware. Am besten läuft es automatisch und regelmäßig.
Passende Tools: Recoverit
Churn
Churn ist die Abwanderung von Kunden, die ihr Abo kündigen. Eine hohe Churn-Rate heißt, viele Kunden springen wieder ab. Für Anbieter ist das ein wichtiges Warnsignal. Für dich als Käufer ist es meist nur ein Hintergrundbegriff.
Cloud
Cloud bedeutet, dass Daten und Programme auf fremden Servern im Internet laufen. Du greifst über den Browser darauf zu, statt lokal zu installieren. Vorteil: Zugriff von überall und automatische Backups. Nachteil: Du bist auf Internet und Anbieter angewiesen.
Conversion / Conversion-Rate
Eine Conversion ist eine gewünschte Aktion eines Besuchers, etwa ein Kauf oder eine Anmeldung. Die Conversion-Rate ist der Anteil der Besucher, die diese Aktion ausführen. Beispiel: 3 von 100 kaufen, also 3 Prozent. Eine höhere Rate bedeutet mehr Ergebnis pro Besucher.
Passende Tools: Unbounce · Landingi
CRM
CRM steht für Kundenbeziehungs-Management. Ein CRM speichert Kontakte, Gespräche und offene Deals an einem Ort. So verlierst du bei vielen Kunden nicht den Überblick. Vertriebsteams nutzen es, um systematisch nachzufassen.
Passende Tools: HubSpot · Pipedrive · folk
DATEV
DATEV ist ein Anbieter für Buchhaltungs-Software, den vor allem Steuerberater nutzen. Der Begriff "DATEV-Schnittstelle" heißt, dass dein Programm Daten an den Steuerberater übergeben kann. Das spart doppeltes Eintippen. Viele Buchhaltungstools werben mit einem DATEV-Export.
Passende Tools: DATEV · sevDesk · BuchhaltungsButler
DSGVO
Die DSGVO ist das europäische Datenschutzgesetz. Sie regelt, wie du personenbezogene Daten erheben und speichern darfst. Kunden haben Rechte wie Auskunft und Löschung. Software wirbt oft mit "DSGVO-konform" und Servern in der EU.
ELSTER
ELSTER ist das offizielle Online-Portal des Finanzamts für Steuererklärungen. Über ELSTER werden Daten wie Umsatzsteuer oder Einkommensteuer elektronisch übermittelt. Der Zugang ist kostenlos, aber technisch etwas sperrig. Viele Steuerprogramme senden deine Daten im Hintergrund an ELSTER.
Passende Tools: WISO Steuer · SteuerGo · smartsteuer
EÜR
Die EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ist die einfache Gewinnermittlung für kleine Betriebe. Du stellst Einnahmen den Ausgaben gegenüber, die Differenz ist dein Gewinn. Sie ist einfacher als eine echte Bilanz. Viele Freiberufler und Kleinunternehmer nutzen sie für die Steuererklärung.
Passende Tools: sevDesk · WISO Steuer · Lexware
Free Trial
Ein Free Trial ist eine kostenlose Testphase, meist über 7 bis 30 Tage. Du kannst das volle Tool ausprobieren, bevor du zahlst. Oft musst du eine Kreditkarte hinterlegen. Achte darauf, rechtzeitig zu kündigen, wenn es nicht passt.
Freemium
Freemium ist eine Mischung aus "free" und "premium". Eine Basisversion ist kostenlos, für mehr Funktionen zahlst du. So kannst du das Tool erst testen, bevor du Geld ausgibst. Beispiel: 3 Projekte gratis, unbegrenzt nur im Bezahltarif.
Generative KI
Generative KI erstellt neue Inhalte wie Texte, Bilder oder Stimmen. Sie ahmt nach, was sie aus Trainingsdaten gelernt hat. Anders als eine Suche kopiert sie nichts, sondern erzeugt Neues. Beispiele sind Textassistenten oder KI-Bildgeneratoren.
Passende Tools: ChatGPT · ElevenLabs · Jasper
GoBD
GoBD steht für die Regeln, wie du in Deutschland digitale Buchhaltung und Belege aufbewahren musst. Wichtig ist, dass Buchungen unveränderbar und nachvollziehbar bleiben. Belege dürfen nachträglich nicht heimlich geändert werden. Buchhaltungsprogramme werben oft mit dem Zusatz "GoBD-konform".
Passende Tools: DATEV · sevDesk · Lexware
Halluzination
Eine Halluzination ist eine erfundene, falsche Antwort einer KI. Die KI klingt dabei sicher, obwohl die Info nicht stimmt. Das passiert, weil sie Wahrscheinlichkeiten schätzt und nicht wirklich "weiß". Prüfe wichtige KI-Antworten deshalb immer nach.
Passende Tools: ChatGPT · Claude AI · Gemini AI
Impressumspflicht
Die Impressumspflicht verlangt Anbieter-Angaben auf gewerblichen Websites. Dazu gehören Name, Anschrift und Kontakt. Sie soll für Besucher klar machen, wer hinter der Seite steht. Fehlt das Impressum, drohen Abmahnungen.
Passende Tools: WordPress · Wix · Jimdo
Integration / Schnittstelle
Eine Integration verbindet zwei Programme, damit sie zusammenarbeiten. Daten fließen dann automatisch von einem Tool ins andere. Beispiel: Neue Newsletter-Anmeldung landet direkt im CRM. Prüfe vor dem Kauf, ob deine Tools zueinander passen.
Kleinunternehmerregelung
Bei der Kleinunternehmerregelung musst du keine Umsatzsteuer ausweisen und abführen. Sie gilt bis zu einer bestimmten Umsatzgrenze pro Jahr. Deine Rechnungen sind dadurch einfacher, aber du darfst keine Vorsteuer zurückholen. Sie ist freiwillig und muss beim Finanzamt gewählt werden.
Passende Tools: sevDesk · Lexware
Landingpage
Eine Landingpage ist eine einzelne Seite mit einem klaren Ziel. Sie soll den Besucher zu einer Aktion bewegen, etwa einer Anmeldung. Alles auf der Seite ist auf dieses eine Ziel ausgerichtet. Oft wird sie für Werbekampagnen genutzt.
Passende Tools: Unbounce · Landingi · Framer
LLM (Sprachmodell)
LLM steht für "Large Language Model", ein großes KI-Sprachmodell. Es wurde mit riesigen Textmengen trainiert und erzeugt daraus Antworten. ChatGPT und ähnliche Dienste laufen auf solchen Modellen. Vereinfacht: die Technik hinter der Text-KI.
Passende Tools: ChatGPT · Claude AI · Gemini AI
MRR
MRR steht für "Monthly Recurring Revenue", also monatlich wiederkehrenden Umsatz. Gemeint sind die planbaren Einnahmen aus laufenden Abos. Der Begriff taucht oft in Statistiken von Abo-Tools auf. Für dich ist er vor allem relevant, wenn du selbst Abos verkaufst.
Newsletter / E-Mail-Marketing
E-Mail-Marketing heißt, Kunden und Interessenten per E-Mail zu erreichen. Ein Newsletter geht regelmäßig an alle Angemeldeten. Spezielle Tools verwalten Empfänger, Vorlagen und den Versand. Wichtig ist eine gültige Einwilligung der Empfänger.
Passende Tools: Mailchimp · Brevo · CleverReach
OCR
OCR heißt Texterkennung aus Bildern oder Scans. Aus einem gescannten Papier wird so durchsuchbarer, kopierbarer Text. Praktisch für eingescannte Rechnungen oder Verträge. Viele PDF- und Buchhaltungstools haben OCR eingebaut.
Passende Tools: Foxit · PDFelement · HiPDF
Onboarding
Onboarding ist die Einführung, wenn du ein neues Tool zum ersten Mal nutzt. Dabei helfen dir Tipps, Assistenten oder Beispieldaten beim Einstieg. Gutes Onboarding spart Zeit und Frust. Der Begriff gilt für neue Nutzer wie für neue Mitarbeiter.
Open Source
Open Source bedeutet, dass der Quellcode einer Software offen einsehbar ist. Jeder darf ihn prüfen und oft auch kostenlos nutzen. Das schafft Vertrauen und Unabhängigkeit von einem Anbieter. Beispiele sind WordPress oder viele Entwickler-Tools.
Passende Tools: WordPress · Supabase
Opt-in / Einwilligung
Ein Opt-in ist die aktive Zustimmung eines Nutzers, zum Beispiel zum Newsletter. Ohne diese Einwilligung darfst du ihm keine Werbung schicken. Beim Double-Opt-in wird die Anmeldung per E-Mail zusätzlich bestätigt. Das ist rechtlich der sichere Weg.
Passende Tools: Mailchimp · Brevo · CleverReach
Passwort-Manager
Ein Passwort-Manager speichert alle deine Passwörter sicher an einem Ort. Du merkst dir nur ein Master-Passwort, den Rest füllt das Tool aus. So kannst du für jeden Dienst ein starkes, eigenes Passwort nutzen. Das erhöht die Sicherheit deutlich.
Passende Tools: Bitwarden · 1Password
Per-Seat-Preis
Per-Seat bedeutet, dass du pro Nutzer ("Sitz") zahlst. Zehn Mitarbeiter kosten dann das Zehnfache von einem. Der Preis wächst also mit deiner Teamgröße. Achte darauf, ob inaktive Nutzer trotzdem berechnet werden.
Prompt
Ein Prompt ist die Eingabe oder Anweisung, die du einer KI gibst. Das kann eine Frage oder ein Auftrag sein, zum Beispiel "Schreibe eine E-Mail". Je klarer der Prompt, desto besser die Antwort. Der Begriff kommt vor allem bei Text- und Bild-KI vor.
Passende Tools: ChatGPT · Claude AI · Gemini AI
SaaS
SaaS heißt "Software as a Service", also Software als Miet-Dienst. Du installierst nichts, sondern nutzt das Programm im Browser gegen eine laufende Gebühr. Updates und Server übernimmt der Anbieter. Die meisten heutigen Online-Tools sind SaaS.
SEO
SEO steht für Suchmaschinenoptimierung. Ziel ist, dass deine Website bei Google weiter oben erscheint. Dazu zählen passende Inhalte, gute Technik und relevante Suchbegriffe. Mehr Sichtbarkeit bringt in der Regel mehr Besucher.
Passende Tools: Ahrefs · SISTRIX · Semrush
Single Sign-On (SSO)
Mit SSO meldest du dich einmal an und nutzt danach mehrere Dienste. Du brauchst nicht für jedes Tool ein eigenes Passwort. Oft läuft das über Google- oder Microsoft-Konten. Das spart Zeit und ist im Team leichter zu verwalten.
Passende Tools: 1Password · Bitwarden
Token
Ein Token ist ein kleines Text-Stück, das eine KI verarbeitet. Ein Wort besteht oft aus einem oder mehreren Token. KI-Anbieter rechnen den Preis meist pro Token ab. Mehr Text bedeutet also mehr Token und höhere Kosten.
Passende Tools: ChatGPT · Claude AI
Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.)
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eine Nummer für den Handel mit anderen EU-Ländern. Du brauchst sie zum Beispiel für Rechnungen an Firmen im EU-Ausland. Sie ist nicht dasselbe wie deine normale Steuernummer. Beantragt wird sie kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern.
Vorsteuer
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du selbst beim Einkauf bezahlst. Als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen holst du dir diesen Betrag vom Finanzamt zurück. Du verrechnest ihn mit der Umsatzsteuer aus deinen Verkäufen. Buchhaltungsprogramme rechnen das automatisch aus.
Passende Tools: sevDesk · BuchhaltungsButler
Webhook
Ein Webhook ist eine automatische Benachrichtigung zwischen zwei Diensten. Passiert etwas in Tool A, schickt es sofort ein Signal an Tool B. So werden Abläufe ohne dein Zutun ausgelöst. Beispiel: Nach einer Zahlung wird automatisch eine Rechnung erstellt.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein deutsches Format für elektronische Rechnungen. Die Rechnung ist ein PDF und enthält gleichzeitig maschinenlesbare Daten. So kann der Empfänger sie automatisch einlesen, ohne abzutippen. Seit der E-Rechnungspflicht wird das Format immer wichtiger.
Passende Tools: sevDesk · Lexware · DATEV
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
2FA ist ein zweiter Sicherheitsschritt zusätzlich zum Passwort. Nach dem Login gibst du noch einen Code ein, etwa aus einer App. So kommt ein Dieb selbst mit deinem Passwort nicht rein. Fast alle wichtigen Dienste bieten 2FA an.
